Proč být otrokem e-mailu?

Zkuste se zamyslet, kolik e-mailů odešlete například za rok a kolik času tomu věnujete. Kancelářské pracovníky nemůže překvapit, když zjistí, že jen odepisováním na e-mail stráví ročně měsíc či dva. A to si představte, že ještě musíte přečíst všechny ty zprávy, které vám přijdou. Je proto velmi důležité naučit se prostřednictvím e-mailu komunikovat efektivně. Jak lépe řídit e-mail radí server HR Communication:

Přečtěte a vyhodnoťte

Ne každý e-mail potřebuje okamžitou odpověď. Každý přečtený e-mail byste však měli okamžitě zpracovat – buď odpovědět, zahodit nebo archivovat pro pozdější odpověď. Řiďte se tím 1) kdo vám zprávu poslal, 2) jak je urgentní, 3) jak zapadá do kontextu vaší momentální práce a 4) jaké další kroky se od vás očekávají.

Jasně definujte, jaké zprávy vás zajímají

Vysvětlete svým podřízeným, jaký typ e-mailů vám mají posílat jako kopie, kdy preferujete e-mail a kdy telefon nebo osobní rozhovor. Platí zde pravidlo vytyčení očekávání stejně jako u jakéhokoli jiného projektu.

Spojujte témata a nekomunikujte jen e-mailem

Uvědomte si, že když budete posílat hodně zpráv, budete i dostávat hodně zpráv. Zejména v případech, kdy máte více věcí k řešení s jedním člověkem, proto raději volte telefonát nebo osobní schůzku.

Vyčleňte si konkrétní čas na zpracovávání e-mailů

Nemějte elektronickou poštu puštěnou celý den. Vyčleňte si konkrétní časové úseky a informujte o tom své nadřízené, podřízené i zákazníky. Pokud vás někdo bude chtít zastihnout urgentně, ať telefonuje.

Obecně se e-mail nehodí pro komunikaci o citlivých a negativních zprávách nebo rozsáhlých strategiích. Svá sdělení se snažte formulovat co nejjednodušeji, aby nedocházelo k nedorozuměním. Chcete-li, aby si příjemce váš e-mail přečetl, volte předmět zprávy, který jej zaujme. Při popisu více věcí používejte odrážky a číslování pro lepší orientaci v textu. Připojte soupis termínů a očekávaných kroků. Jestliže by vám psaní e-mailu trvalo déle než 15 minut, zvedněte raději telefon.

-kk-