Nechtějte slevu … na ubytování!
Říkáte si, co je to za hloupost? Vždyť často to bývá nejpodstatnějším kritériem při výběru lokality a hotely se tak v nabídkách slev předhání. Cena ubytování je nepochybně důležitá, ale je lepší si jako zkušený organizátor vyžádat slevu na jiných položkách. Náklady na ubytování lze totiž obvykle uplatnit do daní a ještě je možné si odečíst i DPH. Podobné je to i s náklady na pronájem konferenčních prostor a techniky.
U jídel to jde obvykle jen z části a třeba u alkoholických nápojů pak vůbec. Když nebudete mít slevu na konferenční prostory, ale na nápoje, přinese Vám to úsporu přes 33 %! Způsoby řešení mohou být různé. Hotel například nabízí kupony na vybrané alkoholické nápoje pro účastníky či slevu na zkonzumované nápoje na společném účtu.
Cestovní náklady mohou překvapit, aneb volte centrální lokalitu!
Firmy bez poboček to mají snadné. Najdou si pěkné místo v dostupné vzdálenosti. Pokud však máte pobočky či zákazníky po celé republice, pečlivě zvažte, než se rozhodnete pro nějaký příjemný hotel třeba na horách u hranic. Nejde jen o benzín, ale hlavně o náklady za ušlou mzdu a neproduktivně strávený čas při zbytečné cestě autem.
Pokud u akce pro 100 osob stráví účastníci na cestě tam a zpět jen o jednu hodinu navíc, vícenáklady mohou snadno přesáhnout 25 000 Kč už u podprůměrné mzdy. A to ani nemluvě o únavě účastníků, která může mít negativní dopad na průběh celé akce. Střed republiky se nachází v Číhošti u Ledče nad Sázavou. Ideální lokalitou tak je pomezí kraje Vysočina a Středočeského kraje blízko od dálnice. Naleznete zde krásná místa stojící za návštěvu.
Pozor na univerzální hotely
Ideální je, pokud pořádáte akci, která hotel naplní, a můžete tam být sami. Hotely zaměřené na firemní akce Vám nabídnou možnost si připlatit za exkluzivitu, i když Vám do plné kapacity hotelu něco schází. Pokud se sejdou dvě firemní akce, také to dopadá obvykle dobře. Jen je nutné hlídat, aby hotel měl prostory umožňující oddělení těchto akcí.
Problém naopak nastává, pokud v hotelu zároveň probíhá jiná akce zcela odlišného charakteru. Taková mateřská školka v přírodě či pobyt seniorů mají natolik odlišné potřeby způsobující mnoho třecích ploch, že to ve finále vede k nepříjemnému omezení Vaší akce. Proto jsou ideální konferenční hotely zaměřené na firemní klientelu, kde se těmto nepříjemnostem vyhnete.
Proč se networking nedaří?
Pro pořádání akcí, jejichž cílem je navazování vztahů, stmelování a vůbec komunikace mezi účastníky jsou nejlepší hotely trochu zastrčené v přírodě. Organizátoři některých akcí by dokonce uvítali ubytování bez TV na pokoji, kde se účastníci rádi „zašívají“.
U akcí konaných ve městech se hosté rozprchnou po pamětihodnostech a barech, a to obvykle ve skupinkách, jak se znají třeba z jedné kanceláře. Při akci na pěkném, ale zároveň odloučeném místě uprostřed přírody, kde účastníci jsou celý den a večer pohromadě, se významně posílí stmelující efekt akce. Navíc nemusíte řešit noční klid jako někde ve městě a klidně se bavit až do rána. Jen si musíte ohlídat, aby účastníci mohli ve vybraném hotelu posedět déle a nevyhodili je z restaurace už někdy v jedenáct, když je zábava v plném proudu.
Zase ten centrálocentrismus
Některé společnosti mají ve zvyku se setkávat vždy na centrále. U jednodenních meetingů to ještě lze, ale zejména u vícedenních akcí to může dobrým vztahům ve firmě uškodit.
Zatímco zaměstnanci z centrály si večer jdou domů za svými blízkými, lidé ze vzdálenějších poboček se stmelují a mohou rozvíjet debaty o nerovnosti centrály a poboček, pragocentrismu či jiném centrismu. To zbytečně může narušit atmosféru ve firmě.
Optimální je společný meeting všech na pěkném místě někde uprostřed. Tam neformálně a přirozeně mluví všichni se všemi a takovéto úvahy ani nemají důvod vznikat.
Ztracená příležitost
Každý hotel nabízí řadu možností a ne každý z účastníků bude mít čas a chuť důkladně studovat webové stránky hotelu, aby se dozvěděl všechny praktické informace. Je však velká škoda, když někteří účastníci nebudou moci využít třeba bazén, protože je nenapadlo vzít si plavky, nebo se například zúčastnit odpolední aktivity v přírodě, protože nemají vhodnou obuv.
Proto je důležité poslat hostům předem souhrn praktických informací, na co se mají připravit. Hotely, které opravdu stojí o firemní klientelu, mívají tyto informace k dispozici a Vy tak můžete ušetřit čas jejich přípravou.
Co nás tam čeká?
Účastníci akce musí vědět, do čeho jdou, a jaké výkony se od nich očekávají. Proto samozřejmostí by měla být pozvánka s programem, ze které je zřejmé, nejen kdy se začíná a končí, ale i plánované pauzy. Vždy je lepší vyhradit si v programu raději více času než méně.
Když pak stihnete body z programu dříve, účastníci to rádi ocení. Naopak přetahování programu může účastníky otrávit. Do programu je vhodné zakomponovat i nějakou soutěžní či zábavní aktivitu. Oblíbené jsou například turnaj v discgolfu, virtuální střelnice či simulátory automobilů.
Last moment bez slevy, naopak s tučným příplatkem
Předpokládáte-li realizaci akce v určitém termínu, je vhodné si zarezervovat termín co nejdříve. Spoléhat na to, že třeba tři týdny předem se podaří najít vhodné místo pro větší akci, je přinejmenším odvážné. Ano, může to vyjít, ale obvykle Vás to vyjde velmi draho, protože volné zůstávají jen lokality s nevýhodným poměrem cena a výkon. Oblíbené lokality mají nejpoptávanější termíny zarezervované i přes rok dopředu. Proto neváhejte a udělejte alespoň předběžnou rezervaci co nejdříve.
Kde ta videokonference vázne?
Každý hotel Vám dnes potvrdí, že má wifi. Pokud je na programu videokonference nebo prezentace z internetu, může se i při zkoušce zdát vše v nejlepším pořádku. Pak ovšem najede stovka účastníků, kteří se připojí k internetu, a je po videokonferenci… Málokterý hotel má síťovou infrastrukturu dostatečně odolnou. Vhodným řešením je například oddělená síť pro přednášející, kde je preferovaný provoz před běžnými účastníky.
Jak se nenajíst…
Snad každý, kdo pořádá firemní akci poprvé, má představu, že si účastníci jídla vyberou z jídelního lístku. U firemní akce pro 100 lidí by se takový oběd protáhnul na několik hodin. Dříve nejběžnější výběr z několik jídel, kdy si účastníci předem vyberou, aby to na místě šlo rychle, postupně nahrazuje bufet, kde si hosté sami vybírají z pestřejší nabídky přímo na místě.
Díky obvyklému salátovému baru dobře reflektuje i rostoucí požadavky na zdravé stravování. Cena je sice o pár desetikorun vyšší než u předem domluvených jídel, ale ušetříte spoustu času se zjišťováním porcí od všech účastníků. Navíc hosté jsou spokojenější, když si mohou vybrat podle aktuálního rozpoložení až na místě. Slavnostnější a pestrý raut se hodí zejména na večer, kdy dodá Vaší akci na prestiži.