Chodíte rádi do kanceláře plné kolegů nebo byste radši pracovali z domova? O aktuálních trendech ve vývoji organizace kancelářského života se mluvilo na minikonferenci, kterou připravil Institut interní komunikace (IIK) a která se konala 29. srpna 2013 na půdě Fakulty sociálních věd UK, která byla společně se Savoir faire, Siemens Enterprise Communications, Marketing Journalem a Economií spoluorganizátorem akce.
Účastníky v zaplněném sále uvítal Tomáš Poucha z IIK, který minikonferenci zahájil prezentací o významu interní komunikace pro chod firmy. Jak vyplynulo z jeho vystoupení, vývojové trendy v organizace chodu kanceláře, postavené především na rozvoji moderních digitálních technologií, kladou na interní komunikaci ve firmách nové nároky.
Podíl práce z domova stále roste – díky digitálním technologiím
Jak uvedl Michal Martoch, konzultant, který se specializuje právě na problematiku práce na dálku, pro kvalifikované pracovníky budou v blízké budoucnosti nejpřitažlivější zaměstnavatelé, kteří jim nabídnou home office. „Devadesát procent mladých lidí má zájem o práci z domova,“ vysvětlil. „Dávají přednost flexibilitě a rychlému internetu před vyšším platem, jsou zaměřeni na výsledek.“
Kdo pracuje z domova, může si svůj pracovní den zorganizovat po svém. Michal Martoch ukázal harmonogram, založený na jeho vlastní zkušenosti. Z toho jasně vyplynulo, že při práci z domova člověk ušetří spoustu času za cestu do práce, může déle spát a má více času na rodinu. Kromě toho si může, samozřejmě při dodržování termínů při plnění úkolů, všechny svoje činnosti rozvrhnout tak, jak mu to vyhovuje.
Práce z domova či na dálku (což není totéž) však samozřejmě není pro všechny. Mohou ji využívat jen některé profese a také je důležitá osobnost a odpovědnost každého pracovníka – někomu může hrozit workoholismus, jinému zase prokrastinace či nedodržování termínů.
Virtuální setkávání šetří peníze
Petr Kos ze Siemens Enterprise Communications (SEC) představil výsledky průzkumu, který jeho firma nedávno připravila společně s IIK a společností CBRE, která se specializuje na pronajímání kancelářských prostor. Ten ukázal nové trendy v organizaci kanceláře a také dal informaci o tom, jaká je skutečná realita. „Nejlépe se všem asi komunikovalo, komunikuje a bude komunikovat na osobním setkání v kamenné místnosti. Někdy ale prostě není možné se potkat, a pak přicházejí na řadu elektronické komunikační kanály, které nám to umožní jinak,“ řekl Petr Kos.
Výsledky průzkumu ukázaly, že manažeři si uvědomují, že řadu schůzek a jednání lze provést na dálku, bez osobního setkání, že roste podíl setkávání pouze ve virtuální podobě, že firmy více a více šetří díky tomu, že dochází ke sdílení a propojování týmů například formou videokonferencí či hromadných callů a lidé nemusí nikam cestovat.
O práci z domova je zájem
Roste i podíl práce z domova, které by dala přednost naprostá většina zaměstnanců. Manažeři si však uvědomují řadu rizik, která tento způsob spolupráce přináší – například problémy v komunikaci, nízkou účinnost práce, nedostatečnou kontrolu ze strany nadřízených či malou odpovědnost pracovníků.
Právě téma práce na dálku vyvolalo mezi přítomnými čilou diskuzi, protože v mnoha firmách s ní mají svoje zkušenosti. Podle Mileny Beránkové z PriceaterhouseCoopers se někteří manažeři i delší době firemního praktikování home office stále brání, i když k tomu zaměstnavatel lidem poskytuje ideální podmínky. „I tady hodně záleží na věku manažera,“ říká. „Starší manažeři bývají rezistentní a vyžadují, aby jejich týmy byly v kanceláři přítomné, ani po letech s tím nejsou všichni sžití.“
Kamenná kancelář není jen kamrlík se dvěma stoly
Hodně se mluvilo i o tom, jak má vypadat optimální kamenná kancelář, pokud se ve firmě používá. Tady hodně záleží na dispozici budovy – pokud je starší, moderní technologie se zavádějí a používají složitěji; zato nové moderní kancelářské komplexy nabízejí rozmanité možnosti, jak pracovat společně a přitom efektivně. „Kancelář může být rozdělená na různé zóny, část je oddělená, další část, vybavená na příklad telefonními budkami, je určená k telefonování, k práci při vysokém soustředění slouží klidová zóna, kde je naopak telefonování zakázáno,“ přiblížila moderní možnosti Lenka Vašíčková z CBRE.
Jak se ukazuje, to optimální řešení v každé firmě a pro každého jedince přinese sám život a konkrétní situace. Je však evidentní, že digitální komunikační technologie hrají stále větší úlohu a že si musíme prostě zvykat na to, že se s některými kolegy třeba nemusíme vůbec potkat, a přitom s nimi můžeme dlouhodobě kvalitně spolupracovat na společném projektu. Svět se totiž opravdu mění.
Institut Interní Komunikace je nezávislou neziskovou organizací sdružující členy, kteří se interní komunikací profesně zabývají nebo se o ni zajímají. IIK byl založen s cílem vytvoření neformálního diskusního sdružení odborníků z oblasti interní komunikace a příbuzných oborů, profilovat interní komunikaci jako prestižní a důležitou oblast, podporovat sdílení znalostí a zkušeností nejen na národní, ale i mezinárodní úrovni. Aby dosáhl vytyčených cílů, pořádá Institut nejrůznější odborná (konference, workshopy, tréningy a semináře) i neformální setkání (výměna zkušeností a znalostí, setkávání s předními odborníky z oblasti interní komunikace), poskytuje poradenství, připravuje analýzy a publikuje v odborném tisku.