Povinné roční hodnocení podřízených mělo pak punc formality, která byla nepříjemná pro oba zúčastněné. Nezřídka se stávalo, že manažer tonul v nejistotě, jak říci to, co chtěl vyjádřit.
Obavy a trapnost prožitku zastřely obvykle obsah sdělení a výsledkem bylo často jen prohloubení propasti mezi „šéfem“ a „podřízeným.“
Na druhou stranu si lidé po straně stěžovali na celou řadu věcí. Z jejich stesků bylo zřejmé, že jim od jejich „šéfů“ chybí důvěra, respekt a ocenění jejich práce.
Dále také jasnost a konkrétnost toho, co se od nich očekává a jednoduché a srozumitelné pojmenování toho, co by mělo vypadat jinak a jaký je kýžený výsledek.
Stručně řečeno jim chyběla skutečná, nikoliv formální, zpětná vazba.
Snaha vkládat kritiku mezi pochvaly nefunguje
Na manažerských školeních jsem se dozvídala, že je důležité lidi nesrážet přílišnou kritikou a že je tedy užitečné, když chci něco vytknout, říci nejprve dvě pozitivní věci, pak výtku a nakonec opět něco pozitivního.
Nesmírně mě to svazovalo a vyvolávalo nespokojenost uvnitř mě, protože mě toto pravidlo nutilo k neupřímnosti. U svých šéfů jsem si prakticky ověřila, že tato zásada je mnohem více ke škodě než k užitku, protože jejich nervozita, když se snažili dostát pravidlu, byla přímo hmatatelná a naprosto zastřela cokoliv, co mělo vyhlížet pozitivně.
Výsledkem byl chaos, nejasnost a trapnost. Ztracená hodina času pro oba zúčastněné.
Teprve hlubší studium komunikace mi dalo jasnou odpověď, proč tento přístup ve skutečnosti nefunguje. Informace, kterou předáváme druhé osobě, je jen ze 7 % tvořena slovy. Zbytek zprávy je naplněn autentickým prožitkem mluvčího, který se realizuje prostřednictvím nejrůznějších aspektů neverbální komunikace.
Proto nelze zastřít obavy, nejistotu, trapnost, strach, vztek nebo bezmoc. Vždy odněkud vykouknou a zmaří snahu manažera působit klidně a pevně. Chaos a nekonzistence předávané zprávy tak vyvolají často zcela opačný efekt, než o jaký se manažer snaží.
Co tedy funguje?
Nejsnazší je poučit se, jak to dělá příroda. Zpětná vazba je naprosto běžným a základním mechanismem, který slouží k udržování rovnováhy na jedné straně a k růstu a adaptaci na straně druhé.
Je využíván neustále, nikoliv jednou nebo dvakrát za rok. V tom je jeho síla. V jemnosti a vytrvalosti.
Kdykoliv se vztah odchýlí od rovnováhy, zasáhne zpětná vazba. S citem, ale důsledně. Kdykoliv tedy vnímáme sebemenší nespokojenost s chováním druhého, je třeba reagovat.
Obvykle nám v tom brání strach, protože převažující komunikační vzorce mají silný potenciál zažehnout konflikt a situaci spíše zhoršit.
Abychom dokázali jednoduše a ihned reagovat, potřebujeme vytvořit nové komunikační návyky, které významným způsobem sníží riziko neporozumění.
To není nemožné. Návod na funkční zpětnou vazbu, která prohlubuje mezilidské vztahy a posiluje atmosféru spolupráce a vzájemnosti, je snadný.
Stačí reagovat vědomě, nikoliv automaticky. Obvyklou kritiku či hodnotící výrazy je užitečné nahradit popisným jazykem, poté jasně a s plnou odpovědností popsat vlastní vnitřní reakci na chování druhé osoby a naprosto konkrétně požádat o to, čím by ten druhý mohl pomoci k mé spokojenosti.
Místo odsudku, který stimuluje pocity viny, nastupuje popis a jasnost toho, co a proč mě trápí. Místo vynucování poslušnosti je prosba o pomoc.
My lidé máme vrozenou potřebu navzájem si pomáhat, protože jsme díky své osobní jedinečnosti na sobě závislí. Již u malých dětí je patrné, že jejich ochota vyhovět roste geometrickou řadou, pokud se pro to mohou rozhodnout naprosto svobodně, bez obav z nepříjemných následků v podobě výčitek či jiného trestu.
My dospělí fungujeme na stejných principech. Tlak a vynucování vyvolávají odpor a rezistenci vůči jakékoliv změně. Cesta k úspěchu v pracovních i jiných vztazích vede přes naprostou upřímnost vyjádřenou jasně, konkrétně a s plným respektem k potřebám druhého.
Návod je jednoduchý, ale přenést ho do každodenního života si žádá trénink. Naše kulturní návyky jsou totiž obvykle zcela opačné.