Zasílání nebo přijímání špatně formulovaných e-mailových zpráv může vést od trapných situací k disciplinárnímu řízení. Autor uvádí případ londýnského páru, jejichž soukromá e-mailová zpráva se sexuálním podtextem prolétla část světa poté, co mladý muž přeposlal tento e-mail kolegům v práci. Jako „bonus“ k hanbě byl mladý muž stíhán svým zaměstnavatelem. Vaše e-mailové „prohřešky“ nemusí vést až k tak mezní situaci. Pokud se vám ale „podaří“ nějaký hloupý kousek, může to mít neblahý dopad na vaši budoucí kariéru.
Zde je několik tipů ohledně užívání e-mailu:
- E-mail není román. Pokud už posíláte kolegům dlouhé e-maily, ujistěte se, že jim řeknete vše také osobně, neboť spoléhat se pouze na email často selhává. Používejte odstavce. Pro čtenáře je pak dlouhý e-mail mnohem stravitelnější, než nekonečný, jednolitý blok textu.
- Vyhněte se probírání citlivých informací. Vzdor zdánlivé neškodnosti e-mailu je třeba si uvědomovat, že to není zcela důvěrný prostředek. Je až příliš snadné přeposlat e-mail někomu dalšímu. Nezapomeňte, že se firma může dostat kdykoliv do vašich zpráv přístupem na váš účet. Pravidlem pro zasílání citlivých informací je uvědomovat si, že zprávu si bude moci pravděpodobně přečíst i někdo jiný než ten, komu je adresována.
Další důvod, proč se vyhnout citlivým informacím je, že se možná rozmyslíte ohledně toho, zda chcete informaci šířit. Přemýšlejte, než zprávu odešlete!
- Rozlišujte, kdy je vhodné použít e-mail a kdy je lepší osobní diskuze nebo telefonát. Lidé v této době rádi využívají e-mail pro všechny možné účely, ne vždy vhodně. Pokud chcete řídit, nebo někoho kritizovat, je obvykle nejlepší udělat to osobně nebo alespoň telefonicky, neboť e-mail nedokáže plně interpretovat to, co jiné druhy komunikace.
- Neposílejte e-mail, když máte vztek, mohli byste napsat věci, kterých byste mohli později litovat bez možnosti vzít to zpět.
-Zasílejte e-mail pouze těm, kteří stojí o to jej číst nebo jej potřebují. Nezasílejte v kopii zprávu lidem, kterých se záležitost příliš netýká. Rozmýšlejte dobře, zda je opravdu nutné „odpovědět všem“. Nerozesílejte humorné e-maily všem kolegům – ne každý bude nutně sdílet váš smysl pro humor a časem ztratíte respekt.
- Dejte vašemu e-mailu kontext. Zpráva bez kontextu bude brzy smazána. Je několik způsobů, jak se tomu vyhnout: Vyplňujte pečlivě kolonku „předmět“. Používejte pozdrav a elektronický podpis, pokud můžete. Reagujte na e-maily tak, že uvedete (překopírujete) část původních zpráv, na které reagujete.
-av-