Chcete být in? Pořiďte si interní sociální síť

Michal Martoch, konzultant společnosti WorklineSlužby.cz,

Na západ od nás běžná věc. Interní sociální sítě ve firmách se tam v posledních letech šíří rychlostí viru. Jak je to možné? Lidé milují sociální sítě typu Facebook a když mají s něčím podobným i pracovat, pracují s takovým nástrojem rádi. A protože u nás jde zatím stále spíše o novinku, není od věci zjistit, proč vůbec něco takového zkoušet a jak na to.

Vypadá to jako Facebook, ale není to Facebook

Yammer byl jako veřejná služba spuštěn roku 2008. Dnes ho používá přes 5 milionů uživatelů ve více než 200 000 firmách. A hlásí se k němu dokonce 85 % amerických korporací s nejvyšším obratem ze žebříčku Fortune 500. Za svůj raketový vzestup vděčí Yammer nejen tomu, že své základní funkce nabízí zdarma. Především se podobá notoricky známému Facebooku jako vejce vejci. Jedním podstatným rysem se však liší: jde o sociální síť, která je určena výhradně pro interní potřeby firmy, tedy sociální síť soukromá a bezpečná.

Yammer samozřejmě není jedinou takovou službou – konkurují mu společnosti Salesforce.com, Oracle, IBM Connections nebo Jive. V tomto článku se ale zaměříme především na Yammer, a to také proto, že s jeho používáním máme praktickou každodenní zkušenost a oproti jiným řešením je v češtině.

Jak ochránit citlivé informace

Informace o chodu vaší firmy na Internet rozhodně nepatří. To je také jeden z důvodů, proč není moc výhodné využívat pro firemní komunikaci veřejné sociální sítě jako Facebook, Google+ nebo LinkedIn. Sice tu můžete omezit přístup k vašim datům, ale často stačí jedno nechtěné kliknutí a co jste doposud sdíleli s pár lidmi, ví najednou celý svět. Pro interní komunikaci je proto naprosto nezbytné používat nástroje pro ni přímo vytvořené, například už zmiňovaný Yammer.

O žádné ze svých oblíbených funkcí přitom nepřijdete: můžete přispívat na zeď svými statusy, komentovat, „lajkovat“ nebo sdílet dokumenty. Můžete vytvářet skupiny například podle projektů nebo oddělení vaší firmy. Nebo své know-how zveřejňovat pomocí wiki. A přitom nemusíte nic hlídat – i když jde o cloudovou aplikaci, je tu jen pro vás a vaše zaměstnance. Jestliže se pak rozhodnete připojit do sítě i externisty, stále máte vše pod kontrolou. V neposlední řadě je třeba zmínit skutečnost, že Yammer nedávno koupila společnost Microsoft. Kromě toho, že Yammer lze už dnes napojit na Microsoft Sharepoint, tak i do budoucna můžeme čekat větší integraci s cloudovými službami Microsoftu.

Demokracie potřebuje důvěru

Fungování sociální sítě je v principu demokratické. Stírají se rozdíly mezi tím, kdo je šéf a kdo podřízený. Sociální síť je proto dobrým místem pro zjišťování názoru zaměstnanců. Může také urychlit řešení některých problémů. Když si zaměstnanec neví s něčím rady, místo aby nad problémem tři dny hloubal, může mu dát rychlou radu odborník třeba i z jiného oddělení. Anebo řešení najde v interní wiki. Výhodou je snadná dostupnost i z mobilu nebo tabletu, takže manažeři mohou mít stále přehled o tom, co se ve firmě děje.

Naopak nevýhodou může být na první pohled to, že používání sociální sítě nelze nikomu vnutit. Základní podmínkou jejího fungování je totiž naprostá dobrovolnost. Lidé prostě musí chtít a mezi vedením a zaměstnanci by měla existovat potřebná důvěra. Pak teprve lze počítat s úspěchem.

Jak se zamilovat do sociální sítě

Návod je jednoduchý. Potřebujete „roztleskávačky“. Tedy zaměstnance, kteří milují Internet a sociální sítě a pomohou vám komunikaci rozhýbat. Také nezapomeňte všem vysvětlit, proč chcete tento nástroj využívat, co to firmě přinese a poskytněte svým pracovníkům dostatečné školení a technickou podporu při rozjezdu. Co nejvíce jim také přístup na síť zjednodušte – například Yammer umožňuje reagovat na příspěvky přímo z e-mailové schránky, takže se tím pro ně v podstatě nic nemění.

Rozvoj sítě můžete dále podpořit odměňováním nejlepších přispěvatelů a pravidelným zveřejňováním úspěchů. Umožněte také zaměstnancům zveřejňovat své soukromé informace jako jsou například vtipy nebo videa. Pro tuto fázi také doporučujeme najmout si specialistu, který vám s celým procesem pomůže včetně počátečního moderování příspěvků. Ten vám i poradí s psychologií zaměstnanců a jak co nejlépe překonat jejich odpor – a to hlavně u zapřisáhlých odpůrců výpočetní techniky.

Zapomeňte na cenzuru

Chcete své zaměstnance znechutit? Pak cenzurujte. Jinak se smiřte s tím, že se občas v příspěvcích potkáte s vulgárním slovem, a to zvlášť u pracovníků, kde jsou tyto výrazy na denním pořádku. Některé věci ale samozřejmě tolerovat nemůžete – patří sem urážky, vyloženě sprostá slova, pornografie nebo třeba fotky intimních partií kolegyně. Pro tyto případy se vyplatí jasně definovat etický kodex. Na druhou stranu chování vašich zaměstnanců v sociální síti pro vás může být cenným zdrojem informací a zpětnou vazbou, které se z dotazníků nikdy nedočkáte. Pokud je tedy s vaší firemní kulturou něco v nepořádku, rychle se to dozvíte – a to může být nakonec ku prospěchu věci.

Dejte si půl roku na rozjezd

Dobrá rada na závěr: obrňte se trpělivostí. V průměru trvá rozjezd firemní sociální sítě do plně produktivního provozu okolo 6 až 12 měsíců. Teprve pak se prokáže životaschopnost vaší sítě. A to, jestli žít začne nebo ne, závisí na mnoha faktorech. Faktorem nejdůležitějším a klíčovým přitom zůstává nadšení jeho uživatelů. Pokud se vám tedy podaří vaše zaměstnance nadchnout, máte vyhráno. Získáte tak výborný nástroj pro rychlé dorozumívání a řešení problémů a budete mít neocenitelný přehled o dění ve firmě. A jako bonus navíc si můžete užívat výhody přístupu prakticky odkudkoliv a tento nástroj pak připojíte k dalším aplikacím pro práci na dálku, jako jsou videokonference nebo online kancelář.

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace