Když testujeme auto, řídíme jej většinou v náročném terénu. Je to proto, že při problémech zjistíme dříve jeho slabiny. Pandemie byla pro firmy tím náročným terénem:
-
Jak tedy mají vypadat nové, nejlepší postupy a systémy, když je pracovní místo kdekoliv a kdykoliv?
-
Jak se pracoviště, procesy a standardy musí změnit, aby se hybrid lidem dostal „do krve“ a byl přínosný?
Na dotazy ohledně hybridní práce odpovídá Dean Reš, senior konzultant firmy FBE
Je hybridní přístup k práci skutečně tak jiný a nový, jak se o něm teď mluví?
Vlastně ani ne. Už dávno před pandemií jsme měli možnost sledovat a učit se jiný styl práce od mezinárodních týmů, které pracovaly v geograficky i kulturně rozdílných oblastech. Ty už dávno používaly systémy, které většina firem začala objevovat před dvěma lety:
-
první zmínka o cloud computingu pochází z roku 1961 z úst amerického počítačového vědce Johna McCartyho,
-
ZOOM poskytuje své služby od roku 2011,
-
služba MS Teams byla spuštěna v listopadu 2016.
Už nejméně deset let se mluví o tom, že „každá společnost bude IT společností“. A proto se digitální zkušenosti stávají stejně důležitými, jako fyzické a odborné schopnosti lidí.
Jak vnímáte podstatu hybridní práce?
V první řadě je potřeba nahlížet na vše komplexněji a řešit celý řetěz člověk – procesy – technologie, který funguje v konkrétním firemním systému. Systém je tvořen fyzickým i virtuálním prostředím, kde se všechny procesy odehrávají. Změna a vývoj virtuálního prostředí logicky vyvolává změnu fyzického prostředí a opačně. Samozřejmě, má to dopad na funkčnost procesů a vyžaduje to i změnu v myšlení lidí.
Na co je potřeba se zaměřit v rámci plánování fyzického i virtuálního prostředí při hybridním řízení?
V rámci fyzického prostředí při hybridní práci je potřeba vnímat tzv. prostorovou dynamiku, protože na práci už máme jiné požadavky, než doposud. Měli bychom vytvářet tzv. hybridní layout. Aby byl funkční, neměli bychom ho řešit pocitově, jako to bohužel řada firem dneska dělá. Musíme vycházet z reálných dat, např. počet hodin nutných pro realizaci práci v kanceláři, akustický a vizuální smog, počet interakcí, čas a počet meetingů a pod.
Architektura fyzického místa by měla být podpořena IT a cloud architekturou podporující hybrid. Ta by měla splňovat konkrétní požadavky, jako například spolupráce v reálném čase, přístup k datům a systémům v konkrétním čase.
Důležité je také říci, že úkol našeho firemního ajťáka bude v hybridní firmě o dost jiný. Ve firmách budou stále víc zapotřebí IT architekti, kteří budou virtuální prostředí budovat a tvořit paralelně s procesními a fyzickými změnami.
V rámci nových hybridních pracovních trendů se firmy setkávaly s praktickými problémy, jako například: Jak na hybrid v open-space, když se potřebujeme slyšet a nerušit při připojení on-line? Jaký komunikační kanál používat při setkávání hybridního projektového týmu? Kolik hodin v týdnu by měl být člověk v kanceláři? Existují na to obecné rady?
Z dobré praxe jiných firem se můžeme inspirovat, ale navrhovat řešení v naší firmě musíme sami. Všeobecně platné řešení neexistuje. Komplexní přehled našich aktuálních potřeb nám může poskytnout například audit pro řešení hybridního modelu a díky němu bude pak možné nastavovat a realizovat konkrétní doporučení ke změnám.
„My nepotřebujeme nové technologie. Našim zaměstnancům a klientům stačí sdílený word a excel“ – to je častá odpověď ve firmách i dneska. Co myslíte Vy?
Zaměstnanci jsou spokojenější, když mají technologie, které jim pomáhají v práci a jsou zvoleny tak, aby ji nekomplikovaly. Podmínkou je, že je nové technologie naučíme používat. Bohužel, dle vlastních zkušeností vím, že spousta firem předpokládala u svých lidí automatické učení. Tak to ale nefunguje! A i mně se stalo, že v rámci konzultační podpory pro hybridní práci jsem zaměstnance ve firmě učil pracovat s excelem.
Když chceme hybridně pracovat, potřebujeme většinou profesionálnější výbavu, než doposud: hardware i software. Jaký? To závisí od toho, jak firma funguje. V dnešní práci se většina lidí potkává s IT řešením, které je šité na míru pracovních povinností. Takové aplikace čím dál víc využívají nebo sbírají data ze zmíněného cloudu. Cloud se stává nedílnou formou pro integraci vzdáleného pracoviště s centrálou společnosti. Pro správnou koordinaci práce a také při vývoji, nebo rozhodování jsou zapotřebí kolaborativní nástroje. Ty umožňují lidem se potkávat nebo sdílet informace, které jsou okamžitě celému týmu dostupné. Zde opět platí: není jeden univerzální nástroj.
Pro klasické projektové řízení bude vhodný například nástroj pro sdílení dokumentů, kolaboraci, trackování úloh a reporting do portfolia. Takovým nástrojem může být kombinace MS Project, MS Teams, Sharepoint a Power BI.
Když firma funguje více agilně, bude potřebovat nástroje pro podporu tohoto typu. Typickým představitelem je Jira, Jira Align a Confluence od Atlassian. To umožňuje plánovaní sprintů a zároveň správu dokumentace. Vše je dostupné přes vzdálený přístup a tak je možné uživatele lehce propojit i když působí na jiných pracovištích. Tyto nástroje jsou vytvořeny pro přímou podporu metodik Scrum, Kanban a SAFe, aby se mohly efektivněji sledovat a řídit agilní projekty a procesy.
Samozřejmě, není dobře zapomínat na kyberbezpečnost, která tvoří samostatnou kapitolu.
A na závěr - technologie hrají významnou podpůrnou roli, nikdy ale nebyly a nebudou nahrazením lidského kreativního potenciálu.
Dle průzkumu Gallup: 4 z 10 zaměstnanců chtějí mít v oblasti plánování přítomnosti na pracovišti autonomii v rozhodování, 6 z 10 chce mít raději danou jasnou strukturu. Jak to většinou vypadá v českých a slovenských firmách?
Situaci není možné zevšeobecnit. Je potřeba zabezpečit, aby se lidem dařilo dosahovat požadovaný výkon v práci i doma. Proto je čas nadefinovat, co pro vás vlastně znamená optimální výkon, jaké budou strategie na jeho dosažení, nástroje na jeho sledování a kritéria úspěchu (KPIs versus OKRs). Nadefinujte si, které aktivity je možné nejlépe realizovat v práci a které lze provádět na dálku. Můžeme vycházet i z jednoduché rovnice: 20/80 office first, 50/50 balance hybrid, 80/20 virtual first.
A taky – musíme dát lidem přesvědčivý důvod, aby chodili do kanceláře. To souvisí s hodnotami firmy, kulturou a interakcí na pracovišti.
Vyžaduje hybridní práce změnu myšlení?
Ve světě VUCA (Volatile, Uncertain, Complex a Ambiguous), kde jsou změny neustálé, všichni potřebujeme myslet a jednat jinak. A proto se v současnosti rozšiřuje poptávka po agilně myslících lidech. Agilní myšlení zahrnuje porozumění, spolupráci, učení a udržení si flexibility k dosažení vysoce efektivních výsledků. Dá se říci, že kdo dnes myslí agilně, rychle se přizpůsobuje stále se měnící poptávce a nejednoznačnosti světa.
Přizpůsobování ale neznamená nutně rozvoj. Když chceme věci posunout dál, řešením jsou hybridní myslitelé. Hybridní myšlení je schopnost kombinovat různé způsoby a rychle přepínat mezi nimi. To pomáhá vidět a spojovat příležitosti, které ostatní vidět nemusí. Lidi, kteří dokážou vnímat odlišné perspektivy tvoří komplexní řešení, spoluvytvářejí novou realitu a přinášejí inovativní výsledky. Například: Leonardo da Vinci rozuměl nejen umění, ale i architektuře, matematice a fyzice. Mark Parker, generální ředitel společnosti Nike, je zkušený obchodník, sportovec a umí kreslit prý stejně dobře, jako kdokoli v jeho firmě. Sara Polak – původem Češka – vystudovala archeologii a evoluční antropologii, teď se věnuje popularizaci umělé inteligence a je zařazena mezi top IT osobnosti dle Forbes.
Co na závěr?
Vše je o komplexním a systematickém chápaní světa, ve kterém fungujeme. Mluvte a pracujte s lidmi, kteří to dokážou. Hledejte vlastní cestu, ale současně se důkladně seznamte s chybami a zkušenostmi těch, kteří jsou před Vámi.