Mnoho organizací už personální dokumenty nevytváří na papíře. Pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry a potvrzení vznikají elektronicky a jejich výsledkem bývá PDF. To ale ještě neznamená, že firma digitalizovala celý proces.
HR stále přepisuje data z personálního systému, vybírá šablony, posílá dokumenty mezi několika nástroji a kontroluje, zda se podepsaná verze vrátila ke správnému zaměstnanci. K tomu přibývá rozhodování, jakou úroveň podpisu použít, jak ověřit identitu člověka a co dělat, pokud zaměstnanec elektronickou cestu odmítne nebo ji nemá k dispozici.
Skutečná digitalizace proto nezačíná otázkou, jak vytvořit PDF. Začíná rozhodnutím, jak má dokument dokončit celou svou cestu.
Podpis, ověření identity a doručení nejsou totéž
Tyto tři části procesu se často zaměňují, přestože každá řeší jiný problém.
Ověření identity určuje, kdo do procesu vstoupil. Elektronický podpis zachycuje projev vůle konkrétní osoby a spojuje jej s určitým dokumentem. Pravidla doručení určují, jak se dokument dostane k adresátovi a jak lze jeho doručení doložit.
Přihlášení zaměstnance do portálu proto ještě automaticky neznamená, že dokument elektronicky podepsal. Stejně tak platný elektronický podpis sám o sobě neřeší, zda zaměstnavatel splnil pravidla pro doručení konkrétní pracovněprávní písemnosti.
U pracovní smlouvy uzavírané elektronicky Ministerstvo práce a sociálních věcí uvádí, že uznávaný ani kvalifikovaný elektronický podpis není nezbytnou podmínkou jejího uzavření. Současně upozorňuje, že čím nižší je úroveň podpisu, tím obtížnější bývá prokazování, kdo dokument skutečně podepsal.
Zákoník práce navíc stanovuje zvláštní pravidla pro elektronické uzavírání vybraných dohod a pro doručování určitých písemností. Návrh podpisového procesu proto nevychází pouze z otázky, zda dokument „jde elektronicky podepsat“. Musí současně zohlednit druh dokumentu, způsob uzavření, doručení a důkazní hodnotu celého procesu.
Proč firmy požadují silnější podpis, než stanovuje zákonné minimum
Právní minimum a interní standard firmy nejsou totéž. Organizace často zvolí vyšší úroveň ověření, protože chce spolehlivě doložit identitu podepisujícího, okamžik podpisu a skutečnost, že po podpisu nedošlo ke změně dokumentu.
Podle evropského nařízení eIDAS nelze elektronickému podpisu odepřít právní účinky pouze proto, že je elektronický nebo nesplňuje požadavky kvalifikovaného podpisu. Kvalifikovaný elektronický podpis má zároveň v celé EU účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Mezi těmito úrovněmi stojí zaručený elektronický podpis, který je jednoznačně spojený s podepisující osobou, umožňuje její identifikaci a chrání integritu podepsaného dokumentu. Jednotlivé úrovně definuje článek 25 a 26 nařízení eIDAS.
Ne každý HR dokument potřebuje nejvyšší dostupnou úroveň podpisu. Stejně nevhodné je ale automaticky používat nejnižší úroveň pouze proto, že ji právní předpis výslovně nezakazuje.
Firma proto určuje podpisovou metodu podle hodnoty dokumentu, pravděpodobnosti sporu, požadované průkaznosti a možností zaměstnanců. Běžné potvrzení, změna osobních údajů a pracovní smlouva tak nemusejí procházet totožným procesem.
Bank iD přináší silnou identifikaci, ale neřeší celou mezinárodní populaci
Pro české zaměstnance představuje praktickou možnost Bank iD. Zaměstnanec používá prostředek, který už zná ze svého internetového bankovnictví, a firma získává spolehlivě ověřenou identitu.
Je však důležité rozlišovat běžné přihlášení prostřednictvím bankovní identity a samotný podpis dokumentu. Služba Bank iD SIGN vytváří zaručený elektronický podpis, který je spojený s ověřenou osobou a umožňuje zjistit případnou změnu dokumentu po podpisu.
Pro firmu to znamená silnější důkazní pozici než u prostého elektronického podpisu. Zaměstnanec zároveň nemusí pořizovat vlastní certifikát, instalovat specializovaný software ani se učit pracovat s další identitou.
Bank iD ovšem předpokládá dostupnou českou bankovní identitu. U organizace s významným počtem zahraničních zaměstnanců proto nepokrývá celou populaci. Podpisový proces musí nabídnout také další mezinárodní identifikační prostředky, lokální elektronické identity nebo listinnou cestu.
Co když zaměstnanec elektronický podpis nechce nebo jej nemůže použít
Automatizace nesmí zaměstnance zavést do slepé uličky. Pokud firma podporuje elektronické podepisování, neznamená to, že musí každý dokument a každý zaměstnanec projít stejným kanálem.
Pokud zaměstnanec elektronický podpis využije, vygenerovaný dokument pokračuje přímo do příslušné podpisové služby. Pokud elektronickou cestu nezvolí, systém připraví dokument ze stejných HR dat a schválené šablony, uloží jej například do Microsoft SharePointu a předá HR ve formě připravené k tisku a vlastnoručnímu podpisu.
Obě cesty fungují vedle sebe. HR nevytváří samostatné šablony, nepřepisuje údaje a nemusí mimo systém sledovat, který zaměstnanec zvolil jaký způsob podpisu. Proces pouze použije jinou výstupní větev.
Stejný přístup řeší také situace, kdy zaměstnanec nemá požadovaný prostředek elektronické identity, pracuje v zemi bez podporované podpisové služby nebo potřebuje přístupnější způsob dokončení dokumentu.
Dobře navržený proces proto nestaví digitalizaci proti papíru. Automatizuje přípravu, směrování a evidenci dokumentu bez ohledu na to, zda konkrétní podpis proběhne elektronicky, nebo vlastnoručně.
Pomůže evropská peněženka digitální identity zahraničním zaměstnancům?
European Digital Identity Wallet, označovaná jako EUDI Wallet, vytváří společný evropský rámec pro elektronickou identitu. Uživatel v ní bude moci uchovávat identifikační údaje a další elektronická potvrzení, sdílet pouze potřebné informace a využít ji také k vytvoření kvalifikovaného elektronického podpisu.
Podle Evropské komise mají členské státy zpřístupnit peněženky občanům, rezidentům a firmám do konce roku 2026. Jejich společné standardy mají zajistit použitelnost napříč členskými státy.
Pro mezinárodní zaměstnavatele jde o významný posun. Společný evropský rámec zjednoduší přeshraniční ověření identity a kvalifikované podepisování. Neodstraní však místní pracovněprávní pravidla ani potřebu napojit konkrétní služby do firemního procesu.
Zaměstnanec použije evropsky interoperabilní peněženku a podepíše dokument kvalifikovaným elektronickým podpisem uznávaným v celé EU.
EUDI Wallet ale nepředstavuje univerzální řešení pro všechny zaměstnance mimo Českou republiku. Je určena občanům a rezidentům EU; nezajistí však univerzální pokrytí zaměstnanců mimo EU. Zaměstnanci působící mimo EU budou nadále potřebovat mezinárodní podpisovou platformu, lokální prostředek identity, kvalifikovaný certifikát dostupný v dané zemi nebo listinnou variantu.
Peněženka zároveň neodstraňuje rozdíly mezi pracovním právem jednotlivých států. Usnadňuje identifikaci a podpis, ale pravidla pro formu dokumentu, jeho doručení a uchování se stále posuzují podle konkrétní země a typu pracovněprávního jednání.
Jeden globální proces neznamená jeden způsob podpisu
Mezinárodní firma nepotřebuje vynutit jednu podpisovou technologii pro celý svět. Potřebuje jednotný rozhodovací model, který podle situace zvolí správnou cestu.
Takový model pracuje s druhem dokumentu, zemí zaměstnance, požadovanou důkazní hodnotou, dostupnou elektronickou identitou a případným souhlasem s elektronickým doručováním. Na základě těchto údajů odešle dokument k prostému, zaručenému nebo kvalifikovanému podpisu, případně připraví listinnou verzi.
Český zaměstnanec využije například Bank iD SIGN. Zaměstnanec z jiné evropské země použije podporovanou národní identitu, kvalifikovanou podpisovou službu a postupně také EUDI Wallet. Pro pracovníka v zemi bez dostupného digitálního prostředku systém vytvoří dokument připravený k tisku a uloží jej do určeného úložiště.
Rozhodnutí přitom nevzniká pokaždé ručně. Je součástí konfigurovaných pravidel dokumentového procesu. HR vidí jednotný stav dokumentu bez ohledu na to, kterou podpisovou cestou prošel.
Podpisem dokumentový proces nekončí
Podepsaný soubor musí zůstat dohledatelný, přiřazený správnému zaměstnanci a uložený společně s informacemi o průběhu podpisu. Firma potřebuje vědět, která verze je finální, kdo ji podepsal, kdy podpis proběhl a jakým způsobem byl dokument doručen.
Dlouhodobá správa řeší také retenční pravidla, řízené odstranění dokumentu a zachování ověřitelnosti elektronického podpisu. U dokumentů uchovávaných po mnoho let vstupuje do procesu časové razítko a jeho pravidelná obnova.
Při jedné z našich implementací začíná proces v SAP SuccessFactors, kde se z aktuálních dat zaměstnance vytvoří personalizovaný dokument. Ten pokračuje zvolenou podpisovou cestou a po dokončení se automaticky vrací k příslušnému zaměstnanci. Navazující řešení sleduje dobu uchování a zajišťuje obnovu časového razítka.
Výsledkem není pouze rychleji vytvořený soubor. Firma získává propojený životní cyklus dokumentu od HR dat přes podpis až po dlouhodobou správu.
Podrobnější popis této implementace najdete v článku o automatizaci HR dokumentů v SAP SuccessFactors.
Automatizace začíná rozhodovacími pravidly
První krok nepředstavuje výběr jedné podpisové služby. Organizace nejprve rozdělí dokumenty podle právních požadavků, obchodního rizika a požadované průkaznosti. Současně zmapuje země a skupiny zaměstnanců, které jednotlivé prostředky identity skutečně využijí.
Právní oddělení následně schválí rozhodovací pravidla pro konkrétní země a dokumenty. HR určí vlastníky šablon a výjimek. IT propojí zdrojová data, podpisové služby, úložiště a návrat výsledného dokumentu.
První nasazení se soustředí na často používaný dokument, u kterého dnes vzniká nejvíce ruční práce. Součástí ověření musí být také alternativní cesta pro zaměstnance, který elektronický podpis nevyužije, a postup pro případ nedostupnosti podpisové služby.
Takový přístup vytváří opakovatelný základ pro další dokumenty, země a organizační jednotky.
Dokument je hotový až po dokončení celé cesty
Úspěšnost digitalizace neurčuje počet vytvořených PDF ani počet zakoupených podpisových služeb. Rozhoduje, zda firma odstranila ruční přepisování, zachovala potřebnou důkazní hodnotu a dokáže sledovat dokument od jeho vzniku až po bezpečné uložení.
Skutečně digitální proces pracuje s aktuálními údaji, používá řízenou šablonu a podle stanovených pravidel volí podpisovou cestu. Respektuje zaměstnance s Bank iD, uživatele evropské digitální identity, pracovníky v dalších zemích i ty, kteří potřebují dokument podepsat vlastnoručně.
Tento princip podporuje Document Generator pro SAP SuccessFactors. Propojuje HR data, tvorbu dokumentů, různé podpisové cesty, výsledné uložení a navazující správu do jednoho řízeného procesu.
Digitalizace HR dokumentů tak nekončí tlačítkem „Vygenerovat“ ani samotným podpisem. Končí až ve chvíli, kdy je dokument správně vytvořený, prokazatelně dokončený, uložený a připravený pro další správu.