Zpětná vazba není zbytečná, ale musí se umět

Zpětná vazba je důležitý manažerský nástroj, který pomáhá formovat chování zaměstnanců a podporovat učení směrem k vyšší produktivitě. Pro zaměstnance znamená příležitost k rozvoji a kariérnímu růstu. Nabízí se tudíž otázka, proč je zpětná vazba tak často problematická. Manažeři si většinou stěžují, že poskytování zpětné vazby není tak efektivní, jak by si představovali. Zaměstnanci pak namítají, že se jim nedostává tolik zpětné vazby, kolik by mohlo.

Na neúspěchu zpětné vazby se většinou podílejí silné emoce na obou stranách, soustředění na charakter místo chování zaměstnanců a nedostatečně jasné představy o tom, co se má změnit. Co by tedy manažeři měli dělat, aby zlepšili zpětnou vazbu?

- Soustřeďte se na obchodní výsledky. Dokážete-li zpětnou vazbu pojmout jako prostředek k dosažení specifických obchodních cílů, bude spíše příležitostí k řešení problémů než kritikou. Soustřeďte ji na rozvoj zaměstnanců.

- Poskytujte zpětnou vazbu často. Zpětná vazba funguje nejlépe, když je pokračujícím procesem, nikoli pouze formální schůzkou jednou nebo dvakrát ročně. Pracujte proto na tom, aby se z poskytování zpětné vazby stal váš zvyk. Dobré výkony chvalte okamžitě. Je-li na místě negativní zpětná vazba, mluvte s dotyčným zaměstnancem do 24 hodin. Kritiku soustřeďte na chování, nikoli osobnost zaměstnance, a nabídněte návrhy pro změnu.

- Nepředpokládejte, že máte pravdu. I když shromáždíte informace, nemusí to být celý obrázek situace. Ostatní například nemusí vidět chování určitého zaměstnance jako vy. Tento zaměstnanec bude navíc mít svou verzi příběhu. Při poskytování zpětné vazby nejde o pravdu, ale spíše o rozdílné pohledy, pocity a hodnoty. Naslouchejte druhé straně.

- Ptejte se. Zajímejte se, jak zaměstnanec vidí danou situaci, co může udělat jinak, co si myslí, že by mohlo fungovat apod. Tyto otázky vám pomohou vytvořit atmosféru podpory a hledání alternativních přístupů k výkonu práce a dosahování lepších výsledků.

- Dotáhněte věc do konce. Manažeři mají často pocit, že rozhovorem se zaměstnancem zpětná vazba končí. Mezi pochopením situace a změnou chování je však velký rozdíl. Aby se zaměstnanec mohl změnit, potřebuje pokračující podporu. Navrhněte proto specifické kroky ke zlepšení jeho výkonnosti a pak se zajímejte, jak pokračuje, jaké kroky chystá a jak můžete přispět.

- Sbírejte zpětnou vazbu o tom, jak poskytujete zpětnou vazbu. Je poskytování zpětné vazby oblastí, v níž byste se měli zlepšit? Po skončení rozhovoru se zaměstnancem se zajímejte, co si o zpětné vazbě myslí a jakou další pomoc můžete nabídnout.


-kk-

Zdroj: Harvard Business Review - zpravodajský portál vydavatelství přední americké obchodní školy Harvard Business School
Zobrazit přehled článků ze zdroje Harvard Business Review