Co nejdřív? Zjistěte, co váš tým opravdu chce
Než se vrhnete do plánování, zjistěte, jaká je v týmu/firmě opravdu situace. Řeší vnitřní konflikty nebo nejsou srozuměni v novými hodnotami společnosti? To vše ovlivňuje kam pojedete a co budete dělat.
Druhým neméně důležitým aspektem je pro koho akci připravujete? Máte partu, co miluje adrenalin, spíš pohodáře, nebo tým plný nováčků? Povídejte si s manažerem, poptejte i samotné kolegy – klidně anonymně, třeba přes online dotazník. Čím víc víte, tím větší šance, že trefíte do černého a investované peníze budou mít nejlepší efekt.
Rozpočet: Kolik to může (a má) stát?
Bez peněz to nejde – takže si hned na začátku ujasněte, kolik můžete utratit. Podle toho vybírejte místo, program až po dárky. Pokud vám finanční ředitel číslo neřekne a pouze po vás chce průzkum, podívejte se na minulé roky a připočítejte inflaci a můžete připravit 3 různé varianty. Může to být dobrý odrazový můstek pro práci. Jinak také můžete skončit s 20 nabídkami, spoustou stráveného času, který pak půjde do koše.
Jak na to? Když plánování není žádná věda
Dnešní technologie jsou velikými pomocníky – online si můžete srovnat nabídky hotelů, penzionů nebo konferenčních prostor na pár kliknutí. Srovnávejte recenze, kapacitu a možnosti pomocí umělé inteligence nebo různých vyhledávačů. Platformy jako firemniakce.cz, dejsiprostor.cz nebo amazingplaces.cz vám v tom pomohou.
Na co si dát u poptávání hotelů pozor?
Většina hotelů nemá ráda ubytování od čtvrtka do soboty, protože to narušuje jejich víkendové pobyty. Proto doporučuji plánovat akce od středy do pátku nebo od pondělí do středy. Pokud vedení trvá na víkendové akci, je lepší využít celý víkend. Budete mít více možností za výhodnější ceny.
Dále doporučuji být flexibilní s termíny. Pokud se upnete na jeden konkrétní termín, může to vést k vyšším cenám, protože se může stát, že na ten termín bude naplánováno mnoho akcí, což zvyšuje náročnost. Hotely pracují s kapacitou a obsazeností a na vysoce poptávané termíny často zvyšují ceny.
A nakonec, poptejte si více hotelů. Obsazenost hotelů se liší napříč republikou a můžete najít hotel s nižší obsazeností, což znamená lepší cenu pro vás. Jeden email navíc za to určitě stojí.
Ubytování máme co dál?
Dobré jídlo je základ. Jinak je nálada na bodu mrazu. Zjistěte, co kuchyně v místě konání nabízí, jestli zvládnou speciální požadavky a hlavně – ochutnejte! Není nad osobní inspekci – vyzkoušíte jídlo, prohlédnete si prostory a zjistíte, jestli je v místě to co hledáte. Obzvláště pokud jste v hotelu uprostřed lesa, kde nejsou žádné další alternativy pro zajištění občerstvení.
Ubytování máme, jídlo a pití taktéž, takže zbývá už jen program
Mým doporučením je držet se pravidla rovnováhy. Všeho moc škodí a příliš nabitý harmonogram akce může být ke škodě věci, pokud účastníci nemají šanci informace vstřebat. Proto se na akci dívejte očima účastníka, pokud jste na horách určitě zařaďte aktivitu venku, nebo jen dejte účastníkům možnost se vyvětrat na čerstvém vzduchu. We wellness hotelu zase můžete dát lidem možnost zrelaxovat se. Pokud bude program nabitý od rána do večera pracovními záležitostmi a následně organizovanou zábavou mohou být účastníci vyčerpáni a přemíra informací a zážitku se spojí do jednolité šmouhy a pozbývá účelu.
Jedno mé přání
Pokud se akce účastní vedení, zapojte je nejen do pracovních částí programu ale i do volnočasových. Pokud si šéf najde čas na své zaměstnance a kolegy, promluví si neformálně o problémech, komplikacích nebo úspěších, má to veliký efekt pro všechny. Bohužel často se stává, že vedení sice na akci dorazí, odbyde si pracovní setkání a konferenci, ale pak dává přednost důležitým hovorům, virtuálním schůzkám nebo emailům. Tím vysílá jasný signál o tom, jak moc si cení času stráveného s kolegy, zaměstnanci a podřízenými. Takové chování má velký dopad na celý tým.
Přeji ať se vám vaše akce podaří a pomáhá budovat úspěšné týmy pro úspěšné společnosti!