Webinář o smysluplném využití AI v řízení projektů přilákal stovky lidí. Nejčastější téma? Přetížení a nedostatek času. Když sotva stíháte běžnou práci, učit se a zavádět AI je velmi těžké.
Vedle toho zaznívaly i další bolesti, které asi dobře znáte z projektů:
- roztříštěná komunikace
- chaos v prioritách
- zbytečná administrativa
- výstupy, které vznikají dlouho a v nízké kvalitě
- a často i špatně nastavená motivace
Přetížení není vaše chyba. Je to špatně nastavený systém práce.
Dlouho jsme v projektech žili v kompromisu čas–kvalita–zdroje.
A nejčastěji to padalo na zdroje – lidi neměli kapacitu. Tak se buď:
- ustoupilo z kvality nebo
- natahoval čas.
AI a automatizace tohle mění. Ne tím, že by „nahradily projekťáka“.
Ale tím, že berou rutinu, která nejvíc žere čas:
- dohledávání informací
- přepisování a shrnování
- formátování a přípravu podkladů
- administrativu okolo schůzek a výstupů
A vrací vám prostor na to nejdůležitější:
- směřování projektu
- komunikaci s lidmi
- prevenci a řešení konfliktů
A co platí pro řízení projektů, platí stejně i pro běžnou liniovou procesní práci.
Staňte se dirigentem místo sólisty: nová role projektového manažera
Bez dirigenta začne i dobrý orchestr časem znít falešně. S AI je to úplně stejné:
- AI asistenti a AI agenti jsou nástroje – každý umí něco jiného (analýza dat, tvorba výstupů, práce s dokumenty, automatizace klikání).
- Projektový manažer se posouvá z „administrátora“ do role dirigenta orchestru – zadá, usměrní, zkontroluje a rozhodne.
- Výsledek – méně chaosu, méně ruční práce a hlavně mnohem víc času na směřování projektu a na komunikaci s lidmi.
Nehledejte „zázračný nástroj“. Hledejte 1 – 2 procesy, které vám nejvíc žerou čas.
Pokud jste v roli člověka, který má na starosti nějaký projekt (nebo proces) a vaše realita je „mám toho nad hlavu“, pak je největší pastí AI v tomhle – začnete sbírat nástroje – místo toho, abyste si reálně ulevili.
Začněte tam, kde je největší přetlak rutiny a nejvyšší návratnost. Typicky to bývá jedna z těchto tří oblastí:
1) Vytěžování informací z dokumentů (největší praktická bomba)
PDF poptávky, zadání projektu, zápisy, smlouvy, podklady od dodavatelů… Většina firem tráví hodiny tím, že z dokumentů ručně tahá informace a přepisuje je do systémů.
Generativní AI to umí výrazně zrychlit – najde, vytáhne, shrne, porovná, připraví tabulku.
2) Asistenti a Q&A nad znalostmi
Vnitrofiremní „kde to najdu, jak to máme, jaký je postup“ bere překvapivě dost času. AI asistent dává smysl, když:
- máte aktuální dokumenty (verze, struktura, pořádek),
- chcete rychlé odpovědi a odkazy na zdroje (ne dojmy).
3) Generování a úprava obsahu
To není jen marketing. V praxi jde často o:
- návrhy emailů a odpovědí,
- projektové podklady, zadání, shrnutí pro vedení,
- prezentace, reporting, texty pro interní komunikaci.
A teď to důležité: AI nepatří všude. U deterministických věcí často stačí „klasická“ automatizace (např. Power Automate). AI se nám osvědčilo zapojit tam, kde je práce variabilní a textová. Kde je hodně nestrukturovaných dat.
Rychlé hacky, které mají okamžitý efekt (a nevyžadují volno v kalendáři)
Hack #1: Přestaňte psát. Začněte diktovat
Jedna z nejrychlejších cest, jak zvednout produktivitu, je zjednodušit vstup – mluvení je rychlejší než psaní a dává víc kontextu. Lepší kontext = lepší výstup.
Hack #2: Zaveďte „AI zápisy“ ze schůzek a AI shrnutí mailových vláken
U nás v SHINE jsme zápisy z porad ručně nedělali už od října 2023. Na projektech je to jedna z největších úspor času. Nejde jen o přepis. Jde o:
- shrnutí rozhodnutí,
- úkoly a odpovědnosti,
- rizika, otevřené body, follow-up.
Pro AI je shrnutí celé mailové konverzace hračka.
Hack #3: Jeden AI agent na jednu práci (specializace vyhrává)
Univerzální AI „na všechno“ bývá průměrná. Nejlepší výsledky dávají specializovaní AI agenti – na revizi zadání projektu, na status projektu, na přípravu prezentace, na komunikaci.
My od poloviny roku 2024 neustále vylepšujeme vlastní sadu AI agentů a asistentů ShineStarlight.cz. Fungují v prostředí Chat GPT, ale lze je bez problémů oživit i jako AI agenty v prostředí Microsoft 365 Copilot.
Data, data, data: bez pořádku v datech AI nepomůže
Tohle je brutálně praktická lekce z tří let používání AI u nás ve firmě i u našich zákazníků – největší bariéra není AI. Je to chaos v datech, která chcete na AI napojit.
Chcete, aby vám AI pomáhala? Pak potřebujete:
- aktuální verze dokumentů v cloudu (ne pět kopií „final_final2“ v mailu),
- rozumnou strukturu a jednoduchý formát (AI „nečte“ hezky složité slidové grafy tak, jak si myslíme. Ideální je formát typu csv, nebo .md),
- jasné instrukce, co je „dobrý výstup“.
Chcete skutečné výsledky? Jděte na to projektově.
Konec nadvlády „hodinovky“
- V AI éře nedává smysl platit za odsezený čas. Člověk, který to umí s AI, dokáže za hodinu zastat práci, která dříve trvala deset hodin. V SHINE jsme proto přešli na kreditní systém odměňování, kde hodnotíme užitečnost a reálný dopad výsledku, nikoliv čas strávený u monitoru a klávesnice.
Co se děje na trhu: výhoda nebude věčně výhodou
Na webináři jsem popisoval tři etapy, kterými byznys každé firmy postupně projde:
- Produktivní arbitráž – první firmy, které to s AI umí, už dnes výrazně zvedly produktivitu a mají tak lepší marže. Také ale poskytují své služby rychleji a současně v lepší kvalitě. Mají prostě náskok.
- Komoditizace – AI se ale brzy stane standardem, rozdíly se srovnají, tlak na rychlost a kvalitu poroste. A bohužel začne tvrdý tlak na cenu.
- Optimalizace – firmy si vybudují vlastní know-how, data a workflow a průběžně se samy zlepšují. Prostě dostanou se do stejné situace, jako když se lidé kdysi naučili pracovat s osobními počítači. Nepotřebují k tomu už externisty.
Moje zkušenost
Cesta k mistrovství s AI trvá zhruba rok a vyžaduje každodenní „cvičení“ jako na hudební nástroj. Pokud cítíte, že vám „ujíždí vlak“, začněte tím, že si vyčleníte čas na učení. Já to dělám tak, že věnuji zhruba třetinu času, který mi AI ušetří, do učení a experimentů.
Chcete vidět všechny „árie“ našeho AI orchestru v akci? Tento článek je jen stručným výběrem z řady příkladů použití, které skutečně šetří hodně času a současně umožňují dělat lepší rozhodnutí.
V záznamu webináře uvidíte konkrétní „živé“ ukázky:
- jak kombinujeme nástroje do AI workflow (bez vendor lock-in),
- jak fungují AI asistenti a agenti na reálných situacích,
- jak vypadá praktické zapojení do ekosystémů typu Microsoft/Google,
- jak lze oživit AI asistenty ShineStarlight v prostředí Microsoft 365 COPILOT,
- proč je motivace lidí v AI době stejně důležitá jako technologie.
Dnes už se to nedá schovat. Je vidět, kdo AI zapojuje smysluplně, a kdo pořád jede „postaru“. Laťka rychlosti i očekávané kvality je jinde. Slabý výstup nebo práce, která zbytečně trvá, dnes často znamená jediné - chybí AI superschopnosti.
Moje zkušenost za posledních 5 let je jasná - online first + AI first všude, kde to dává smysl. A pak přichází skutečný game changer – motivace. Ve chvíli, kdy najdete odvahu přestat platit lidi, kteří to s AI skutečně umí, za odsezené hodiny a začnete je odměňovat za použitelné výsledky a reálnou hodnotu, produktivita vystřelí raketově nahoru.
Tip: Zvu vás 23. 2. 2026 ZDARMA na webinář Jak ulehčit práci projekťákům. Zažijete, jak díky praktickým AI vychytávkám skoncovat s přetížením při realizaci projektů. Dozvíte se také, jak nastavit spolupráci tak, aby projekt nestál jen na projekťákovi, které AI nástroje nám šetří čas i nervy a jak se to všechno rychle naučit.