Digitální pomocník přímo v balíčku Microsoft 365
Nástroj Power Automate představuje cloudovou službu, kterou má většina firem k dispozici, aniž by o tom vůbec věděla. Je totiž součástí standardních licencí Microsoft 365. „Je to online pomocník, který vám usnadní rutinní a opakující se úkoly, a navíc eliminuje chyby,“ vysvětluje Jaromír Světlík. Podle něj dokáže systém již v základní podobě zrychlit a usnadnit práci napříč aplikacemi o mnoho hodin.
Jako typický příklad z praxe uvádí elektronické schvalování pracovních cest nebo dovolených: „Na intranet se dá odkaz, po kliknutí se vyplní údaje a po odeslání následuje elektronický proces schvalování. Požadavek dorazí například ke dvěma nebo třem lidem – nadřízenému, finančnímu řediteli a generálnímu řediteli. Vše probíhá tak, že se data zapíšou do speciální tabulky, odešle se e-mailová notifikace a schvalovatel v mailu klikne, zda požadavek schvaluje, nebo zamítá.“
Žádné programování, ale skládačka pro proškolené lidi
Ačkoliv procesy mohou navenek působit sofistikovaně, pro koncové uživatele je ovládání triviální. Bariéra vstupu pro tvůrce těchto automatických toků (tzv. flows) navíc nevyžaduje programátorské vzdělání. Samotná technologie však není samospásná. „Jestliže procesy nefungují bez automatizace, samotná automatizace je nezachrání. Lidé ve firmě si musí nejdříve ujasnit, jak chtějí věci řešit a co přesně od toho očekávají,“ upozorňuje Světlík.
„Tohle je záležitost, kterou dokáže obsluhovat kdokoliv, kdo se to naučí. Přirovnal bych to ke stavebnici. Musíte sice rozumět tomu, jak funguje, ale není to programování jako takové. V základu jde o sestavení takzvaného flow, tedy toku, který rozhoduje o tom, co se v daném okamžiku stane,“ uvádí Jaromír Světlík.
Ačkoliv platforma nabízí předpřipravené šablony, doporučuje se upravovat procesy na míru konkrétní firmě, jelikož každý provoz vyžaduje drobné nuance. Výsledky se přitom dostavují v řádu prvních týdnů.
Využití v HR a role umělé inteligence
V oblasti lidských zdrojů nachází Power Automate uplatnění například při onboardingu nových zaměstnanců. Místo ručního obepisování jednotlivých oddělení stačí zadat jméno a pozici nováčka. Systém následně paralelně rozešle pokyny: IT oddělení připraví účty a techniku, správa budov nachystá přístupové karty. Pokud se v procesech objevují výjimky a kreativní rozhodování, přicházejí na řadu AI agenti integrovaní přímo v Power Automate.
„AI agenti se nerozhodují jen na základě jednoduchých podmínek, ale dokážou situaci vyhodnotit a navrhnout řešení. Tím se otevírají úplně nové dveře,“ popisuje Světlík. Z hlediska bezpečnosti a GDPR zdůrazňuje, že se vše odehrává v rámci uzavřeného firemního prostředí (tenantu) společnosti Microsoft, která garantuje uchovávání dat na území Evropské unie.
Přínosy pro školství a praktické kurzy
Jaromír Světlík, který dříve působil jako učitel, vidí velký potenciál technologií také ve vzdělávání. Zákazy umělé inteligence ve školách považuje za chybu a přirovnává je k odmítání internetu před čtvrtstoletím. Sám AI využíval například pro generování matoucích nesprávných odpovědí při tvorbě testů, což učitelům šetří čas.
„Studentům vždy říkám: AI zvládne základy programování skvěle, ale vy se ty základy musíte naučit sami, abyste dokázali logicky myslet. Je to jako ve fitness centru – když vám budou kamarádi pomáhat zvedat činku, sice vzepřete velkou váhu, ale sami svaly mít nebudete,“ uzavírá.
Tento článek přináší zkrácený přepis rozhovoru z našeho podcastu, který byl vytvořen s využitím automatizované technologie pro přepis řeči. Celý rozhovor si můžete také poslechnout na HR News nebo na Spotify.
Tomáš Pospíchal (HR News): Dnes natáčíme v prostorách společnosti ICT Pro. Mým dnešním hostem je Jaromír Světlík, lektor, který se věnuje oblasti Power Automate. Dobrý den, pane Světlíku.
Jaromír Světlík (ICT Pro): Dobrý den.
Dnes se budeme věnovat automatizaci a zjednodušení práce s daty. Než se ale do tohoto tématu pustíme, zkuste našim posluchačům říct něco více o sobě.
Věnuji se oblasti digitálních technologií a automatizace. Dnes je to navíc v kombinaci s umělou inteligencí, která tomu velmi pomáhá. Snažím se zkrátka pomáhat firmám i jednotlivcům, aby byla jejich práce efektivnější.
Můžu se ještě zeptat na váš profesní background?
V oboru pracuji asi 18 let a začínal jsem ve školství jako učitel. Posledních pět let už jsem ale měl pouze částečný úvazek. Působím také jako krajský ICT metodik ve Zlínském kraji, kde pomáhám vedení škol s digitalizací. Našel jsem smysl v předávání zkušeností, které neustále získávám a rozšiřuji, a proto jsem se rozhodl školit i dospělé.
Jak byste představil nástroj Power Automate?
Je to online pomocník, který vám usnadní rutinní a opakující se úkoly, a navíc eliminuje chyby. Jde o cloudovou službu, kterou najdete v balíčku Microsoft 365. Je dostupná už v základní licenci, případně existují prémiové doplňky. Už v této základní podobě vám ale dokáže napříč celým balíkem Microsoft 365 zrychlit a usnadnit práci o mnoho hodin.
Můžete uvést konkrétní příklady, které s vašimi partnery nejčastěji řešíte a co lze tímto způsobem zefektivnit?
Jako první mě napadá například schvalování pracovních cest, aby se nemuselo obíhat kolečko lidí ve firmě. Na intranet se dá odkaz, po kliknutí se vyplní údaje a po odeslání následuje elektronický proces schvalování. Požadavek dorazí například ke dvěma nebo třem lidem – nadřízenému, finančnímu řediteli a generálnímu řediteli. Vše probíhá tak, že se data zapíšou do speciální tabulky, odešle se e-mailová notifikace a schvalovatel v mailu klikne, zda požadavek schvaluje, nebo zamítá. Podle toho pak žadatel dostane odpověď.
Podobné funkcionality mají například personální systémy a pro někoho to může působit poměrně sofistikovaně. Jaké jsou bariéry vstupu nebo vstupní požadavky pro lidi, kteří budou s tímto systémem pracovat?
Pro koncové uživatele to bude velmi jednoduché. Věci budou nachystané, uživatelé jen přijdou na konkrétní místo, něco otevřou, vyplní nebo odkliknou. Než se tak stane, je samozřejmě potřeba někdo, kdo se v tom vyzná a proces připraví. A nemusí to být vůbec ajťák.
Tohle je záležitost, kterou dokáže obsluhovat kdokoliv, kdo se to naučí. Přirovnal bych to ke stavebnici. Musíte sice rozumět tomu, jak funguje, ale není to programování jako takové. V základu jde o sestavení takzvaného flow, tedy toku, který rozhoduje o tom, co se v daném okamžiku stane. Chce to mít proškoleného člověka, který tomu rozumí, ideálně na začátku s někým konzultuje první toky a pak už je schopen systém obsluhovat sám. Musí se o to ale starat a vylepšovat to podle odezvy ve firmě.
Zmiňoval jste flow, zjednodušeně to chápu jako nějaký scénář toho toku. Existují nějaké flows, které jsou předpřipravené?
Ano, v nástroji jsou přímo šablony, které se dají využít. Je ale důležité si je projít a poupravit. Z mé zkušenosti dělám většinu věcí na míru. Procesy sice vypadají stejně, ale v blocích je potřeba přenastavit drobné nuance. Je to opravdu spíš o klikání – musíte vědět, jaký blok použít, v jakém pořadí a s jakou aplikací ho propojit. Občas narazíte na různé pasti, kdy musíte jít do jiného prostředí, ale je to o zvyku. Jakmile pochopíte posloupnost myšlenek, je to intuitivní. Nejtěžší je jen začátek, než se zorientujete.
Pro koho je podle vaší zkušenosti tato automatizace vhodná? Kde začíná hranice, například z pohledu velikosti firmy, kdy už má smysl o ní uvažovat?
Podle mě žádná hranice neexistuje. Může to být malá firma, živnostník i velká korporace. Jde spíše o to sednout si s lidmi, probrat, co řeší, a najít rutinní věci, které jim berou čas. Příkladem může být klasická IT podpora nebo údržba ve firmě. Přes jednoduchý nástroj zadáte požadavek, že je potřeba opravit okno nebo vyměnit monitor. Lidem, kteří se o to starají, přijde notifikace do mailu nebo do Teams. Ve chvíli, kdy problém vyřeší, to zaznačí v systému a Power Automate na pozadí automaticky odešle upozornění zadavateli, že je hotovo. Nemusíte nic vypisovat ručně.
Určitě existuje mnoho úkolů, které lze zautomatizovat. Vy to víte, protože v tom pracujete. Co je ale spouštěčem u vašich klientů, které by často ani nenapadlo, že to vůbec jde?
Představte si třeba placení faktur, kdy musíte dokument fyzicky někomu donést a někdo pak ručně zadává příkazy do banky. Přitom se to dá vyřešit tak, že fakturu nahrajete do systému a jedním kliknutím spustíte celý schvalovací a fakturační proces. Spouštěčem je moment, kdy zjistíte, že nějaká opakovaná činnost trvá moc dlouho. Pokud chcete ušetřit čas, je na místě začít přemýšlet o technologiích.
Pokud se ale jedná o procesy, které ve firmách nefungují ideálně, nemůže automatizace vést k tomu, že se ten špatný proces jen „zabetonuje“?
Přesně tak. Jestliže procesy nefungují bez automatizace, samotná automatizace je nezachrání. Lidé ve firmě si musí nejdříve ujasnit, jak chtějí věci řešit a co přesně od toho očekávají. Špatně nastavené procesy automatizace nevyřeší.
Jsme v podcastu HR News a řada našich posluchačů jsou HR profesionálové. Jak může tento nástroj pomoci v jejich oddělení?
Klasickým příkladem je onboarding. Když nastoupí nový zaměstnanec, je potřeba udělat spoustu úkonů. Místo odškrtávání bodů na papíře formátu A4 stačí elektronicky zadat jméno a pozici nováčka a spustit proces. IT oddělení automaticky dostane pokyn k přípravě účtů a počítače, další oddělení připraví přístupové karty a podobně. Nemusíte psát deseti lidem ručně, stačí data vyplnit jednou a procesy běží paralelně. To práci výrazně zrychlí.
Co když je v procesu příliš mnoho výjimek? Nemůže se celý systém sesypat?
Pokud je výjimek moc, je otázkou, zda to vůbec má smysl automatizovat. Automatizace je především o rutinách a opakujících se činnostech. Pokud se ale objevuje prvek odlišnosti nebo kreativity, dá se dnes pracovat s umělou inteligencí. Power Automate obsahuje takzvané AI agenty, kteří se nerozhodují jen na základě jednoduchých podmínek, ale dokážou situaci vyhodnotit a navrhnout řešení. Tím se otevírají úplně nové dveře.
Když ale manažeři slyší slovo AI agent, automaticky jim naskakuje otázka bezpečnosti. Jak je to se security?
To je pravda. I při školeních o AI vždy říkám, že je nutné přemýšlet nad tím, jak nástroje používáme a jaká data do nich vkládáme. V tomto případě jsou ale Power Automate a AI agenti součástí uzavřeného firemního ekosystému Microsoftu. Pokud využíváte Microsoft 365, máte svůj firemní tenant, což je bezpečné prostředí. Microsoft navíc garantuje uchovávání dat na území Evropské unie, takže systém plně splňuje podmínky GDPR.
Můžete uvést příklad typických nákladů u takových projektů, například v HR? Co mají lidé ve firmách čekat, a to nejen za licence, ale i za lidi, kteří je procesem provedou?
Co se týká nákladů, firmy často ani netuší, že základní licenci Power Automate už mají k dispozici v rámci svého balíčku Microsoft 365 vedle Outlooku nebo Teams. Existují sice pokročilejší placené moduly pro specifické operace, ale v základu je hned nepotřebujete. Prvním krokem je uvědomit si, že ten nástroj máte. Pak už jen stačí vybrat vhodného člověka, poslat ho na školení, kde se vše naučí, a on bude schopen automatizaci ve firmě nasadit.
Když budu v roli finančního ředitele nebo majitele firmy a rozhodnu se pro automatizaci, kdy mohu očekávat první reálné výsledky a zefektivnění práce?
Uvidíte to velmi rychle, řádově v prvních týdnech. Najednou zjistíte, že lidé, kteří trávili hodiny rutinní prací, mají hotovo a ulevilo se jim. Určitě nemusíte čekat měsíce nebo půl roku.
Jaké metriky a cíle si vaši klienti nejčastěji stanovují? Máte konkrétní příklad?
Úplně jednoduše: pokud činnost dříve zabrala pracovníkovi 10 hodin týdně a teď je to nula, úspěch je okamžitě měřitelný. Ušetřený čas pak lidé mohou věnovat důležitějším věcem. Mám například klienta, který kontroluje provozy a natáčí z nich videa. Dříve musel video pouštět, ručně přepisovat komentáře a dělat si dokumentaci, což trvalo hodiny. Díky automatizaci video nahraje na cloud a systém sám vypreparuje audio, přepíše ho do textu a přes AI vytvoří shrnutí s klíčovými body. Celé to trvá pár minut a on má hned vedle videa hotový textový soubor.
K čemu se konkrétně tento případ váže a co je výstupem?
Týká se to gastronomických provozů a kontroly hygieny. Výstupem je přehled nedostatků a potřeb, které musí klient vydefinovat ve speciálním dokumentu a předat provozovateli.
Má smysl uvažovat o složení týmu, který automatizaci připravuje? Měl by to být rozsáhlejší tým, kde jste vy, lidé z IT a vlastník procesu?
IT oddělení na to většinou nebude mít čas a upřímně to ani není vyloženě jejich záležitost. Zvládne to kdokoliv proškolený, koho to zajímá. Na začátku by u toho ale rozhodně mělo být vedení firmy, aby se domluvila jasná pravidla a očekávání. Management by to měl brát vážně, protože to ušetří nejen čas, ale hlavně peníze.
Vrátím se ještě k ochraně dat. Kde se dělají chyby a jak zajistit, aby data neutíkala, kam nemají?
Říká se, že cloudové nástroje jsou bezpečné z 97 % a zbylá procenta představují chybu mezi klávesnicí a židlí. Často se setkávám s tím, že lidé mají hesla nalepená na monitoru. Navíc v době AI je prolomení jednoduchých hesel snazší, takže je naprostým základem mít nastavené dvoufázové ověření, například potvrzením v telefonu. Pokud lidé dodržují firemní bezpečnostní předpisy, je cloud od renomované firmy jednou z nejbezpečnějších variant, jakou můžete zvolit.
Když lidé s AI začínají a nedostanou hned dokonalý výsledek, protože nedají správné zadání, bývají zklamaní. Stává se to i ve vaší praxi?
Stává a je to hodně o trpělivosti. Zde se budou otevírat pomyslné nůžky. Kdo bude trpělivý a naučí se s AI pracovat, získá obrovský náskok. Lidé často povrchně vyzkouší nějaký nástroj, čekají od něj kompletní spásné řešení, a když udělá chybu, zavrhnou ho. Síla je ale v kombinaci automatizace a AI. Automatizace dokáže přesně a efektivně vytahat z dokumentu konkrétní strukturovaná data (jména, příjmení atd.), zatímco AI vám pomůže například s analýzou nebo shrnutím. AI nám ukáže správný směr, ale nečekejme od ní, že vyřeší všechno za nás. To není jejím cílem.
Část vašeho backgroundu je ve školství. Jak ze své pozice experta vidíte využitelnost těchto systémových změn právě ve vzdělávání?
To je těžká otázka. Setkal jsem se i s přístupem, kdy škola AI jednoduše zakázala. To je jako zakázat před 25 lety internet – nic to nevyřeší. Naopak, technologii musíme okamžitě začít využívat a učit se s ní pracovat správně. Studentům vždy říkám: AI zvládne základy programování skvěle, ale vy se ty základy musíte naučit sami, abyste dokázali logicky myslet. Je to jako ve fitness centru – když vám budou kamarádi pomáhat zvedat činku, sice vzepřete velkou váhu, ale sami svaly mít nebudete. Berte AI jako juniorního asistenta, který je k dispozici 24/7, ale nenechte se jím vést za ruku.
Když zůstaneme u školství, jaké jsou příklady dobré praxe v oblasti automatizace nebo AI, které znáte?
V automatizaci se přes Power Automate v kombinaci se SharePointem nebo Teams řeší například schvalování vnitřních vyhlášek. Dokument se vloží do úložiště, pedagogům se rozešle upozornění a jejich potvrzení se propíše do tabulky pro vedení. Pokud někdo zapomene, systém mu další den automaticky pošle urgenci. Podobně funguje kniha závad, žádosti o dovolenou, organizace školních výletů nebo ztráty a nálezy. Co se týče AI, učitelé se od pandemie v technologiích velmi posunuli a řada z nich pochopila, že AI je přínos. Sám jsem ji využíval při tvorbě testů – vytvořil jsem otázky a správné odpovědi, a AI mi pomohla vymyslet ty matoucí nesprávné varianty. Pomáhá to šetřit čas, ale nejdůležitější je pořád vést lidi ke kritickému myšlení.
Vrátím se k vašim kurzům pro ICT Pro. Jak jsou strukturované?
Aktuálně nabízíme tři kurzy. První je zaměřený na cloudovou platformu, o které jsme mluvili. Druhý se věnuje desktopové verzi, která umožňuje lokální zpracování dat v počítači, například vytahování údajů z PDF dokumentů do Wordu. Nově jsme zařadili také kurz zaměřený na Power Automate s využitím AI, kde se účastníci naučí automatizovat opakující se administrativní procesy v prostředí Microsoft 365, propojovat aplikace a využívat prvky umělé inteligence pro zpracování dokumentů a rozhodování v pracovních postupech.
Všechny kurzy jsou dvoudenní a hodně stavím na praktických příkladech. Mluvit o tom nestačí, člověk si to musí sám naklikat a vyzkoušet. Já už jsem ty chyby udělal za ně, takže účastníkům ukazuji rovnou tu správnou cestu a pomáhám jim vyhnout se skrytým pastem.
Pro koho jsou tyto programy primárně určené?
Pro každého, kdo se chce naučit něco nového a řešit firemní procesy digitálně namísto papíru. Nemusí to být IT specialisté, stačí, když se nebojí technické výzvy a mají základní povědomí o cloudových službách, ideálně Microsoft 365. Na kurzech dokážu pokrýt potřeby různorodé skupiny a každému pomáhám individuálně podle jeho tempa. Každý, kdo chce, se to dokáže naučit.
Vzpomínáte si na některý projekt, u kterého jste se opravdu zapotil?
Než jsem se v Power Automate začal pohybovat plynule, zasekl jsem se u jednoho složitějšího schvalování dokumentů. Dva dny jsem s tím nemohl pohnout. Třetí den jsem přišel, dal si kávu a měl jsem to za 10 minut hotové. Byla to ale ta nejlepší škola. Kurz vás má namotivovat a provést úvodem, ale to pravé zdokonalování přichází až ve chvíli, kdy sami překonáte reálné překážky.
Moje poslední otázka bude na vaši profesní budoucnost. Vidíte v technologiích, se kterými pracujete, směr, kterému se chcete primárně věnovat?
Určitě. Těch směrů mám hodně a chci je zúžit, abych se stal opravdovým specialistou. Mojí volbou je automatizace v kombinaci s umělou inteligencí v rámci cloudových služeb Microsoft 365. S tím úzce souvisí i kybernetická bezpečnost, což je nekonečné a čím dál důležitější téma.