Kdy je nejvyšší čas na digitalizaci personální agendy?
Sami se zamyslete nad tím, jak řešíte nábor ve vaší společnosti. Co vše musíte jako personalista dělat? Hledáte nové uchazeče, často budujete firemní kulturu a personální branding firmy nejen na sociálních sítích. Děláte několikakolové pohovory, abyste našli toho pravého uchazeče, který do firmy zapadne. Podepisujete pracovní smlouvy a další podpisy ohledně GDPR, předávací protokoly. Děláte pohovor po zkušební době zaměstnance, po roce ve společnosti, kolečko s vedoucími pracovníky, zpětnou vazbu na vedoucí pracovníky a takto bychom mohli pokračovat dále…
Tím vším ale administrativa nekončí, smlouvy a dokumenty je potřeba kontrolovat a aktualizovat. Máte přehled, kdy končí zaměstnanci zmíněná zkušební doba? Nebo pracovní smlouva?
Procesů (a šanonů) máte jako personalisté opravdu hodně. Co kdyby šly některé jednoduše automatizovat a zefektivnit?
„Personalisté v práci denně tráví více než 30 minut neefektivně. To je v součtu více než 10 hodin měsíčně.“ podle průzkumu, který realizoval docházkový a HR systém Alveno
Digitalizace je možnost, jak personalistům uvolnit roce
V dnešní době existuje na trhu již více programů, které umožňují digitalizovat personální agendu. Tyto HR systémy často fungují na cloudu, mají moderní a jednoduché rozhraní a umožňují uchovávat nespočet personálních dokumentů.
Tyto programy se často liší právě v tvorbě těchto záznamů. Některé HR systémy mají přesně dané mantinely, jaké typy dokumentů můžete vytvořit. Tím nemusí být tak tvárné. Jiné programy jsou vyvíjeny tak, abyste si mohli vytvořit libovolný dokument podle sebe (např. díky Drag & Drop systému). Tyto programy vám poté usnadní nejen personální agendu, ale i další procesy. Záleží jen na vaší kreativitě.
Ve finále je jen na vás, jakého dodavatele si vyberete, určitě ale vybírejte toho, kdo nabízí nadstandardní zákaznickou podporu, kterou můžete využít v případě dotazů.
Důležitá je i samotná implementace, která sice nebývá nijak složitá, složitější však může být všechny dokumenty do programu postupně nahrát nebo přepsat. K ulehčení práce proto často slouží šablony dokumentů, případně import.
Jednoduchá tvorba šanonů díky připraveným šablonám
Šanony
Princip šanonů se jednoduše přenáší do online podoby. Místo toho, abyste smlouvy dávali do šanonů fyzických a ty uložili do skladu, tak je vložíte do těch elektronických a bezpečně uložíte na cloudu. Cloudový HR systém má nespornou výhodu v tom, že k němu máte přístup odkudkoliv a kdykoliv. Je jedno, jestli máte home office nebo jste v provozovně na druhé straně republiky. Navíc můžete dát náhled do spisu samotnému zaměstnanci.
„Často se ve firmách zapomíná, že zaměstnavatel má povinnost umožnit zaměstnanci náhled do jeho osobního spisu. Proto vybírejte HR systém i podle této funkcionality.“ Michal Hochman, CEO docházkového a HR systému Alveno
Co vše je možné v HR systému evidovat?
Většina HR systémů umožňuje evidovat smlouvy, majetek a samotná zaměstnanecká data – ať už ta základní, tak vlastní, která si můžete libovolně definovat (číslo účtu, kontakt na rodinného příslušníka, velikost bot apod.). Díky pokročilým právům můžete přiřadit náhled do určitých šanonů nebo dat nadřízenému případně pověřenému pracovníkovi. Samozřejmostí je pak následná libovolná filtrace a vyhledávání v záznamech.
Pokročilejší HR software dále upozorní nejen na konec smlouvy, narozeniny nebo výročí, ale i na nutnost revize pracovních strojů, kdy končí dálniční známka na služebním voze (a to nejen vás, ale třeba i samotného zaměstnance) a další.
Všechny zaměstnance máte pod palcem na pár kliknutí
Propojení s dalšími systémy, které usnadňují práci
V dnešní době hybridní páce, kdy se střídá práce v kanceláři a home office je dobré zmínit, že i doma musí zaměstnanec evidovat pracovní dobu. Ty nejlepší HR systémy jsou proto ještě flexibilnější. Společně s docházkovým systémem máte pod palcem nejen smlouvy a evidenci majetku, ale také evidenci docházky se snadným exportem do mzdových systémů. Během chvíle tak máte navíc zpracované podklady pro mzdy.