Jak zefektivnit interní komunikaci prostřednictvím e-mailu

Podívejte se do své e-mailové schránky, kolik zpráv vám denně přichází od kolegů, aniž by pro vás měly nějakou hodnotu či přínos. Vy je musíte číst a pak na ně odpovídat nebo je alespoň vědomě ignorovat. Obojí vás stojí čas a energii, kterou byste měli věnovat své práci. A teď si představte, že stejně jsou na tom i ostatní lidé ve vaší organizaci. Jste zkrátka obětí nevyžádané pošty neboli spamu, nikoli však klasického spamu s reklamními nabídkami, ale spamu šířeného v rámci interní komunikace ve vaší společnosti (tzv. co-spam).

Chcete-li dosáhnout vyšší produktivity práce, neměli byste tento problém přehlížet. Typické příklady co-spamu, jejichž šíření prostřednictvím elektronické interní pošty byste měli systematicky omezovat, zahrnují:

  • Vtipy, rádoby humorné obrázky a komentáře. Jasně specifikujte, že rozesílání takových zpráv jen připravuje všechny o čas.

  • Přeposílání historických zpráv, které mají dokumentovat něčí postoj k určité věci, co největšímu počtu lidí. Jasně specifikujte, že rozesílat zprávy lidem, pro které nemají žádnou hodnotu, je nežádoucí.

  • Nesrozumitelné zprávy bez jasného sdělení. Jasně specifikujte, že z každé zprávy má být příjemci jasné, co má dělat. Vyhnete se tím dalším zprávám s žádostmi o vysvětlení.

  • Zprávy s potvrzením přijetí zprávy. Jasně specifikujte, že potvrzení je třeba zasílat jen ve výjimečných případech, většinou v komunikaci s lidmi mimo firmu.

  • Dialogy prostřednictvím e-mailu. Jasně specifikujte, že pokud zaměstnanci chtějí o něčem komunikovat ve smyslu opakované výměny názorů v reálném čase, je efektivnější zvednout telefon nebo se sejít osobně.

-kk-

Zdroj: The Conference Board - Human Capital Exchange - portál organizace The Conference Board
Zobrazit přehled článků ze zdroje The Conference Board - Human Capital Exchange