HR News Management News Sales News HRtv Management tv Katalog profesionálů Rekvalifikuj.cz Meetings

Personalisté mezi papírem a digitalizací: praktické zkušenosti (II. díl)

Marcela Čepová, KCT Data

V minulém díle jsme se zabývali vlastními přínosy elektronizace dokumentů. V závěru jsme dospěli k poznatku, že důvodů, proč alespoň nezvážit převod papírových agend do digitální formy, je velmi málo, takřka žádné. Dnešním článkem na toto téma navážeme a nahlédneme blíže pod pokličku fungování digitalizace v praxi.

Ne vše je ve výsledku reálné či praktické

Především je třeba říci, že každá firma má svá specifika. To, co jde v jedné hladce, může v jiné znamenat neřešitelný problém, ale i naopak: uvádím zde sice různá „zklamání“, ale v některých prostředích se místo nich může dostavit úspěch. Záleží na navazujících procesech, firemní kultuře, zvyklostech, šťastných rozhodnutích při návrhu procesu nebo hardwaru apod. V jakých případech se například iluze střetávají s tvrdou realitou?

  1. Digitalizování dokladů přímo v okamžiku nástupu. Pokud noví zaměstnanci přijdou první den do práce s papírovými doklady, není při masivnějších nástupech v lidských silách vše hned digitalizovat. Fronty a nervozita nepřináší dobrý první dojem. Ideální je, aby už uchazeči využívali elektronickou žádost, do níž uvedou všechny osobní údaje a do níž mohou přiložit potřebné naskenované dokumenty (životopis, doklady o vzdělání atd.). Potom je proces značně urychlen.

  2. Samoobslužné kiosky v prostorách závodu. Zajímavá myšlenka, aby si zaměstnanci sami aktualizovali své osobní údaje, bývá z více důvodů zavržena. Pro mnohé pracovníky je tento způsob aktualizace osobních dat nepřijatelný. Většinou nemají dost ochoty naučit se terminál správně používat a terminály nejsou dost odolné proti chybám a nedbalému zacházení. Mohou se také poničit a je nutný neustálý servis. I když je to časově náročnější, bývá nakonec rozumnější, aby si lidé chodili aktualizovat údaje do HR oddělení, kde potřebné záznamy provedou kvalifikovaní lidé.

  3. Nic nebude hned a bezchybně! Neidealizujte si, že všichni hned začnou s novými systémy pracovat, obzvláště tam, kde je k tomu nic nenutí, protože existuje paralelní možnost použít papír. Je to pochopitelné! Pokud se nastaví rozumná pravidla a doba, odkdy bude papír zakázán, mají lidé čas si zvyknout, podívat se na to, jak to dělá kolega nebo lidé v jiném oddělení, a potom začnou také.

  4. Nevěřte, že vše budou schvalovat a řešit jen odpovědní manažeři! Velká chyba! V mnohých projektech se ukázalo, že se elektronické schvalování zastaví v okamžiku nepřítomnosti příslušné osoby. Dodatečně se pak doplňují a vylaďují možnosti definování zástupců.

V čem se digitalizace skutečně osvědčila?

Existuje mnoho oblastí, ale vyberu jen tři, z nichž bývají uživatelé i manažeři doslova nadšeni:

  1. Elektronické žádosti o cokoli. Včetně elektronického schvalování odpovědnými osobami! Dovolená, školení, služební cesty, služební vozy, vzdělávací akce, firemní benefity a další. O to vše se musí žádat a to vše se musí schvalovat. Při elektronizovaném workflow se nic nezapomíná, nezdržuje, neobchází.

  2. Intuitivní a přehledný seznam systémů. V podniku s rozsáhlejší elektronizací musí interní portál pomáhat uživatelům při orientaci. Potřebují vědět, kde a jak spouštět aplikace, kde mají dobré návody a na koho se mohou v případě potřeby obrátit.

  3. Kompletní proces náboru. V pokročilých systémech už opravdu není žádnou utopií kompletní automatizovaný proces od vyhlášení volného místa přes výběrové řízení až po příjem uchazeče. Volné místo může být automaticky vyhlášeno na sociálních sítích a portálech jako je jobs.cz.

Co nás čeká v průběhu několika dalších let?

Za zmínku stojí několik předpokládaných scénářů dalšího vývoje v digitalizaci dat:

  1. Důsledná digitalizace tam, kde se papír ještě drží. Přínosy digitalizace jsou nezpochybnitelné. Výjimečně musí zákonem stanovené papírové doklady zůstat, ale je dobré mít je zároveň digitalizované a k papíru se uchylovat jen v případě nutnosti nebo nouze.

  2. Rozvoj mobilních zařízení. Nebude nutné být stále v kanceláři, stále více činností bude možné a pohodlné zařizovat z terénu. Jde především o jednoduché schvalovací procesy, kde stačí pouze pohotově reagovat: schvaluji ano/ne.

  3. Pohotové aktuální informace. Manažeři budou mít i pro tyto účely mobilní zařízení. Nepřítomnosti, školení, dovolené, výročí, to vše může být mobilní.

  4. Méně povinných formulářů a jejich náhrada elektronickou podobou. Změní se veškerá hlášení: zdravotním pojišťovnám, o pracovních úrazech, o rizikových pracovištích,...

  5. Zavedení digitálních podpisů všude tam, kde to povolí zákon; včetně časového razítka.


Je evidentní, že důvodů, proč nepřistoupit k elektronizaci vaší personální agendy, je skutečně pomálu a výhody převažují. Zvažujete digitalizaci nebo je již součástí vašich procesů? Jaké jsou vaše zkušenosti?

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Předchozí články v sérii:

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace