The last year's global study by KPMG titled Rethinking Human Resources in a Changing World showed that the biggest challenge of current HR was talent management, specifically retaining talent. The key to retaining talent is the process of strategic workforce planning. KPMG divided the process into ten steps illustrated in this diagram. HR professionals can use it to build a strategic workforce plan according to the needs of their companies. You can read a brief summary of the ten steps below.
1. Review the organizational structure of your company/unit
Determine why your strategic workforce management plan is needed and summarize all the "hard" and "soft" criteria. Work together with finance, trade unions, top management, etc. Beware of a too excessive scope of the plan, start on a small scale - with specific key positions.
2.Map the internal labor market
Put together information about all employees throughout the company to create a profile of the current workforce - number of employees, turnover, places of work, demographics, education, compensation, competencies, level of control, etc. Beware of inaccurate and missing data. Check everything out with managers and top management.
3. Create an expected workforce profile
Search for future trends in turnover, compensation, technology, skills, values, individual job roles, etc. using the current workforce profile. Compile the expected profile of the workforce based on 5-8 competencies. Differentiate individual job levels using the competencies. Beware of inadequately verifying information using both internal and external sources.
4. Define desired future skills and level of their accessibility
Focus on a gap analysis given the current and expected profile of the workforce. Identify what should be added and what should be restricted. Beware not to get lost in the analysis. Focus on priority skills.
5. Create a workforce model based on your hypotheses
Go through your findings with managers and get their support. Confirm where the gaps are and create a model for obtaining the necessary skills. Don't forget to collect data regarding costs, which will always be interesting for top management. Beware of not being able to respond to changes flexibly.
6. Define requirements of the workforce
Specify them using numbers and competencies. Focus on how specifically you want to acquire the necessary skills through recruitment, training, development and deployment of staff. Prepare a strategy for communicating with management and employees. Beware of confusing key roles with the highest roles. Key roles are those that bring the greatest value.
7. Build a talent acquisition strategy
Decide how to use internal resources the best and how to add potential external sources. Find ways to determine what skills your people should have as accurately as possible. Beware of regulatory measures, cultural differences, different styles of work, etc.
8. Build a talent acquisition plan
Prepare a project for the implementation of your strategy. Involve key stakeholders as well as lawyers to assess the steps you propose. Count on monitoring the progress of the project objectives and measuring costs. Beware of inadequately trained managers who will hire new employees to their teams.
9. Measure results
Appoint a project team to be responsible for project implementation and measuring the results. Build an action plan that will include all the steps of the implementation from communication to possible revisions of the project. Beware of losing priorities.
10. Secure integration with other corporate planning processes
The process of strategic workforce planning should comply with other planning processes in the company. The planning itself should, however, not overshadow the key communication with your business units leaders.
-kk-
Strategické plánování pracovních sil v deseti krocích
Loňská globální studie společnosti KPMG s názvem Rethinking Human Resources in a Changing World ukázala, že největší výzvou současného HR je talent management, respektive udržení talentů. Klíčem k tomu je pak proces strategického plánování pracovních sil, který KPMG rozdělila do deseti přehledných kroků graficky znázorněných v tomto diagramu. Personalisté jej mohou využít k sestavení strategického plánu pracovních sil podle potřeb svých firem. Stručné shrnutí zmíněných deseti kroků si můžete přečíst níže.
1. Proveďte revizi organizační struktury vaší firmy/jednotky
Ujasněte si, proč je váš plán strategického řízení pracovních sil potřeba a shrňte všechna „tvrdá“ i „měkká“ měřítka. Spolupracujte s financemi, odbory, top managementem apod. Pozor na přílišný rozsah plánu, začněte v malém měřítku – u specifických klíčových pozic.
2. Zmapujte interní trh práce
Dejte dohromady údaje o zaměstnancích celé firmy a vytvořte aktuální profil pracovní síly – počet zaměstnanců, fluktuace, místa výkonu práce, demografické údaje, vzdělání, odměňování, kompetence, úroveň řízení apod. Pozor na nepřesná a chybějící data. Vše si ověřujte u manažerů a vedení firmy.
3. Vytvořte očekávaný profil pracovní síly
S využitím současného profilu pracovní síly hledejte budoucí trendy v oblasti fluktuace, odměn, technologií, dovedností, hodnoty jednotlivých pracovních rolí apod. Sestavte očekávaný profil pracovní síly, který bude stát na 5 až 8 kompetencích. Na základě těchto kompetencí odlište jednotlivé pracovní úrovně. Pozor na nedostatečné ověřování informací u interních i externích zdrojů.
4. Vymezte budoucí požadované dovednosti a míru jejich dostupnosti
Zaměřte se na analýzu mezer vzhledem k současnému a očekávanému profilu pracovní síly. Identifikujte, co je třeba doplnit a co naopak omezit. Pozor na to, abyste se v analýze neztratili. Soustřeďte se na prioritní dovednosti.
5. Vytvořte model pracovní síly na základě svých hypotéz
Projděte svá zjištění s manažery a získejte si jejich podporu. Potvrďte si, kde jsou nedostatky a sestavte model pro získání potřebných dovedností. Nezapomeňte na sběr dat týkajících se nákladů, to bude vedení vždy zajímat. Pozor na příliš neschopnost reagovat pružně na změny.
6. Vymezte požadavky na pracovní sílu
Vyjádřete je pomocí čísel a kompetencí. Zaměřte se na to, jak konkrétně chcete získat potřebné dovednosti prostřednictvím náboru, vzdělávání, rozvoje a rozmisťování zaměstnanců. Připravte strategii pro komunikaci s vedením firmy a zaměstnanci. Pozor na to, abyste si nepletli klíčové role s nejvyššími rolemi. Klíčové role jsou ty, které přinášejí firmě největší hodnotu.
7. Sestavte strategii získávání talentů
Ujasněte si, jak co nejlépe využít interních zdrojů, které případně doplníte externími. Hledejte způsoby, jak zjistit co nejpřesněji, které všechny dovednosti vaši lidé mají. Pozor na regulační opatření, kulturní rozdíly, rozdílné styly práce apod.
8. Sestavte plán pro získávání talentů
Připravte projekt pro realizaci své strategie. Zapojte klíčové podílníky a také právníky, aby posoudili vámi navrhované kroky. Počítejte se sledováním postupu realizace cílů projektu a měřením nákladů. Pozor na nedostatečné vyškolení manažerů, kteří budou přijímat nové zaměstnance do svých týmů.
9. Měřte výsledky
Jmenujte projektový tým, který bude mít na starosti implementaci projektu a měření výsledků. Sestavte akční plán, který bude zahrnovat všechny kroky implementace od komunikace po případné revize projektu. Pozor na dodržování priorit.
10. Zajistěte propojení s ostatními plánovacími procesy ve firmě
Proces strategického plánování pracovních sil by měl odpovídat ostatním firemním procesům plánování. Dávejte si však pozor na to, aby samotné plánování nezastínilo klíčovou komunikaci s lídry obchodních jednotek.
-kk-