S outsourcingem mezd nic neztrácíte

Ing. Daniel Pristach, ředitel společnosti E-Consulting Czech s.r.o.

Každý manažer zodpovědný za HR má patrně jasno v tom, jaké jsou obecné výhody interní mzdové účtárny a jaké naopak externího zpracování. A je zřejmé, že tyto výhody jsou protichůdné, takže například výhoda operativnosti a okamžitého přístupu k informacím u interní mzdové účtárny je vykoupena rizikem zastupitelnosti a rizikem úniku mzdových dat. Na druhou stranu je již také rozšířené povědomí, že s využitím online přístupu do mzdového informačního systému a se sdílenou formou outsourcingu mezd můžete spojit výhody obou forem zpracování mezd…

Aby to tak ovšem skutečně bylo, musí být splněno několik věcí, které jsou hlavním tématem tohoto článku.

1. Jak funguje propojení personalistiky a externího zpracování mezd

Personalistika a zpracování mezd jsou dva světy, které lze rozdělit na interní personalistiku a externí zpracování mezd. Potíž je v tom, že obě části pracují nad stejnými daty a v případě klasického externího zpracování se klient nevyhne duplicitní práci s daty, což je kromě zdroje neefektivity také zdrojem chyb. Proto se nabízí možnost online přístupu do mzdového informačního systému a sdílení dat mezi personalisty klienta a externím dodavatelem, který zpracovává mzdy.

Jednoduchý příklad:

Personalista při nástupu nového zaměstnance zadá jeho údaje do mzdového systému, vytiskne si ze šablony pracovní smlouvou a naplánuje vstupní prohlídky, školení apod. Externí dodavatel zadané údaje překontroluje a provede legislativní úkony související s nástupem nového zaměstnance. Dodavatel rovněž provádí rutinní zpracování mezd, ale běžný tisk nejrůznějších potvrzení či vygenerování reportů probíhá na straně zákazníka. Díky tomu se „nebrzdí“ provoz HR oddělení jednoduchými činnosti, na které by bylo nutné čekat, než je dodavatel zašle.

Toto je optimální forma rozložení práce mezi personalistu klienta a externího dodavatele zpracování mezd. V některých případech to tak ideální však není.

2. Příliš mnoho outsourcingu v HR škodí

Častou snahou klientů, kteří se rozhodnou, že přejdou z interní mzdové účtárny na externí zpracování je jakýsi překmit. Když už outsourcing mezd, tak úplně všeho v HR oddělení, včetně pracovních smluv a řady dalších věcí, které je efektivnější a hlavně levnější dělat interně. Stejně nevhodný je požadavek na přítomnost pracovníka externí firmy v určité dny ve společnosti zákazníka. V případě správně nastavené spolupráce je to požadavek zbytečný a neúměrně nákladný, protože interní pracovník je většinou levnější než zástupce z dodavatelské firmy.

3. Mzdový portál je základem pro informovanost zaměstnanců

Možná si v souvislosti s úvahou o outsourcingu mezd kladete otázku, jak je to s informacemi, které si zaměstnanci chodili zjišťovat do mzdové účtárny. Většinu těchto informací si najdou ve Mzdovém portále, který umožňuje zpřístupnit vybrané informace zaměstnancům prostřednictvím webového rozhraní, které je dostupné z libovolného PC, připojeného k internetu. Jedná se například o zůstatky dovolené, starší výplatní pásky, plánovaná školení nebo preventivní prohlídky. Zavedení Mzdového portálu může přispět obecně ke zvýšení efektivity zaměstnanců, protože v některých firmách mají zaměstnanci ve zvyku pravidelně navštěvovat mzdovou účtárnu.

4. Outsourcing mezd je závazek pro obě strany

Existuje mylná představa, že pokud firma v některé oblasti nefunguje, jak má, tak jí pomůže outsourcing. Netýká se to jen zpracování mezd, ale také účetnictví a dalších oblastí. Outsourcing mezd firmu zbaví starostí a odpovědnosti za zpracování mezd, ale nezbaví ji odpovědnosti předávat podklady pro mzdy v dohodnuté podobě, kompletní a v dohodnutém čase. Je to nezbytnou podmínkou, aby externí firma byla schopna sama dodržet termíny, které klientovi garantuje.

5. Cena outsourcingu není jediným kritériem

Někteří klienti se rozhodnou, že chtějí přejí na outsourcing mezd s jedinou motivací, a to snížit náklady. Přechod na outsourcing musí být samozřejmě spojen s úsporou, jinak by změna nedávala ekonomický smysl. Ale, porovnáme-li průměrný plat mzdové účetní a běžný obrat firmy, resp. běžné náklady, tak dosažené úspory nijak významně celkové náklady nemohou ovlivnit. Hlavní motivací by tak měla být snaha zefektivnit a zjednodušit procesy v HR oblasti, zvýšit komfort pro firmu i zaměstnance.

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Zaujal Vás tento článek? Objednejte si služby tohoto dodavatele na EduCity.cz a jako členové Klubu EduCity můžete získat něco navíc.

Následné články v sérii:

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace