Online personálně mzdové systémy jako součást outsourcingu mezd

Daniel Pristach, ředitel společnosti E-Consulting Czech s.r.o.

Zpracování mzdové agendy a personalistika jsou dvě úzce propojené oblasti a mohou tvořit jeden harmonický celek a to i v případech, kdy jsou mzdy zpracovávány externě. Umožňují to moderní online personálně-mzdové systémy. Současným trendem jsou rovněž i webové portály jako nadstavba personálně mzdového systému, které umožňují všem zaměstnancům zpřístupnit vybraná data, která se jich týkají.

Když se v 90. letech začalo využívat externí zpracování mezd, došlo k faktickému oddělení zpracování mzdové agendy, které řešil externí dodavatel a personalistiky, která se zajišťovala interně. To vedlo k nutnosti duplicitní evidence, rovněž řadu informací, týkajících se mezd, se firma dozvěděla ze sestav až po jejich zpracování. S rozvojem internetového připojení se situace zlepšila v tom, že dodavatelé začali svým zákazníkům nabízet pasivní přístup do mzdového informačního systému. To byl velký pokrok, protože zákazník se mohl kdykoliv na svá data podívat a získal tak aktuální přehled o informacích uložených ve mzdovém informačním systému dodavatele. Ani to však neeliminovalo nutnost duplicitní evidence údajů zaměstnanců pro účely personalistiky.

Teprve s příchodem sofistikovaných personálně-mzdových informačních systémů vznikla možnost aktivního přístupu zákazníků do personálně-mzdového systému. Například personalista je pak schopen do personálně-mzdového systému data i vkládat (třeba osobní údaje nastupujícího zaměstnance), ale i upravovat nebo tisknout nejrůznější potvrzení či sestavy.

Aktivní přístup zákazníka do personálně-mzdového systému umožnil získat zákazníkům online aktuální informace a zpružnil spolupráci dodavatel – zákazník, protože jednoduché úkony typu tisk potvrzení není třeba vyžadovat po dodavateli, ale lze je jednoduše vytisknout na straně zákazníka.

Spojení personalistiky a mzdové agendy

Personalistika však není jen o nástupech a výstupech zaměstnanců, ale hlavně o plánovaném rozvoji zaměstnanců, jejich motivaci, ale i povinných či volitelných školeních, zdravotních prohlídkách a celé řadě dalších agend, které závisí na tom, v jakém oboru firma působí. V řadě případů jsou tyto záležitosti evidovány ještě v papírové podobě nebo v .xls tabulkách. Tato forma práce však znamená nutně duplicitní, zbytečnou práci s rizikem chyb.

Moderní personálně-mzdové systémy umožňují veškeré tyto činnosti zpracovávat a evidovat včetně hlídání dodržování příslušných termínů. Každému je jasné, že je to celkem jednoduché v případě, když firma využívá vlastní interní mzdovou účtárnu a personální oddělení, protože má „vše pod jednou střechou“.

Veškeré tyto funkcionality personálně-mzdového systému lze přitom využívat i v případě, kdy má firma externí zpracování mezd.

Spolupráce personalistů a externího dodavatele

Základem spolupráce je již zmíněný personálně-mzdový informační systém, ten může být umístěn na serveru dodavatele, na serveru zákazníka nebo někde v cloudu. Podstatné je, že jak personalisté zákazníka, tak i pracovníci externího dodavatele mají do systému online přístup a pracují společně nad stejnými daty.

Nastavení rozhraní spolupráce

Nastavení rozhraní spolupráce je klíčovou fázi fungování vzájemné spolupráce, neboť určuje, které činnosti jsou prováděny na které straně. Příkladem může být nástup nového zaměstnance, kdy na straně zákazníka dojde k výběrovému řízení a k rozhodnutí o přijetí konkrétního zaměstnance. Personalista zadá do systému osobní údaje nového zaměstnance a automaticky si vytiskne, pomocí přednastavených šablon, ze systému Pracovní smlouvu. Externí dodavatel následně kontroluje zadané údaje, doplní daňové souvislosti a dále zaměstnance přihlásí na příslušné instituce.

V běžném měsíci externí dodavatel zpracovává v systému mzdu zaměstnance a personalista řeší jeho rozvoj, školení atd.

Trendem jsou webové portály

Pracovníci personálního oddělení či mzdové účetní to dobře znají, zaměstnanci je bombardují desítkami nejrůznějších dotazů, požadavků apod. Reakce na tyto dotazy klíčovým způsobem ovlivňuje efektivitu HR oddělení. Přitom řada těchto dotazů je triviálních a opakujících se.

Řešením je nasazení webového portálu, což je rozhraní podobné internetovému bankovnictví, které umožňuje zpřístupnit zaměstnancům a managementu vybrané informace z personálně-mzdového informačního systému. Prostřednictvím portálu může zaměstnanec zažádat o dovolenku, zjistit zůstatek dovolené, zjistit školení, které se ho týkají nebo obdržet i elektronickou výplatní pásku včetně jejich historie. Webový portál může sloužit také jako docházkový systém a pak poskytuje vedoucímu přehled o docházce jeho podřízených. Management může prostřednictvím portálu pracovat se systematizací pracovních míst i s jejich konkrétním popisem.

Online personálně mzdový systém jako součást outsourcingu mezd

Pokud se zamyslíme nad obecným principem outsourcingu, tak je to snaha zákazníka produkt nevlastnit, ale využívat ho jako službu. Pokud to převedeme na outsourcing mezd, je to v řadě případů podobné. Zákazníci, kteří chtějí řešit mzdy externě a personalistiku interně, tak mohou celý personálně-mzdový systém samozřejmě zakoupit a umístit na svůj server, na který se připojuje externí dodavatel mzdové agendy. Stále častěji se však objevují požadavky na komplexní využívání personálně-mzdového systému jakou součást měsíčního paušálu za zpracované mzdy. I to je nyní možné a systém je pak umístěn u dodavatele a personalisté se k němu vzdáleně připojují. Firma zákazníka, tak získává plný komfort v personálně-mzdové oblasti bez nutnosti řešit aktualizaci systému, nákupu nových licenci při rozšiřování HR oddělení a měsíční náklady na zpracování mezd a personalistiky jsou snadno predikovatelné.

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Zaujal Vás tento článek? Objednejte si služby tohoto dodavatele na EduCity.cz a jako členové Klubu EduCity můžete získat něco navíc.

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace