Personalisté mezi papírem a digitalizací: Proč (ne)digitalizovat? (I. díl)

Marcela Čepová, KCT Data

V poslední době se často mluví o elektronizaci papírových agend. Co však vede firmy (zejména ty střední a větší) k rozhodnutí provádět elektronizaci a digitalizaci dokumentů? Jak postupovat a co od toho očekávat? To jsou témata dnešního článku, na která si v přehledném bodovém sledu nyní odpovíme.

Proč digitalizovat?

Důvodů jsou desítky. Ve stručnosti však uvedu jen ty nejčastější a nejnaléhavější důvody ke zvážení:

  1. Image moderního podniku. Firma chce být moderní z pohledu zaměstnanců, zájemců o práci i trhu. Nemůže si tedy dovolit používat zastaralé procesy – moderní systémy jsou vizitkou progresivního podniku.

  2. Oslovení mladé generace. Ta jednoduše odmítá papírové agendy, nutnost vyplnění papírového formuláře často znamená zaujetí negativního postoje k firmě.

  3. Rychlost při náboru a nástupu. Pro získání nejlepších a nejvhodnějších uchazečů o zaměstnání je často nutné postupovat rychle, při pomalém náboru také hrozí prodlení se zamýšlenou prací. Žádanky, schvalování, upřesňování potřeb, další schvalování, publikování... – to vše lze elektronicky udělat velmi rychle, v urgentních případech i tentýž den – jakmile vznikne potřeba.

  4. Zdlouhavé papírové procesy, nepřehlednost. Nevíme, kde se dokument právě nachází? Nebo se dokonce ztratí? Stále řešíme povinnou archivaci? To vše může patřit historii.

  5. Ochrana osobních a důvěrných údajů. Některé údaje smí ze zákona vidět jen oprávněné osoby. I u mnohých dalších údajů je nanejvýš vhodné omezit okruh lidí, kteří k nim mají přístup. Elektronická data je možné velmi dobře zabezpečit.

  6. Dohledávání dokumentů. Často je nutné dohledávat starší dokumenty například pro účely soudních sporů, doložení uzavřených dohod, zjištění údajů o účasti na školeních a mnohé další. Dohledávání jednoho dokumentu v papírových archivech může vyžadovat hodiny, zatímco elektronické archivy umožňují vyhledání v řádu minut. I v případě chybného zařazení dokumentu je k dispozici například hledání podle klíčových slov.

Proč nedigitalizovat?

Nemohu uvést opravdu žádný důvod, proč digitalizaci alespoň nezvážit, nicméně určitě je dobré aspoň uvést pár omezení nebo upozornění na to, že ani digitalizace není všelék. Na co si dát pozor?

  1. Nepostupujte příliš rychle. Příliš ambiciózní časování s cílem „okamžité změny všeho“ nedopadne dobře. Lidé potřebují změny po rozumných krocích, na které si postupně zvyknou a které se mohou v klidu naučit a v klidu připomínkovat.

  2. Papír není možné nahradit ze 100%. Vždy se musí počítat s variantou, kdy bude i v elektronizovaném procesu nezbytný papír. Může dojít třeba k výpadku systému a je nutné ihned něco schválit. Nedávejte tedy do sběru veškerý papír ze své kanceláře.

  3. Nepředstavujte si, že probudíte jednoznačné nadšení. Především starší generace nepřijímá automatizaci s elánem. Cokoli vyplňovat a rozhodovat se u počítače pro ni bývá náročnější, než když dříve stačilo razítko a podpis nebo jen kopie podobného dokumentu.

Doporučení na závěr

Pro stručnost uvedu opět jen několik základních doporučení:

  1. Mějte podporu vrcholového managementu. Ta musí být jednoznačná a intenzivní, jinak nelze uspět. Pokud by vrcholový management společnosti váhal, nemělo by smysl do tak náročného projektu jít.

  2. Od počátku zapojte budoucí uživatele. Je potřeba najít zapálené vedoucí osobnosti, které se zapojí do projektu už od tvorby návrhu nového automatizovaného systému.

  3. Vše lidem vysvětlujte. Zaměstnancům je nutné trpělivě a opakovaně vysvětlovat důvody a přínosy digitalizace i každé jednotlivé změny. Většina z nich má k velkým změnám přirozený odpor a má z nich obavy. Dobrou komunikací se dají tyto obavy zmírnit.

  4. Skutečně testujte a skutečně reagujte na nedostatky. Veškerou funkcionalitu nových procesů je nutné pečlivě otestovat, ideálně v reálných podmínkách v pilotním provozu na malé skupině dat – když se procesy spustí pro celý podnik nebo celou divizi, je pozdě. A především: když se při testování vyskytnou nedostatky, je nutné je vyřešit. Lidi nelze lépe demotivovat než opomíjením nedostatků.

V následujícím díle se zaměříme více na praktické zkušenosti s elektronizací dokumentů, vyvrátíme několik nerealistických či nepraktických představ a naopak vybereme několik oblastí, kde se digitalizace skutečně v praxi nejvíce osvědčila.

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Následné články v sérii:

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace