Co prozradí automatická odpověď v nepřítomnosti

V případě, že manažeři opouštějí kancelář, zpravidla vytvoří e-mailovou zprávu o své nepřítomnosti, aby se automaticky rozesílala osobám, které je toho dne kontaktují prostřednictvím elektronické pošty. Článek na ukázkách automatických odpovědí, které obdržel jeho autor, demonstruje, co všechno z nich může vyplynout.

Manažer, který má ze své nepřítomnosti špatný pocit uvede v automatické odpovědi, že se omlouvá za nepříjemnost. Zprávou, že „poslední den jeho pobytu ve firmě je úterý“ a uvedením kontaktu na kolegu zase dává najevo, že někam cestuje. Pokud manažer nebude mít přístup k e-mailu, ale je ochoten komunikovat jinými prostředky, zanechá kontakt na osobu, která zná jeho program nebo telefonní číslo. Jestliže si nepřeje být kontaktován, uvede do zprávy větu jako: „Do pondělka jsem mimo kancelář. Nebudu k zastižení e-mailem ani na mobilním telefonu.“

Manažeři s osobním přístupem uvádějí nejprve poděkování za zaslání e-mailu. Ti, kteří předávají svou pravomoc jiným zmiňují jména spolupracovníků. Někteří popisují skutečnosti pro ty, které by to mohlo zajímat, například: „V pátek 16.4. budu mimo kancelář z důvodu účasti na konferenci.“ Ti, kteří si dopřávají volných pátků píší do automatických odpovědí zpravidla: „V pátek jsem mimo kancelář, na vaši zpráv odpovím v pondělí.“

-kk-

**Datum vydání:** V/2004