Tisk – přeprava tam i zpět – skenování – archivace několika stovek tisíc papírových dokumentů ročně. Taková je běžná realita řady velkých společností, které musí po stránce personální agendy z jednoho místa obstarat své zaměstnance ve více než jedné pobočce. V obdobné situaci se ještě před rokem nacházela i společnost GECO v České republice, kde pro ni aktuálně pracuje okolo 1900 lidí.
Ačkoliv nábor nových zaměstnanců ve společnosti je řešen regionálně, veškerá personální dokumentace je řízena z centrály, kde se o administrativu a zároveň mzdy všech zaměstnanců v republice stará celkem šest personalistek. Náročná a nákladná logistika papírových personálních dokumentů nicméně znamenala delší časovou prodlevu mezi odesláním a návratem dokumentace a nárokovala si více energie pro systematickou kontrolu všech dokumentů v oběhu, než situace ve firmě v té době vyžadovala.
„Přibližně před dvěma lety se poměrně razantně začala měnit situace na trhu práce. Zaměstnanci začali obecně více fluktuovat a my se sami dostali do situace, kdy jsme najednou měli více než 55% podíl odchodů, což kladlo i vyšší nároky na personální agendu. Vhodné uchazeče na pracovním trhu bylo navíc stále náročnější získat a každý den prodlení náborového procesu znamenal možnou ztrátu zajímavého kandidáta, který mohl jinde nastoupit hned,“ uvádí Naďa Melicharová, personální ředitelka společnosti.
HR administrativa navíc neubírala čas pouze samotnému personálnímu oddělení v Praze, přibližně 20 % pracovní doby si vyžádala také z času oblastních vedoucích, z nichž každý má na starosti okolo 20 prodejen a zároveň až donedávna mimo jiné logisticky napomáhali zajistit také plynulejší koloběh dokumentů. Firma se tedy rozhodla situaci řešit.
Konec papírování – vzhůru do online!
„Potřebovali jsme nastavit nový systém tak, aby byl nejen podpisový koloběh dokumentů rychlejší a my byli schopni zaměstnance dříve nabírat, ale zároveň, aby byl také přehlednější a my věděli, kde se právě dokumenty nacházejí. V době, kdy jsme začali situaci řešit, jsme už nějakou dobu spolupracovali se společností NOTIX a ta nám navrhla řešení, které umožnilo převést celý systém správy personální administrativy do elektronické podoby,“ popisuje personální ředitelka GECO.
Firma proto nasadila systém NOTIX eSignature, který řeší koloběh dokumentace a také podpisové workflow, tedy pořadí, v jakém mají být dokumenty podepsány konkrétními lidmi.
80-1,3-90: ideální míry optimalizace HR administrativy
Řešení NOTIX eSignature podporuje elektronické a biometrické podepisování personálních dokumentů v elektronické PDF podobě. Podpisová workflow se automaticky přizpůsobují organizační struktuře společnosti a doručí automaticky celou sadu dokumentů správným lidem. To platí i v případě tzv. hromadných změn, kdy je možné generovat a rozeslat k podpisu tisíce dokumentů najednou. Systém to udělá automaticky a pak navíc hlídá, zda jsou dokumenty včas podepsané a uložené v elektronické osobní složce zaměstnance.
eSignature navíc plně spolupracuje se stávajícím HR systémem společnosti – SAP a SuccessFactors Learning, aby se nic nepřepisovalo a mohlo fungovat co nejvíc automatizovaně. Dokumenty jsou zaměstnancům, manažerům i personalistům na centrále vždy dostupné ihned on-line.
Celkový efekt, který společnosti GECO přinesl přechod k elektronické HR administrativě:
-
80% úspora nákladů na distribuci papírových dokumentů
-
1,3 FTE (Full Time Equivalent) úspora administrativy v HR týmu
-
90% snížení času podpisového kolečka
„Konečně můžeme v naší kanceláři volně dýchat. Už nemáme stoly zavalené desítkami tisíc papírů, které se u nás hromadily a někdo je všechny musel připravit, naskenovat, archivovat... A to je pro nás obrovská úleva. Podařilo se nám výrazně zkrátit čas nutný k oběhu personálních dokumentů mezi centrálou a pobočkami. Dříve trvalo v průměru deset dní, než mohl nový zaměstnanec vůbec nastoupit, dnes jsme schopni reagovat do druhého dne. Zároveň máme k dispozici nástroje, které nám umožňují jednoduchou kontrolu nad celým systémem, který u nás spravuje jediný člověk, zatímco zbytek týmu má volnější ruce pro užitečnější personální práci,“ uzavřela Naďa Melicharová z personálního oddělení společnosti.
Zjistěte více informací o elektronickém řešení personální administrativy od společnosti NOTIX: