Erika Vorlová, GasNet – Aby digitalizace proběhla úspěšně, musíme s lidmi mluvit, pak jde všechno

Rozhovor s Erikou Vorlovou, Chief Services Officer společnosti GasNet, s.r.o. – provozovatele největší plynárenské distribuční soustavy v Česku. Rozhovor vedl Tomáš Pospíchal, ředitel projektů a spolumajitel IVITERA a.s.,

Jak efektivně digitalizovat HR procesy, o funkci a přínosech digitálních ambasadorů a jak se dotkla pandemie interní komunikace? Tato a další zajímavá témata si můžete přečíst v rozhovoru, který se odehrál v rámci konference HR Know How 2021 - HR v novém normálu, kterou pořádala společnost People Management Forum.

Erika Vorlová a Tomáš Pospíchal

Řada firem začala digitalizovat své procesy až v době pandemie, byli jste na tom v GasNet obdobně?

My jsme byli připravení. Nebyli jsme "trubky", což byl název mé prezentace na konferenci. S digitalizací jsme začali dávno před pandemií, byli jsme v mnoha věcech nachystaní a zachránilo nám to život.

Nejde jen o elektronické podpisy, připraveni jsme byli i v "Operations" u kolegů v terénu, kteří už od roku 2014 pracují s tablety, jsou zvyklí mít všechny informace elektronicky. Byli jsme díky tomu schopni se o distribuční soustavu dál dobře starat, i když jsme také museli zrychlit a změnit některé návyky a určité chování. V době covidu jsme se potýkali s oddělováním od společnosti innogy.

Zmiňovala jste projekt, který jste v tomto ohledu realizovali - Digitální ambasadoři - můžete o tom říci víc?

Jsou to nadšenci ve firmě, kteří jsou digitálně zdatní, baví je technologie, baví je appky a hlavně je baví se o svoje know-how dělit s ostatními kolegy. Máme asi 30 ambasadorů po celé republice. Jsou to lidi, kteří ambasadorství dělají nad rámec svých pracovních povinností bez finančního ohodnocení, dostávají navíc třeba různé vzdělávací kurzy. Zjistili jsme totiž, že jde o skupinu lidí, do kterých rádi zainventujeme, protože oni po tom šíří informace dál, funguje to dobře, kolegové jim věří, nestydí se jim na cokoli zeptat.

Přináší ambasadoři firmě něco jiného mimo konkrétního digitálního vzdělání?

Je to intenzivnější, protože ambasador je schopen se svému kolegovi věnovat individuálně, kdybychom chtěli zvát trenéry nebo konzultanty, tak se nedoplatíme. Někdy je navíc trochu těžké se přiznat k tomu, že něco neznáte, nechápete, kdežto když toho kolegu znáte, tak se ho zeptáte, on vás zasvětí a dá vám spoustu dalších informací. Během covidu jsme ze zde na den začali pracovat v MS Teams a to právě díky ambasadorům, protože nebyl čas na nějaké proškolování.

Podívejte se na celý rozhovor Tomáše Pospíchala s Erikou Vorlovou

Jak se pandemie dotkla interní komunikace?

Interní komunikaci jsme také museli digitalizovat. Byl velký oříšek přijít na to, jak se lidi mají, jak se cítí. Manažeři byli samozřejmě se svými lidmi v kontaktu, ale osobně se potkat nemohli. Dobře nám pomohl digitální chatbot Arnold. V pravidelných cyklech, zhruba jednou za 14 dní, jsme začali posílat otázky do telefonu. Ze začátku covidu to bylo hodně témat, která jsme museli řešit.

Zajímalo nás, zda chápou opatření, která zavádíme, jestli mají vše pro výkon práce, dostatek ochranných pomůcek, ptali jsme se na věci týkající se digitalizace i bezpečnosti práce. Mohu tento feedback jedině doporučit, zasíláme zhruba 5 otázek, víc nemá smysl, rychle získáme odezvu, zda jdeme dobrým směrem, popřípadě co se má změnit, vylepšit.

Na čem v oblasti HR pracujete, čekají vás nějaké výzvy?

V sekci lidských zdrojů je to implementace SuccessFactors, ustupujeme od našeho HR systému na míru a jdeme do standardizovaného řešení. Je to výzva, musíme tomu přizpůsobit procesy, musíme je zjednodušit, ale je to jediná cesta do budoucnosti.

V byznysu implementujeme ERP systém, který je postavený na cloudu, na krabicovém řešení a to není nikdy jednoduché. Lidé mají rádi, když se jim IT přizpůsobuje a ne obráceně. Ale už jsme přišli na to, že je to cesta do pekel. Pokud se chcete rychle posouvat a rychle reagovat na změny, tak není prostor na IT řešení na míru, tam se dostáváte do několika pastí navzájem.

Aby digitalizace nejen HR procesů proběhla úspěšně, musíme lidem dobře vysvětlit, proč to děláme, pak jde všechno.