Jak poznáte, že přišel čas pro automatizaci personálních procesů?

Nezáleží na velikosti společnosti, všechny organizace z automatizace HR procesů profitují. Většina středních a velkých společností má vysoké operativní náklady. Za tyto se dá považovat složitý sběr a distribuce personálních dokumentů a formulářů, vysoká náročnost tvorby požadovaného reportingu atd. Pokud samozřejmě společnost roste, je velmi důležité, aby došlo k automatizaci HR procesů. Je nutné si uvědomit, že tyto operativní činnosti zabraňují tomu, aby se pracovníci HR oddělení věnovali úkolům, které jsou v dnešní době klíčové – tvorbě HR strategie, HR marketingu, hledání talentů a vhodných zaměstnanců.

Co všechno je možné automatizovat?

Skoro každý personální proces může být automatizovaný. V činnostech HR oddělení je minimálně 10 oblastí, které mohou být pomocí automatizace velmi zefektivněny:

1. Onboarding

Onboarding je vždy spojen s vysokou mírou administrativy a papírování. Podepsání smluvních dokumentů, sběr podkladů a vyřízení benefitů atd. Pokud onboarding nových zaměstnanců podporuje elektronické předávání dokumentů a workflow pro jejich schvalování, tak zcela jistě dojde k výrazné úspoře času a nákladů.

2. Zaměstnanecké data

Dokud je společnost malá, tak správa zaměstnaneckých dat není příliš náročnou činností. Jakmile však společnost začne růst nebo se stane velkou, tak se správa zaměstnaneckých dat může stát noční můrou, pokud není automatizována. Změny personálních dat u firem, které působí po celém světě, jsou velmi náročnou činností.

3. Docházka zaměstnanců

Schvalování absencí a docházek zaměstnanců může být bez automatizace velmi neefektivní činností snižující motivaci vedoucích zaměstnanců. Automatizace příchodů a odchodů, online schvalování absencí a docházek tyto činnosti velmi zjednodušuje. 

4. Hodnocení zaměstnanců

Velké společnosti nejsou schopny hodnocení zaměstnanců efektivně vykonávat, pokud nemají automatizované činnosti pro hodnocení zaměstnanců. Nedostatečná zpětná vazba od manažerů a špatné hodnotící metriky pro jednotlivé zaměstnance zapříčiňuji, že hodnotící proces je velmi neefektivní a hodnocení se stává nepřesným.

5. Offboarding

Offboarding zaměstnanců může být rovněž složitou záležitostí. Při výpovědi zaměstnanci ze strany zaměstnavatele je nutné doručit výpověď, zajistit vrácení všech pracovních pomůcek a zařízení, zrušit všechny benefity atd. Automatizací těchto procesů dojde k výraznému snížení časové náročnosti a především i rizik spojených s výstupy zaměstnanců.

6. Evidence drobných nákladů

Schvalování a evidence drobných výdajů zaměstnanců je bez automatizace rovněž noční můrou personálních a finančních oddělení společností. Neustálá kontrola, sběr a schvalování excelových tabulek, tvorba ručních platebních příkazů atd. vede k vysoké chybovosti. Přitom veškeré činnosti od schválení žádosti o drobný výdaj až po jeho zaplacení a zaúčtování do účetnictví může být plně automatizováno.

7. Služební cesty

Schvalování a evidence, vyplňování služebních cest zaměstnanců je podobnou záležitostí jako evidence drobných výdajů, velké množství excelových tabulek a tvorba ručních platebních příkazů vede k vysoké chybovosti a časové náročnosti. Přitom veškeré činnosti od schválení žádosti o služební cestu až po zaplacení pohledávek zaměstnanci a zaúčtování do účetnictví mohou být plně elektronizovány a automatizovány.

8. Vzdělávání zaměstnanců

Žádosti zaměstnanců o školící akce, schvalování žádostí manažery a zodpovědnými pracovníky, evidence finanční náročnosti a jejich automatické předání finančnímu oddělení výrazně zefektivňuje činnost oddělení vzdělávání všech společností. Samozřejmostí je již v dnešní době rovněž využívání e-learningu včetně vyhodnocování efektivity vzdělávacích akcí. Pokud jsou tyto činnosti vedeny formou papírových dokumentů či excelových tabulek jsou tyto činnosti značně neefektivní a vzájemně neprovázané.

9. Bezpečnost práce a evidence úrazů

Moderní HR systémy rovněž umožňují evidenci bezpečnostních incidentů, úkolů, které z jednotlivých incidentů plynou, evidenci pracovních úrazů včetně všech nutných zákonných požadavků. I při této činnosti je nutná dokonalá a velmi obsáhlá dokumentace, která pokud není automatizovaná, je značně neefektivní a existuje při ní velké riziko chybovosti.

10. Benefity zaměstnanců

Automatické přidělování benefitů na základě definovaných parametrů, zobrazení nároku jednotlivých zaměstnanců přímo na HR portálu včetně možnosti žádosti o jejich přidělení. Po jejich přidělení je možné rovněž zobrazovat na HR jejich čerpání včetně automatické tvorby mzdových srážek, pokud mají být nějaké vytvořeny. I takto může vypadat evidence benefitů.

11. Mimořádné odměny, zadávání nenárokových mzdových složek 

Sběr nenárokových odměn od manažerů společnosti je posledním velkým adeptem na elektronizaci a automatizaci HR procesů. Možnost zadání těchto odměn rovnou do HR systému, vytvoření workflow pro jejich schválení a kontrolu a jejich následný import do mzdových složek je opět výraznou úsporou času pro HR oddělení společností. 

Jak zabezpečit, aby ke všem modulům a funkcím měli přístup všichni zaměstnanci?

Zejména v prostředí výrobních firem se velmi často setkáváme s otázkou, jak umožnit veškeré funkčnosti i zaměstnancům, kteří nemají v práci svůj osobní firemní počítač či jiné firemní mobilní zařízení. Nejjednodušším způsobem je využití tzv. zaměstnaneckých informačních kiosků.

Jejich nabídka je velmi široká, a to jak po stránce HW vybavení (klávesnice, tiskárna, scanner, čidlo přítomnosti atd.), tak i po stránce vizuální (firemní barvy, logo společnosti atd.).

Každý informační kiosek musí znát uživatele, kterému má informace poskytnout, nebo kterému má zpracovat požadavky. Za tímto účelem je velmi vhodné využít identifikačních médií, jako jsou bezkontaktní karty nebo čipy. Samozřejmě je možné využít i biometrické údaje zaměstnanců nebo jiná média využívaná ve společnosti k identifikaci osob. Pro zvýšení bezpečnosti je možné využít vícestupňovou autentizaci jak do personálního portálového řešení, tak i kiosku. Z hlediska bezpečnosti existuje řada dalších funkcí, které ji zvyšují, jako například kontrola přítomnosti zaměstnance u kiosku, kontrola přítomnosti papíru v tiskárně atd. 

Závěrem bych pouze rád uvedl, že dle zkušeností, které jsme během implementací HR portálů získali, je možné shrnout, že HR portály výrazně zefektivňují práci HR oddělení ve společnostech všech velikostí a zároveň i všech různých zaměření. Díky technickým možnostem, které jsou v současné době dostupné všem za přijatelných nákladů, je implementace moderního HR portálu jednou z cest jak výrazně zefektivnit činnost celého HR oddělení a tím získat čas na strategickou činnost personálního oddělení.

Články v sérii

Aktuální

Moderní HR systémy jsou postaveny na portálech pro zaměstnance

Aktuální

Jak poznáte, že přišel čas pro automatizaci personálních procesů?