6 kroků, jak najít dobrou asistentku

Asistent/ka je klenot. Usnadňuje šéfovi práci a dělá za něj věci, ve kterých ho může zastoupit. Vybrat tu správnou asistentku nemusí být vůbec jednoduché a špatným výběrem byste se mohli připravit (minimálně) o spoustu času.

Co udělat, aby výběr asistentky dopadl na výbornou:

Asistentce musí záležet na vámi nabízené pozici a musí jednoduše chtít. Chce získat konkrétní pozici ve vaší společnosti, protože je to její sen a chce ze sebe dát maximum? Chcete vy získat tuto konkrétní uchazečku, protože ji chcete rozvíjet a spolupracovat s ní? Budete si samozřejmě muset položit ještě pár dalších otázek, ale právě tyto jsou klíčové!

Inzerát

Ne ledajaký, ideálně personalizovaný. Co nejvíce přibližte firemní kulturu a svou osobnost kandidátkám, včetně toho, jaká je společnost, ve které rozšiřujete tým.

Je dobré si uvědomit, proč asistentku chci, v čem jsem jako šéf nezastupitelný – co vše chci pustit, delegovat a předat. Pokuste se být ve svých požadavcích co nejkonkrétnější a usnadněte tak výběr i následnou komunikaci s potenciálními zájemci.

Telefonická zkouška

Můžete a nemusíte uchazečce o práci zavolat před pohovorem a udělat si takovou zkoušku toho, jak komunikuje, reaguje a třeba i improvizuje. To vše by měla zvládat na výbornou a není lepší způsob, jak si tyto komunikační schopnosti předem ověřit.

Emailová zkouška

Před pohovorem je možné poslat i písemný úkol – organizace akce, příspěvek na facebook o budoucí firmě nebo oboru, omluvný e-mail, apod.

Pohovor

Klíčový moment. Zaměřte se na energii a na chtění. Jak moc se o pozici a náplně práce zajímá, jaké má za sebou úspěchy a na co je hrdá.

Několik inspirativních otázek:

  • Co vás baví? Co vám to přináší do pracovního života?

  • Jakou poslední knihu jste naposledy přečetla a co byste o ní řekla, kdybyste ji chtěla doporučit druhým lidem?

  • Kdybyste mohla změnit jednu věc ve svém dosavadním životě? Která by to byla a proč?

  • Kdo byl nejvýraznější šéf a co vám to dalo?

  • Vzpomínáte si na nějaký konflikt, který jste musela řešit? Jakým způsobem jste tu situaci řešila a co vám to dalo, případně, co byste udělala jinak?

  • Vzpomenete na situaci, kdy jste měla štěstí a co to pro vás znamenalo?

  • Vyberte jednu svou vlastnost, která vás charakterizuje. Jaká to je? A proč se v ní cítíte tak silná?

  • Jaké povolání byste si vybrala, pokud by všechny práce na světě byly stejně platově ohodnoceny?

Úkol po pohovoru

Je dobré, když se uchazečky nad novou pozicí mohou v klidu zamyslet a po pohovoru poslat SWOT analýzu své nové očekáváné pozice. V čem jsou silné, slabé, jakou vidí příležitost v nové firmě a pozici, co jí může ohrozit a zahýbat židlí.

Nástup, první den v práci, zkušební doba

Zde je klíčové, mít sepsaný seznam věcí, které chci jako šéf delegovat, mít v tom jasno a říci to NAHLAS. Nikdo není telepat a myšlenky vám asistentka bude číst až časem ????

Sepište si pravidla spolupráce, a hlavně nevynechejte první schůzku! Naopak, věnujte jí pozornost. Takovou schůzku klidně opakujte. Každý týden 15 minut jen vy dva a rovnejte si priority nalaďte se na sebe, klidně po telefonu. „Synchronizace“ vás dvou by bez toho vznikala pomaleji.

Poznejte její smysl, proč pro vás pracuje. Proč ráno vstává z postele a jede za vámi do práce. Stejně jako ona má znát hodnoty firmy, vy znejte ty její.

V průběhu zkušební doby nebo i po ní je dobré najmout mentora, který asistentce poskytne nadhled a bude jí rozvíjet jinak než vy. Mentor zaštítí procesy a návyky ohledně toho nejdůležitějšího, co by asistentka měla umět – prioritizace, čím ráno začít den, jak komunikovat se šéfem a klienty, jak budovat důvěru, jak pracovat s týmem, apod.

Těmto a mnoha dalším tématům se věnuje konference Svět asistentky, která se koná 19. září 2019 v Praze.