HR News Management News Sales News HRtv Management tv Katalog profesionálů Rekvalifikuj.cz Meetings

Řízení projektů - osoby a obsazení

Ing. Jana Češpivová, lektorka, facilitátorka

Každý projekt má svého Projektového manažera a ten je odpovědný za vše od A až do Z – od kvality díla, přes projektové řízení a komunikaci, často návrhy smluv a dojednání veškerých souvisejících podmínek, nákup subdodávek, vedení týmu a nezřídka také za hromady dokumentace, které by měl dělat spíše technik. Co však bývá úskalím, je nedostatek kompetencí, které by PM umožnily tuto odpovědnost skutečně převzít a naplnit.

Představte si konkrétní situaci: jste projektový manažer, či manažerka a máte za úkol odřídit rozsáhlý projekt. Proto, abyste mohli úspěšně zahájit, je třeba udělat důkladnou přípravu jako např. sestavit tým, připravit projektový plán a obchodní případ, zajistit nákup nezbytných komodit různého typu včetně souvisejících smluvních podkladů. Následné vyjednávání smluvních podmínek s partnery je samozřejmostí. V případě smluv jste odpovědný za jejich obsah, v případě nákupu za veškeré podklady pro jeho zajištění. A to vše v čase, který na projektech neúprosně běží.

Nebývá zvykem, aby součástí projektového týmu byl odborník na právo, či nákupní procesy, případně aby Projektový manažer mohl napřímo oslovit např. zástupce uživatelů, které nutně potřebuje pro určitou část projektu. Zde velmi často nastává první střet. Liniové útvary vám zcela jistě součinnost poskytnou – o tom není diskuse, ovšem ne právě v okamžiku kdy potřebujete vy. Pokud máte součinnost naplánovanou pár týdnu, nebo ideálně měsíců dopředu, pravděpodobně ke spolupráci v daném čase dojde. Ale co se stane, pokud v rámci projektu přijde nečekaná událost, která musí být řešena ideálně hned? Všechny liniové útvary mají své termíny, své úkoly a ty jsou velmi zcela odlišné od vašeho projektu a jen tak vám prioritu nedají. Jako projektový manažer jste v pasti, pakliže nemáte patřičné kompetence, což většinou nemáte, nebo nemáte nad sebou instituci, která se nazývá projektový, případně řídící výbor a tyto situace ze svého principu řeší.

Pojem Projektový výbor není většině Projektových manažerů neznámý. Ovšem praxe bývá velmi odlišná a pokaždé, když na svých kurzech vysvětlím, co Projektový výbor vše má na projektech konat, účastníci bývají překvapeni. Pojďme se podívat, jaké návody poskytují metodické rámce, konkrétně jeden z nich a to metodika PRINCE2®.

Jedním ze základních principů je definovaná organizační struktura projektu, včetně popsaných rolí a odpovědností. PRINCE2® nabízí tří úrovňovou organizační strukturu projektu, v rámci které mají všechny role zcela jasně definované odpovědnosti a místo. Současně je jasně stanoveno, které role lze a které nelze vzájemně sdílet.

Třístupňová organizační struktura je reprezentována úrovní nejvyšší, kterou je Projektový výbor, následuje Projektový manažer a nejnižší úroveň zastává Týmový manažer.

Projektový výbor obdrží od vedení společnosti či programu odpovědnost za celý projekt. Jinými slovy rozhoduje na nejvyšší úrovni a reportuje právě vedení společnosti či programu. V projektovém výboru vždy najdeme tyto tři role s následujícími odpovědnostmi:

  • Sponzor - finance a obchodní případ,

  • Hlavní uživatel – požadavky na výstup projektu a definice akceptačních kritérií,

  • Hlavní dodavatel - kompletní dodávka.

Tyto role, díky svým pravomocím, mohou výrazně pomoci Projektovému manažerovi právě v případech, kdy je třeba např. rozhodnout o vyeskalovaných otázkách spojených ať s výstupem projektu, či rozpočtem, nebo výše zmiňovanými prioritami v rámci součinnosti s liniovými útvary. Projektový výbor rovněž rozhoduje o přechodu z jedné etapy do druhé, či o předčasném zastavení projektu. Nesmíme zapomenout také na změnové požadavky – zde může Projektový výbor rozhodování delegovat bud na Změnovou komisi, případně na Projektového manažera, vždy ovšem včetně přesného ohraničení možností rozhodování.

Díky této nejvyšší roli v projektové organizaci může pak Projektový manažer úspěšně projít úskalími projektu, neboť má v zádech účinnou spolupráci a nehrozí mu ztráta motivace z kombinace odpovědnosti a nemožnosti této odpovědnosti dostát.

Nejnižší úrovní v řídícím týmu projektu je pak Týmový manažer. Týmového manažera Projektový manažer jmenuje, pokud je projekt velmi rozsáhlý a tým početný. Případně jsme v situaci, kdy určitou část dodávky zajišťuje externí Dodavatel. Věděli jste, že Projektový manažer externího Dodavatele je v rámci vaší organizační struktury právě Týmovým manažerem? Důvodem je základní předpoklad úspěchu projektu a to existence právě jednoho Projektového manažera, jež zastupuje zájmy Sponzora a Hlavního uživatele – čili zákazníka.

Další zajímavou rolí je pak Projektový dohled. Na různých projektech se můžete setkat s různými poradci - občas to vypadá, že tam jen tak jsou, ale jejich role je celkem důležitá: jsou součástí Projektového výboru a měli by především být v roli poradců, v roli, která usnadňuje komunikaci mezi projektovým manažerem a projektovým výborem, a která zajišťuje informace jako např., zda existují platné standardy v oblasti rizik a kvality v rámci organizace apod. V neposlední řadě dohlíží na kvalitu v rámci projektu.

Poslední rolí, kterou nezřídka plní projektový manažer, je Projektová podpora. Projektová podpora bývá velmi často zaměňována za „asistentku“ projektu. Všichni mají tendenci s touto rolí takto nakládat – zařiď, napiš, přepiš, vyplň. Tato představa je ovšem mylná. Je úlohou projektového manažera správně nastavit tuto roli tak, aby znala pravidla projektového řízení a mohla mu být efektivní pomocí. Úloha této role má totiž mnohem širší rozměr: udržuje například Registr kvality, zajišťuje správnost a úplnost projektové dokumentace, udržuje archivaci, připravuje podklady pro ekonomické ukazatele projektu apod.

Zdá se to celé velmi jasné. Aby výše velmi stručně představená organizační struktura projektu mohla ovšem v rámci projektu efektivně fungovat, je třeba se vrátit na začátek a to k roli Projektového manažera, jehož úkolem je tuto strukturu v rámci nastavení projektu velmi jasně popsat a definovat jednotlivé role, včetně požadovaných součinností, tak aby Projektový výbor navrženou organizační strukturu mohl schválit a tímto se mimo jiné zavázat k plnění své role.

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Předchozí články v sérii:

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace