Produktivita v organizaci – co může udělat každý sám a co je potřeba dělat společně?

Lumír Šarman, FranklinCovey

Nedávno se můj kolega Ondřej Komanec na těchto stránkách zabýval produktivitou takzvaného znalostního pracovníka (knowledge worker). Připomeňme si, v jakém prostředí takový člověk žije: je zaplaven informacemi, podstatou jeho práce je rozhodování a úkoly, které řeší, vyžadují často komplexní pohled. Mnoho lidí také trpí frustrací, že jim při vší náročnosti života nezůstává čas na to opravdu podstatné. Ondřej vám ve svém textu nabídl základní tipy, jak si v dnešním světě získat a udržet pocit, že náš život skutečně za něco stojí. Já se pokusím odpovědět na otázku „Jak dál, od jednotlivce k organizaci?“

Když se podíváme na organizaci, a je jedno na jak velkou, uvidíme různě složitou strukturu poskládanou z jednotlivců. To, jakým způsobem tito lidé komunikují a spolupracují, vytváří firemní kulturu. Zkuste si představit, že firemní kultura je jako půda, do které farmář sází semena, v očekávání dobré úrody. Když je půda v pořádku, je šance, že úroda splní farmářovo očekávání (farmář neovlivní externí vlivy) a naopak. Každý dobrý farmář věnuje přípravě půdy nesrovnatelně více času než sklízení úrody. Dělají to dnešní organizace stejně se svou půdou - firemní kulturou?

Co je možné udělat pro zlepšení firemní kultury tak, aby podporovala produktivní jednotlivce? Aby se energie těch nejlepších lidí neztrácela, ale kumulovala? Násobila? Přenášela na ostatní? Tím klíčovým nástrojem je podle mě komunikace vystihující důležitost každé činnosti.

Zavedení takového společného jazyka není složité na pochopení. Nejdříve je potřeba sjednotit pohled na čas, respektive na návratnost času, který vkládáme do různých činností. Jako jednotlivci nebo jako týmy či organizace. Pravděpodobně už jste slyšeli o Matici času (Time Matrix). Ta rozděluje všechny záležitosti našich životů do čtyř kvadrantů podle jejich důležitosti a naléhavosti, viz obrázek.

Matice času

Každý kvadrant nám nabízí rozdílnou návratnost naší (časové) investice. V prvním kvadrantu, kde řešíme převážně krize a neodkladné důležité záležitosti, je poměr 1:1, takže výsledek většinou odpovídá investované energii (času). Ve třetím kvadrantu už výnos klesá na 1:0,3, protože hodně času ztratíme banalitami.  Čtvrtý kvadrant nám přinese čistou ztrátu. Jedině v druhém kvadrantu to vychází výrazně lépe, tedy třeba 1:3, 1:10 nebo dokonce 1:1000. Bohužel se do druhého kvadrantu nikdo nedostane sám od sebe. Jedině vědomé pojmenování věcí, na kterých nám nejvíce záleží, nám může dát dostatek energie, abychom se strategickým záležitostem věnovali.  

Prakticky: matici by měl mít „v hlavě“ každý člověk v organizaci a pomocí ní plánovat a vyhodnocovat svůj čas. Stačí na to jednoduchý náčrtek na papíře, ale existují samozřejmě i podstatně sofistikovanější nástroje. Skupinovou matici by si pak měl pravidelně skládat dohromady – pod dohledem svého lídra - každý tým. Nakreslit matici při poradě a zařadit jednotlivé záležitosti týmu do příslušných kvadrantů, pomáhá k rychlému sladění. Navíc se ve stejné chvíli objeví i kandidáti „na odstřel“, tedy zbytečné úkoly a schůzky, které brání realizaci klíčových aktivit, a které je po takovém odhalení snadnější odmítat. Organizační matice je výsledkem těch týmových.

Správně by to mělo fungovat takto: shora se odvozují – kaskádují cíle na nižší a nižší úrovně firmy. Zespodu pak přichází zpětná vazba o nutnosti zbavit se některých aktivit, které ke každé organizaci patří (často je shrnujeme pod pojem byrokracie), ale které zpomalují posun společnosti kupředu a otravují lidi v ní.

Pokud si členové organizace budou schopni poskytovat dostatečně otevřenou zpětnou vazbu při plánování, zadávání, předávání a delegování úkolů a pokud budou to samé schopni dělat se schůzkami, je pravděpodobné, že zanedlouho začne společný jazyk podtrhující důležitost pomáhat organizaci eliminovat zbytečné informace, projekty a iniciativy. Výsledkem bude více času na kvadrant 2, tedy to skutečně důležité.

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Zaujal Vás tento článek? Objednejte si služby tohoto dodavatele na EduCity.cz a jako členové Klubu EduCity můžete získat něco navíc.

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace