Jak vybudovat dokonalý tandem šéf a asistentka

Nástup nové asistentky je událost. Očekávání jsou velká a šéf je zvědav, co všechno asistentka předvede ve své zkušební době. Řekněme si to totiž na rovinu. Ze životopisu a ze dvou/tří pohovorů toho člověk tolik nepozná.

Co udělat proto, abyste byli se svou asistentkou skvělý tandem?

Promyslete si, proč asistentku chcete a co vše bude místo vás dělat, buďte konkrétní! Jsou činnosti, kde jste jako šéf nenahraditelný, a naopak jsou činnosti, které opravdu nemusíte dělat vy. Tyto činnosti si sepisujte klidně měsíc, protože na začátku měsíce děláte jiné činnosti než na konci.

1. Vyjasněte svá očekávání ihned

Na první schůzku s asistentkou skutečně není třeba čekat, udělejte ji co nejdříve po nástupu.

Efektivně si vyjasnit očekávání je vždy dvoustranný proces. Co byste měl znát je, jak vnímá smysl své práce asistentka sama. Jak její role zapadá do jejího života, a jak to dokáže propojit s vizemi vaší společnosti.

Řekněte si nahlas, kdy v kanceláři stoprocentně jste a kdy ji tam nejvíce potřebujete. Kdy musí být na telefonu. Určete si hranice, a to samozřejmě vzájemně. Nezapomínejte vyjasnit, jak pracovat s termíny dokončení úkolů, odpovídání na emaily, včetně toho, do kdy se odpovídá, i kdyby to byla jen věta, že email přečetla a bude se mu věnovat.

2. Mějte pravidelné schůzky

Scházejte se se svojí asistentkou pravidelně. Úplně nejlépe na začátku týdne, abyste si řekli priority na nový týden a na konci týdne, abyste si týden uzavřeli. Vaše asistentka totiž potřebuje nasměrovat tak, aby se s vámi mohla synchronizovat. Vy víte nejlépe, jaké máte priority a jak si konkrétní týden představujete. Samozřejmě, přicházejí do toho operativní změny, ale právě díky správné synchronizaci, již budete vy i vaše asistentka vědět, jak na takové výzvy správně reagovat.

3. Projevujte respekt, upřímně se zajímejte a vytvářejte bezpečné prostředí

Dbejte o druhé lidi, projevujte o ně zájem a starostlivost. Zajímejte se o svou asistentku. Ona se bude pak aktivně zajímat o vás. Buďte pyšní, že v mimopracovních aktivitách má i své koníčky a jiné vztahy. Vytvářejte bezpečné prostředí pro snadnou komunikaci.

4. Chovejte se transparentně a buďte autentičtí

Říkejte pravdu – tak, aby si lidé mohli ověřit, že jim nelžete. Nepředstírejte, buďte upřímní. Buďte autentičtí. Buďte velmi opatrní, hodláte-li něco prozradit. Vycházejte z předpokladu „Co vidíte, to dostanete“.

Zeptejte se sami sebe, zda své asistentce neodmítáte poskytovat informace, které by měly být sdílené. Pokud to děláte, zamyslete se, jakou daň za to platíte. Vtáhněte asistentku do dění ve firmě, jednejte otevřeně a umožněte jí vnímat řešení problémů z pohledu managementu. Vaše důvěra vzroste, oboustranně.

5. Věřte a důvěřujte

Věřte své asistentce, že je schopná splnit, co jste jí zadali. Že je schopná bez vašeho předběžného souhlasu do určité finanční výše, sama rozhodnout o řešení/nákupu/uspokojení zájmu klienta. Vybavte ji pravomocemi a dejte jí zdroje, aby úkoly úspěšně zvládla. Pokud jste si jisti, že toto všechno zvládne, nebojte se jí i takové kompetence přidělit

6. Dodržujte závazky

Stanovte například termín porady nebo vaší schůzky s asistentkou a opravdu čas dodržte. Nepřesouvejte ho. Dodržte slib finanční odměny. Umožněte asistentce volno, pokud jí bylo slíbeno.

Dávejte si a dodržujte závazky, které jste dali i sami sobě (ranní cvičení, večeře s rodinou, …) Tady vše začíná. Tady získáváte sílu a důvěru v sebe sama – sebedůvěru – která vám umožňuje vytvářet důvěru s druhými lidmi.

7. Dávejte zpětnou vazbu, která rozvíjí

Dávejte pravidelnou a konkrétní zpětnou vazbu. Zpětná vazba je důležitá, například pro to, aby lidé neopakovali stejné chyby či s cílem vytvářet u nich ještě vyšší výkonnost. Chyba není problém, ale způsob učení.

Zeptejte se vaší asistentky na to, co dělá dobře a co si myslí, že by mohla dělat příště jinak či lépe. Doplňte své vlastní myšlenky, pouze je-li to nutné. Věřte tomu, že je schopná se sama zamyslet nad tím, co dělala a jak to dělala. Oceňte ji.

8. Vzdělávejte sebe i svůj tým

Celoživotně se vzdělávejte a posilujte své profesní i osobní kompetence. To samé dělejte pro svůj tým. I pro ty členy, kteří perfektně fungují a zdá se, že třeba žádný kurz ani nepotřebují. Každý rok pošlete asistentku na školení. Nejen, že si tím vyčistí hlavu, nabije se novou energií a získá nové dovednosti.

 

Těmto a mnoha dalším tématům se věnuje konference Svět asistentky, která se koná 19. září 2019 v Praze.