Budoucnost HR je bez papírů – konečně

Papírové dokumenty plní šanony i kartotéky personálních oddělení. Nutná administrativa zabírá čas, který by personalisté mohli věnovat užitečnějším a jistě i mnohem zábavnějším činnostem, než je tisknutí, kopírování, skenování, zakládání a kolem toho nutný monitoring celé agendy.

Milan Petráň, spoluzakladatel společnosti NOTIX

Bohužel i kvůli nadměrnému papírování bývá role personalisty v současnosti často stále podceňována a vnímána spíše jako podpůrná a procesní než strategická. Co si tedy ušetřit nut(d)nou a neefektivní práci s administrativní prací a raději ji převést kompletně do elektronické podoby?

Uvolněte kartotéky

Sami posuďte, kolik úsilí vás stojí zpracovat firemní dokumenty, které se týkají klíčových personálních procesů například náboru a on-boardingu: souhlasy a NDA, nabídky pro uchazeče, osobní dotazníky nebo rovnou celá agenda kolem nástupů, kde to pracovní smlouvou jen začíná. A co teprve v průběhu samotného pracovního poměru… Mnoho z dokumentů, jako jsou například různé aktualizované směrnice, změny a dodatky smluv, školení a další, navíc koluje mezi HR a zaměstnanci pravidelně, a to v nejedné verzi.

Před časem jsme udělali průzkum v rámci personálních oddělení našich klientů, abychom získali komplexní představu o jejich standardní papírové agendě. Na základě získaných dat jsme následně namodelovali situaci pro fiktivní společnost:

Příklad: Výrobní společnost zaměstnává 2500 zaměstnanců. Do firmy ročně nastoupí okolo 800 zaměstnanců a vzhledem k sezónnosti výroby má firma zhruba 780 odchodů. Za dané období musí každý zaměstnanec podepsat 2 směrnice nebo předpisy, 1 výměr nebo dodatek k pracovní smlouvě a v průměru 3,5 ks jiných typů dokumentu (některé se týkají jen vybraných zaměstnanců)

Roční HR agenda obnáší:

  • výrobu 29 990 různých personálních dokumentů,
  • z toho 58 380 dokumentů k tisku (většina je ve dvou vyhotoveních),
  • 53 580 podpisů personalisty na dokumenty,
  • 327 hodin času personalisty věnovaných nalistování a podepisování dokumentů.

V celkovém shrnutí na základě složitějšího propočtu nám u této ukázkové firmy vyšlo, že firma ročně potiskne přibližně 132 510 stran A4 papíru. Celá tato agenda zabere zhruba 1,53 FTE (Full Time Equivalent) – a to, pokud jsou personalisté opravdu rychlí: 10 minut zabere-li sada pro nástup/výstup zaměstnance, 7 minut průměrně u ostatních sad dokumentů během zaměstnání. Jinými slovy na samotnou HR administrativu zahrnující režii tisku, kompletaci dokumentů k podpisu (tisk, sešití, vklad do obálky, rozesílku) potřebujete minimálně jednoho a půl člověka navíc v HR týmu!

Je situace ve vaší firmě podobná a potřebovali byste uvolnit ruce od papírování? Veškeré dokumenty můžete nahradit elektronickou podobou. Díky dostupným moderním technologiím na trhu lze pracovat jak s elektronickým podpisem, který na základě certifikátu dovoluje personalistům a manažerům hromadně podepisovat více dokumentů a ušetřit čas, tak biometrickým podpisem, tedy vlastnoručním podpisem převedeným do elektronické podoby. Stačí pouze běžně dostupné podpisové zařízení, například signpad připojený k počítači nebo tablet s elektronickou tužkou. 

Řešení je rychlé, bezpečné a prověřené v českém prostředí. I z pohledu GDPR se vám budou elektronické dokumenty a jejich data spravovat mnohem snáze než dokumenty v papírové verzi.

Neřešte jen podpisy, ale komplexní HR administrativu

Možná si řeknete, že elektronické a biometrické podepisování dnes není žádnou novinkou na trhu. Máte pravdu. Používají jej banky, pojišťovny i řada dalších institucí, které od svých zákazníků či zaměstnanců vyžadují podpisy různých dokumentů.

Řešení pro bezpapírovou personalistiku by však nemělo být zaměřeno jen na samotné podepisování dokumentů, ale mělo by se stát nosným prvkem pro komplexní vedení personální administrativy, kde kromě již zmíněných přínosů nabídne další nesporné benefity:

1. Dokumenty pod kontrolou

Pokud řešíte personální agendu, jistě vás velmi zatěžuje hlídat, co bylo komu odesláno, kdo podepsal, co je potřeba poslat dále, kam a kdy… Navázání bezpapírového podepisování na HR systém vaší firmy umožní adaptaci na organizační strukturu a běžné procesy, a tím zajistí plynulé workflow administrativy – hlídá termíny, rozesílá notifikace a dává souhrnný přehled o průběhu. U elektronických dokumentů se navíc snadno nastavují lhůty pro automatickou skartaci dle účelu zpracování.

2. Úspora času i práce HR týmu

Na příkladu naší fiktivní společnosti je patrné, jak pracná je jen samotná příprava a rozesílání dokumentů. Pokud je řešení pro bezpapírovou personalistiku navázané na personální systém, dokáže dokumenty automaticky generovat a rozesílat správným zaměstnancům. Představte si úsporu u hromadných dokumentů jako jsou dodatky, mzdové výměry nebo směrnice…

Máte více poboček anebo nechcete, aby se kvůli každé „hlouposti“ chodilo na personální oddělení? Díky zavedení systému pro bezpapírové podepisování mohou zaměstnanci podepisovat dokumenty i na pracovišti bez HR. Stačí pouze poslat online potřebné formuláře či dokumenty, které zaměstnanci doplní a rovnou podepíší.

3. Finanční úspory

Tisk papíru bezesporu stojí náklady. Stejně tak skenování, poštovné a obálky při rozesílce… Odpadají vám náklady na papír a zároveň uspoříte místo v archivu.

 

V čem konkrétně by podobné řešení ušetřilo práci vám? Jaká součást HR administrativy vám zabírá nejvíce času a energie, které byste jinak mohli věnovat jiným činnostem?  

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace