Zúčastnili jste se někdy porady, po jejímž skončení lidé hlásali, že „je čas vrátit se do práce"? Pak byla pravděpodobně zbytečná. Kdy tedy pořádat porady a co dělat, aby byly produktivnější?
- Zrušte rutinní porady. Jestliže není skutečná potřeba se scházet, neztrácejte čas.
- Pořádejte porady „na stojáka". Porady, u nichž nebude nikdo sedět, jsou stručné a jasné. Pokud někdo potřebuje delší čas k prodiskutování určitého tématu, navrhněte osobní schůzku mezi čtyřma očima.
- Pro delší porady připravte agendu. Jasně oddělte informační a „akční" části.
- Omezte počet účastníků. Najednou zvěte maximálně 12 lidí.
- Očekáváte-li od skupiny určité formální kroky, sepište to předem, aby nezanikly v diskusi.
- Nechte mluvit zástupce nižších pozic. Dejte jim šanci mluvit od začátku bez přerušování a ovlivňování ze strany nadřízených.
- Udržujte efektivní porady. Naučte se rozpoznat hranici přílišné délky setkání. Vnímejte řeč těla účastníků.
-kk-