Online onboarding during Covid: five tips on how to go about it

Online onboarding v době covidové: 5 tipů jak na to

Onboarding, namely the introduction of new hires to the company, their initial training and integration into a new team, has become much more complicated in many organisations which have started working remotely in the new normal of the pandemic. In many cases, the system has had to be completely reset from scratch so as to reflect the fresh challenges brought about by the current situation. Here are five practical pieces of advice on setting up a successful online onboarding system.

Revision of the timeline and content of onboarding

Of course, the fact onboarding has to be done partially or completely remotely means the old programme needs a total revision in terms of content and time frame. Focus on key points, remember that staring at a screen for eight hours is much more challenging than attending a training session, and set up an onboarding schedule that is realistic.

Fun training and new approaches

According to HR Morning, the current situation also offers opportunities to make initial training more entertaining. You can incorporate various games, quizzes and other online activities to break up tedious training and present parts of it in a more interesting way.

Buddy system

Even in an online environment you can still use the buddy system as a simple yet effective way to acquaint the new hire with practical aspects of the everyday operation of the company. A buddy is a designated colleague of the new employee, preferably on the same level, to whom the employee can turn with questions and communicate with about everyday matters.

Use of modern technologies

Use the fact that everything is online to your advantage by exploring all the options the new technologies offer. Some programs, for instance, offer virtual coffee breaks that connect an employee with a random colleague, thus helping the new hire to get to know other people at the company better.

Preventing information overload

More than ever it is necessary during online onboarding to prevent the employee being overwhelmed with information. Attention fades more quickly at a computer screen than when talking to a trainer or HR rep in person. So remember that the employee needs regular breaks; do not try to achieve everything in one go as you used to do in offline times.

 

-mm-

    Online onboarding v době covidové: 5 tipů jak na to

    Onboarding, tedy uvedení nováčků do firmy, jejich zaučení a začlenění do kolektivu, se s příchodem pandemie koronaviru u řady firem, které teď fungují na dálku, notně zkomplikovalo. V mnoha případech je tak potřeba znovu nastavit celý systém onboardingu tak, aby reflektoval aktuální výzvy, které sebou současná situaci přináší. Zde je pět praktických rad, jak online onboarding úspěšně nastavit.

    Přehodnocení časové osy i obsahu onboardingu

    Fakt, že je nutné onboarding zčásti nebo kompletně absolvovat na dálku, sebou samozřejmě přináší i nutnost přehodnotit celý dosavadní program z hlediska obsahu i časového rozvržení. Zaměřte se na ty skutečně nejklíčovější body, berte v potaz, že dívat se do monitoru osm hodin denně je podstatně náročnější, než sedět na školení, a nastavte časovou osu onboardingu realisticky.

    Zábavné školení a nové postupy

    Podle HR Morning zároveň současná doba nabízí možnost iniciační zaškolení ozvláštnit. Můžete do něj zakomponovat různé hry, kvízy nebo jiné online aktivity, které nabourají strohost školení a které mohou část obsahu školení prezentovat zábavnou formou.

    Zavedení buddy systému

    I v online prostředí je buddy systém jednoduchým, ale přitom efektivním způsobem, jak seznámit nového pracovníka s praktickými poznatky týkajícími se každodenního fungování firmy. Buddy je jeden určený kolega nového pracovníka, pokud možno na stejné úrovni, na kterého se může pracovník obracet s dotazy a se kterým komunikuje o každodenních aspektech nové práce.

    Využití moderních technologií

    Využijte faktu, že se vše odehrává online, a prozkoumejte všechny možnosti, které nové technologie nabízí. Některé programy například nabízí možnost virtuální přestávky na kávu, během které program daného pracovníka náhodně propojí s nějakým jiným kolegou, díky čemuž se může nový zaměstnanec lépe seznámit s lidmi z celé firmy.

    Prevence přehlcení informacemi

    Při školení a onboardingu online více než kdy jindy hrozí přehlcení informacemi pracovníka. Pozornost totiž u obrazovky upadá rychleji, než když se daný jedinec se školitelem nebo HR specialistou vidí osobně. Proto myslete na pravidelné přestávky a nesnažte se všeho dosáhnout ve stejném čase, jako tomu bylo v offline době.

    -mm-

    Zdroj: HR Morning - americký portál pro manažery lidských zdrojů