eNeschopenka: žhavé téma automatizace a digitalizace HR

Rozhovor s Petrem Luckým, výkonným ředitelem společnosti DATACENTRUM systems & consulting

Společnost DATACENTRUM systems & consulting, a.s., oslavila letos již 30 let od svého založení. Od začátku svého působení na českém a slovenském trhu se zabývá vývojem, implementací a podporou personálních informačních systémů a také outsourcingem personálních a mzdových služeb. S výkonným ředitelem Petrem Luckým jsme si povídali o současných a budoucích trendech v oblasti personálních informačních systémů a zkušenostech společnosti s implementací docházkových systémů.

Co je v poslední době z pohledu HR systémů nejdiskutovanějším tématem?

Za poslední tři měsíce se jednoznačně nejdiskutovanějším tématem z pohledu HR systémů stala v České republice eNeschopenka, která má vejít v platnost od 1. ledna 2020. Už dnes se k ní však postupně mohou připojovat lékařské systémy a zaměstnavatelé mají možnost sledovat neschopenky v portálu ČSSZ.

V čem eNeschopenka spočívá ?

Projekt zavedení eNeschopenky spočívá v elektronizaci zpracování dočasných pracovních neschopností. Elektronické zpracování přinese zjednodušení v předávání informací mezi nemocnými (pojištěnci v dočasné pracovní neschopnosti), ČSSZ, lékaři a zaměstnavateli. Zásadně se tak zjednoduší tok informací, protože eNeschopenka propojí povinně elektronicky hned tři dotčené subjekty, lékaře, zaměstnavatele a ČSSZ.

Na straně ČSSZ v současné chvíli stále probíhají přípravné práce k startu eNeschopenky. Pro vývojáře mzdových a personálních SW byl na webu ČSSZ zveřejněn popis rozhraní nových notifikačních služeb pro zaměstnavatele včetně služby „Data o pracovní neschopnosti zaměstnanců“, která bude fungovat přes stávající rozhraní pro příjem elektronických podání od zaměstnavatelů (APEP) a bude sloužit pro automatické zpracování dat.

Jaké změny očekáváte v souvislosti s jejím zavedením?

Dle mého se jedná o velmi pozitivní změnu pro všechny strany, která přinese do budoucna výrazné zjednodušení zpracování dočasných pracovních neschopní. Samozřejmě, že se ovšem všichni zúčastnění musí připravit na zvýšenou náročnost zpracování a drobné problémy v první fázi zavádění eNeschopenky, tzn. od 1. 1. 2020.  

Vaše společnost vyvinula nástroje, které umožní dočasné pracovní neschopenky v systému lépe zpracovávat. Jak fungují?

Konkrétně se jedná o možnost komunikace prostřednictvím kanálu APEP s ePortálem ČSSZ, která zákazníkům umožní pohodlné získání informací o dočasných pracovních neschopenkách a jejich průběhu (trvání DPN a jejich ukončení). Následně je samozřejmě možné přenést tyto informace mezi mzdové složky či do docházkových systémů. I eNeschopenka ovšem zapadá do dlouhodobého tématu číslo jedna automatizace a digitalizace HR procesů.

Jakým způsobem podle vás ovlivňuje automatizace a digitalizace činnost personálních oddělení?

Základní úkol všech personálních oddělení zůstává stále stejný, a to sehnat spolupracovníky v požadovaném počtu, a především s potřebnými kvalifikačními předpoklady. Personální oddělení ovšem musí v současné době hledat a dodávat zaměstnance s odlišnými kvalifikačními předpoklady než v minulosti, využívají nebo musí začít využívat při plnění tohoto úkolu jiných personálních procesů a zcela jiné IT nástroje. Dá se očekávat, že do budoucna bude muset dojít ještě výraznějšímu zrychlení všech personálních procesů, k zintenzivnění komunikace s operativními manažery podniků, k digitalizaci veškerých personálních dokumentů, zavedení internetových nástrojů a využívání manažerských informačních systémů i v HR oblasti.

Přepokládám, že nástrojem pro tyto změny je podle vás právě automatizace a digitalizace HR procesů.

Ano, řada personálních činností již ve společnostech je zpracována pomocí workflow a přesných popisů, jak mají zaměstnanci při jejich uplatnění postupovat. Předpokládám jejich rozsáhlý rozvoj s tím, že většina činností bude bezpapírová. Žádosti o schválení absencí a přesčasů, o změnu osobních údajů, změnu bankovního účtu, žádost o potvrzení o příjmech nebo žádosti o různé benefity, vzdělávací akce a jiné již jsou anebo budou řešeny formou zadávání informací pomocí informačních kiosků či mobilních telefonů a stejně tak i informace/data o jejich zdárném vyřešení či nevyřešení.   

Vaše společnost se rovněž zabývá i vývojem docházkových systémů.

Ano, docházkové systémy se staly v posledních letech jedním z důležitých pilířů činnosti naší společnosti. V současné době jsme dokončili vývoj nové generace docházkového systému, který plně podporuje všechny požadavky na moderní docházkové systémy.

Jaké jsou dle vás v současné době požadavky na moderní docházkový systém?

Mezi standardní funkce docházkových systémů patří sledování docházky, výpočet přesčasů, plánování pracovní doby, doby strávené na jednotlivých projektech či pracích, plánování a schvalování absencí, přesčasů a pohotovostí. V současné době se ovšem již za standardní považuje i vzájemná integrace s dalšími moduly personálního informačního systému jako např. automatické propojení se mzdovým a personálním modulem, podrobněji s moduly lékařských prohlídek, vzdělávání, evidence benefitů nebo hodnocení zaměstnanců.

V poslední době se velmi často setkáme s požadavky na plánování směn, možnostmi řízení přístupu do budov či areálů, evidenci návštěv, objednávání stravy či proces služebních cest zaměstnanců. Tyto moduly jsou již rovněž velmi důležitou součástí docházkových systémů. Docházkové systémy v dnešní době plní rovněž úlohu efektivní kontroly činnosti zaměstnanců, jak ze strany přímých nadřízených, tak i ze strany personálních oddělení.

Co si můžu představit pod modulem plánování směn?

Nejedná se o systém plánování směn ve starém pojetí, kdy vedoucí výroby naplánoval směny na jeden týden a jejich rozpis vyvěsil na nástěnku. V modulu pro plánování směn se jedná o systém, do kterého mohou být nejdříve pomocí interface nataženy požadavky na jednotlivé pracoviště a jednotlivé profese a následné vytvoření detailního směnného plánu. Díky těmto funkcím funguje plán směn online a při dodržování definovaných postupů je i vždy aktuální. K plánu směn mají rovněž přístup všichni zaměstnanci společnosti. Modul pro plánování směn samozřejmě odpovídá všem zákonným požadavkům ČR a SR, jelikož pro veškeré zákonné podmínky jsou v systému zabudovány kontroly a systém notifikací při jejich porušení.