Informujte účastníky
O mnoha základních věcech můžete účastníky informovat dopředu v pozvánce se shrnutím základních informací. Když jsou dopředu zorientovaní ve všech základních věcech, zvyšuje to jejich spokojenost a zároveň to sníží zátěž hotelového personálu při zodpovídání stejných otázek stále dokola.
Nečekejte ubytování ráno
Pokud je vaše akce už od rána, nebývá obvykle při běžném obsazení hotelu ubytování možné hned při příjezdu. Oficiální čas checkinu je většinou až kolem 15. hodiny, ale hotely se samozřejmě snaží vyjít vstříc, a ubytovat hosty, jakmile to je možné. Dejte do informací pro účastníky po dohodě s hotelem pokyny, jak se mají hosté zachovat.
Nejjednodušší bývá nechat si věci v autě a vzít si je až v okamžiku přidělení pokoje. Alternativou bývá umístění věcí do vyhrazené místnosti. Při teambuildingových aktivitách je potřeba domluvit s hotelem možnosti převlečení a případné sprchy pro účastníky dříve, než účastníci obdrží klíče od svého pokoje.
Pošlete ubytovací seznam
Pro pohodlné a plynulé ubytování je žádoucí dopředu poslat ubytovací seznam (rooming list), čímž významně zrychlíte ubytování. Když si účastníci vybírají své spolunocležníky na recepci, často se stává, že si vyberou někoho, kdo už je ubytovaný někde jinde. Tím vznikají zmatky, zdržení a často i vícenáklady za obsazení jediného lůžka v pokoji.
Vykliďte pokoje včas
Stejně jako se vaše firma chtěla ubytovat co nejdříve po příjezdu, další den přijede jiná skupina s úplně stejným přáním. Proto je nutné pokoje vracet včas. V případě pozdního vyklizení hotel obvykle účtuje nemalý poplatek kvůli velké komplikaci provozu. Ale i z hlediska vaší akce bývá ideální upozornit v propozicích účastníky, aby pokoje vyklidili a věci si v den odjezdu dali například do auta ještě před zahájením dopolední části programu. Ranní checkout vám tak může pomoci začít včas. Nešťastné je, když klienti pokoje vyklízí během coffeebreakové pauzy, která se může významně protáhnout.
Zapomeňte na jídelní lístek
Vybírat si jídla z jídelního lístku skvěle jde, když přijdete s rodinou do restaurace. Pokud vás však přijde deset či dokonce sto a nechcete čekat dlouhé hodiny, je nutné si jídla domluvit dopředu. Pak můžou být jídla nachystána na sjednaný čas a účastníci jsou mnohem spokojenější bez zbytečného čekání a rychleji uspokojí svůj hlad, zejména při podávání jídel oblíbenou formou bufetu.
Napijte se z balíčku
Když si v restauraci každý samostatně objednává pití, trvá to dlouho. I lidé, kteří mají opravdu žízeň, si musí počkat. A při stovce účastníků to rozhodně není hned. Ideální jsou nápojové balíčky, kde v ceně balíčku je již konzumace vybraných nápojů, které si hosté sami odebírají z nápojového stolu, vyhrazené lednice, z karaf na stolech či třeba z postmixu. Na nápoje pak čekají jen ti, kteří mají nějaké jiné speciální přání, a vše probíhá nesrovnatelně plynuleji.
Plaťte společně
Standardem bývá, že pokud jsou účastníci ze stejné společnosti, je ubytování, základní jídla a vybrané pití hrazeno společně. To je obrovská časová úspora ve srovnání s individuálními úhradami. Samozřejmě pracovníci hotelu se popasují i s vystavením stovky individuálních účtenek i s případným dopsáním fakturačních údajů firmy.
Taková úhrada může však trvat u jediného účastníka i dvě až tři minuty, což při sto účastnících jsme klidně na pěti hodinách strávených účtováním. Hosté však nechtějí čekat. Proto je vždy lepší soustředit co největší část plateb na společný účet hrazený centrálně organizátorem. Celý proces to obrovsky zrychlí. Placení dokáží zrychlit i online platby, kde třeba pro platbu útraty v restauraci existují osvědčená řešení, která však dosud mnoho hotelů neumí.
„Doporučení pro uspořádání dokonalé firemní akce je nespočet. Tým Konferenčního hotelu LUNA posbíral know-how z více než 3000 akcí, které v tomto resortu proběhly, a koncentroval je do e-booku," vysvětluje Monika Satrapová, vedoucí eventového oddělení hotelu. Rukou jí prošel již velký počet akcí. Ráda hledá způsoby, jak udělat firemní akci efektivnější pro organizátory a zajímavější pro její účastníky.
Díky e-booku 101 tipů pro úspěšné firemní akce zorganizujte dokonalou akci pro vaši firmu či klienta.