Tipy pro chytrou e-mailovou komunikaci

1. Podporujte lidi v osobním setkávání místo e-mailů.

2. Jste-li rozčílení, svolejte poradu, neventilujte to e-mailem.

3. Zřiďte nástěnku za účelem snížení celkového objemu e-mailů na pracovišti. Výzvy typu „prodám ledničku" umístěte tam, kam patří - na ledničku v kuchyňce.

4. Nenechávejte lidi psát, že o něčem nevěděli nebo jsou zklamáni vaším přístupem. Vyzývejte je k osobní diskusi.

5. Požadujte používání slov „prosím" a „děkuji". Rychlé e-maily stejně ve výsledku vyžadují více času.

6. Zaveďte den bez e-mailu, podobně jako jsou dny bez nutnosti nosit oblek.

7. Stanovte limit pro počet osob, které smí být uvedeny na kopiích e-mailů.

8. Kopie používejte pouze k udržení konkrétních lidí v obraze.

9. Nepoužívejte předměty zpráv odkazující na pochybení někoho konkrétního, např. „Danova chyba". Podrývá to atmosféru spolupráce na řešení problémů.

10. Zhluboka se nadýchněte. Nenechte se e-maily znervóznět a zahltit. Stanovte očekávání ve smyslu odpovědních lhůt.

-kk-