Ať už využijete služeb agentury anebo si večírek zajišťujete sami, udělejte si, jako u každého jiného projektu nejprve čas, a než naskočíte do kolotoče realizace, podívejte se na celou akci nejdříve z odstupu a s nadhledem. Usnadníte si tím nejedno následné rozhodování a výběr z nepřeberného počtu možností a dodavatelů:
1) Z hlediska event marketingu má každá akce svůj cíl
Vánoční večírky patří mezi největší firemní akce roku s nemalými budgety. Můžete je vnímat jako utrácení anebo jako strategickou investici. Přestože ROI u nich efektivně nezměříte, jsou stále podstatným nástrojem employer brandingu a součástí firemních benefitů.
Jinými slovy, hrajete o spokojenost zaměstnanců, pro které je vánoční večírek formou odměny a poděkování za práci v daném roce. Ujasněte si proto nejdříve, co večírkem sledujete právě pro vaši firmu.
2) Pojmenujte si, jací jsou vaši lidé a co potřebují
Můžete začít u statistik, jako je poměr žen a mužů, průměrný věk nebo pracovní zařazení. Jací ale skutečně jsou? Vy je znáte nejlépe a sami také nejlépe odhadnete jejich přání a naladění.
Jde o sportovce tělem i duší nabité energií? Máte ve firmě převahu žen? Jak velký podíl zaměstnanců je v kategorii 50+? Chtějí vaši lidé v době Vánoc spíše v klidu pobýt spolu a popovídat si nad skleničkou vína anebo protančit noc? Zapojí se rádi aktivně nebo budou raději jen sledovat? Využijí každou příležitost k tomu, krásně se obléct a nalíčit anebo by protentokrát raději odložili sako stranou…? Napište si vše důležité.
3) Budget vám nastaví laťku a určí hranice
Nejraději byste jim snesli modré z nebe, ale vše se stane reálnějším, až dostanete alokovaný budget. Ať už půjde o jakoukoliv částku, berte ji tak, že vám zúží nekonečné množství možností na určitý standard, od kterého se můžete odrazit, a bude se vám tak snáze vybírat.
4) Na zámku, na palubě nebo na ledě?
Prostor či „lokace“ je asi nejdůležitějším prvkem, na kterém stojí atmosféra večírku. Vezměte do úvahy předchozí kroky a zkuste se protentokrát rozhlédnout dál než za obvyklý horizont klubů, restaurací nebo dobře známých společenských sálů.
Využít letos můžete třeba některý z trendy industriálních prostorů, uměleckou galerii, uspořádat večírek na zámku, na lodi nebo třeba v beachvolejbalové aréně s vyhřívaným pískem.
O prostoru uvažujte co nejdříve, na jeho výběr není nikdy příliš brzy a půl roku dopředu už může být pozdě. Pokud máte tu možnost, zarezervujte si prostor bez okolků i více než rok dopředu.
5) Zvolte kreativní koncept, který vás vystihuje
Kreativní koncept večírku by měl především odrážet firemní kulturu tak, aby vám pomohl vytvořit prostředí, ve kterém se budete cítit dobře a uvolněně.
Ať už je vaše firemní kultura odvážná a kreativní nebo umírněná a konzervativní, trvejte na řešení, které vám přesně sedne. Nezáleží přitom na odvětví – pokud něčím žijete, může mít i účetní firma večírek na téma Punk’s Not Dead s opravdovým tatérem.
Pokud vám téma dodává agentura, popište jí co nejpřesněji, jaké by to mělo být a co od večírku očekáváte. Zároveň zmiňte, jaká témata jste měli v minulých letech a která měla nebo neměla úspěch a proč.
6) Dramaturgie večera utváří výsledný zážitek
S atmosférou, momentálním naladěním a energií v místnosti je potřeba pracovat tak, aby hosté cítili, že se večer odvíjí správně – že do sebe vše správně zapadá a program je pro ně připravený s maximálním ohledem na to, na co mají zrovna náladu a co potřebují.
Než proto začnete objednávat jednotlivé zajímavé prvky a dodavatele, zamyslete se nad celkem, protože tu velmi záleží na pořadí i načasování a dobře dramaturgicky sestavený program v prožitku hostů udělá rozdíl oproti náhodně, byť ze zajímavých komponent poskládanému programu.
7) Hudba, která k vám bude ladit
Hudba je druhou nejdůležitější ingrediencí atmosféry – základní variantou je DJ, nejsnazší je sáhnout po rezidentních DJs klubu, nezávislí a etablovaní DJs jsou o něco dražší variantou. Vždy si dopředu ověřte, jaké styly váš DJ hraje, a přesvědčte se, že korespondují s vaší představou o průběhu akce.
U kapel je na cenovém žebříčku minimální variantou duo, následují coverové kapely a revivaly či menší kapely, nejvíce pak stojí umělci známých jmen. Ještě, než sáhnete po osvědčené variantě, zvažte, jestli akci nepřidá do začátku na lesku třeba dotek klasické hudby – živá houslistka či violoncellista, zasněná kytaristka nebo špetka jazzu.
8) Představení. Může vás rozesmát anebo u něj můžete tajit dech
Pokud hosté ocení frontální program, bez vlastního zapojení, sáhněte po tanečním či uměleckém vystoupení, od akrobatů či baletek až po stand-up komiky, případně získejte zajímavého moderátora – může jím být i někdo z vašich řad, někdo z vaší agentury, profesionální herec anebo známá osobnost.
9) Interaktivní program a aktivity, které nadchnou a propojí
Pokud rádi tančíte, zařaďte po vystoupení krátký taneční workshop. Vyrobte si módní doplněk do tématu večírku, vytvořte vlastní pralinky, pozvěte stylistku nebo vylaďte fotokoutek. Pokud jste hraví, zařaďte soutěžní aktivity za body a pak oceňte nejlepší tým.
10) Catering. Podmínka nutná, nikoliv dostačující
Hosté nesmějí hladovět, stejnou chybou by ale bylo předpokládat, že všechno utáhnete jen na rautu. Ještě, než objednáte velkolepý bufet a otevřený bar až do rána, zvažte, co akcí sledujete.
Pokud sázíte na gastronomické zážitky, raději si nechte nabídnout současné trendy a nabídněte hostům třeba UV sweet bar nebo se naučte dělat sushi přímo od profesionálů.
Přeji vám, ať váš letošní vánoční večírek sklízí jen samé úspěchy u kolegů.