Jaké jsou nejčastější otázky k outsourcingu mezd?

Vytisknout

Ing. Daniel Pristach, ředitel společnosti E-Consulting Czech s.r.o.

Externí zpracování mezd má své zastánce i odpůrce. Silnou roli hraje fakt, že řada odpůrců si neumí představit, jak by měl outsourcing mezd právě u nich vypadat. Zároveň se obávají, že přijdou o komfort, který jim interní mzdová účtárna bezesporu přináší. Pojďme se podívat, jak by měl fungovat outsourcing mezd, aby klient o komfort nepřišel, a jaké jsou nejčastější otázky zájemců o tuto formu zpracování mezd…

Skutečně nepřijdu o komfort interní mzdové účtárny?

Spolupráce dodavatele outsourcingu mezd a zákazníka musí být nastavena tak, aby zákazník nepřišel o klíčové výhody interního zpracování. Zároveň je pravdou, že existuje zakořeněná představa, že outsourcing mezd spočívá v tom, že zástupce externího dodavatele si přijde pro podklady a následně přinese v obálce vytištěné výplatní pásky. Při tomto způsobu práce je složité zodpovídat dotazy zaměstnanců a pracovat s aktuálními mzdově-personálními daty. Naštěstí, s nástupem moderních mzdově-personálních systémů vznikla možnost, aby klient do systému sám vzdáleně vstupoval, ať už jen pasivně nebo i aktivně.

Jak tedy funguje moderní outsourcing mezd?

Moderní outsourcing mezd funguje na sdílené formě zpracování, základem je mzdově-personální informační systém, do kterého může vstupovat jak personalista na straně zákazníka, tak externí zpracovatel mezd. Hlavní výhodou je skutečnost, že jak personalista, tak i externí zpracovatel mezd pracují online se stejnými daty. Odpadá tak nutnost si vzájemně data aktualizovat (například emailem), nebo je duplicitně evidovat. Přínosem je i snížení rizika chyb.

Má sdílený systém zpracování mezd nějaké nezbytné podmínky?

Byla by velká chyba se domnívat, že sdílená forma zpracování mezd tak, jak je výše popsaná, bude fungovat stejně jednoduše, jako jste předali externí mzdové účetní papírové podklady a ona následně přinesla výplatní pásky. Abychom zachovali požadovaný komfort a vše fungovalo, je třeba na začátku stanovit přesná pravidla spolupráce (kompetence). Co kdo do systému zadává, v jakých termínech a v jaké podobě. Co přesně má zadat kontaktní osoba (personalista) na straně klienta a do kdy to musí udělat, aby se data promítla do požadovaného termínu jako zpracovaná. Je omyl předpokládat, že pokud ve firmě není pořádek a nedodržují se termíny, tak sdílená forma outsourcingu je spása, která ji zachrání. Pro správnou funkci sdíleného zpracování je třeba disciplína a pořádek na obou stranách.

Kdo bude odpovídat na dotazy zaměstnancům?

Častou obavou firem, které opouštějí interní mzdovou účtárnu je, jak budou pokryty dotazy zaměstnanců. Zde je silným pomocníkem Mzdový portál, což je webové rozhraní mzdově-personálního systému, které umožňuje prostřednictvím webového prohlížeče zpřístupnit zaměstnancům vybrané údaje, které se jich týkají. Zaměstnanec si tak může zjistit například zůstatek dovolené, zobrazit si historii výplatních pásek, očekávaná školení, anebo lékařské prohlídky. Prostřednictvím Mzdového portálu si tak na velkou část dotazů najde sám odpověď. Pokud potřebuje nějaké potvrzení, tak mu ho vytiskne kontaktní osoba na straně klienta. Ta rovněž řeší specifické dotazy, pro které je již nutná konzultace s dodavatelem zpracování mezd.

Jak to funguje ve výrobních firmách?

Je jasné, že využití Mzdového portálu je jednodušší v případě administrativních zaměstnanců, kteří mají každý svůj pracovní počítač. U pracovníků ve výrobě lze toto řešit obvykle počítačem umístěným v kantýně nebo na jiném veřejném místě (u recepce). Existují i speciální „totemy“, které obsahují dotykovou obrazovku a slouží přesně k těmto účelům. Zaměstnanci se mohou do svého účtu přihlásit rovněž z domácího PC.

Kdo je kontaktní osoba? To má nahradit mzdovou účetní?

Kontaktní osoba může být v podstatě kdokoliv, kdo se naučí pracovat se mzdově-personálním systém a projde školením externího dodavatele. V menších firmách to může být i sekretářka, která zároveň řeší i jiné agendy. Ve větších firmách to bývá personalista, kde je výhodné, že si v systému zároveň řeší další svoje agendy. Nahrazení mzdové účetní novou pozicí – kontaktní osoba, by pochopitelně z nákladového hlediska nedávalo smysl…

Proč zaměstnanci nemohou sami volat externího dodavatele?

Někteří klienti outsourcingu mezd by rádi umožnili svým zaměstnancům, volat své dotazy přímo externímu dodavateli. To je nevhodné ze dvou důvodů, jednak po telefonu není možné ověřit, zda člověk, který telefonuje, je skutečně tím, za koho se vydává, a tak by hrozilo riziko úniku citlivých informací. Dále, konzultace jsou spojeny s náklady na obou stranách, tudíž by měl mít klient přehled o tom, jaká je skutečná frekvence dotazů. Proto je výhodné řešit dotazy prostřednictvím kontaktní osoby.

Jak to bude s ročním zúčtováním daní?

Ročním zúčtování daní a související správné vyplňování prohlášení je rovněž častým strašákem při přechodu na oustourcing mezd. Osvědčenou metodou je dobře vyškolená kontaktní osoba, která je schopna zaměstnancům zodpovědět dotazy. Velkým pomocníkem je pak video návod poskytnutý všem zaměstnancům prostřednictvím linku, který je vyplněním provede krok za krokem. Pro specifické dotazy jsou pak určeny konzultace s dodavatelem, jenž provádí i vlastní zpracování vyplněných prohlášení.

Nezvýší se mi náklady?

Přestože úspora nákladů by neměla být jediným důvodem, proč se rozhodnout pro outsourcing mezd, tak k úspoře musí dojít, jinak by outsourcing neměl smysl. Výhodou je, že u sdílené formy outsourcingu mezd jsou úspory snáze dosažitelné. Základem úspor je maximální automatizace úkonů, odstranění duplicitní práce a zjednodušení procesů.  

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Zaujal Vás tento článek? Objednejte si služby tohoto dodavatele na EduCity.cz a jako členové Klubu EduCity můžete získat něco navíc.

Předchozí články v sérii:

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace