Ukončení pracovního poměru nejen právně správně

Ukončení pracovní poměru se zaměstnancem nebývá většinou příliš snadnou záležitostí. Na samotný akt je nutné se velmi pečlivě připravit. Ráda bych se tudíž věnovala nejen vlastní administraci tohoto úkonu, ale především emocionální stránce, která je pro obě strany častokrát velmi vypjatá. Kdo už zažil, ví, o čem mluvím.

Dagmar Matějková, Matricaria Chamomilla s.r.o.

Začnu jedním příběhem, který se skutečně v poměrně nedávné době stal. Ukážeme si na něm, jak se výpověď rozhodně předávat nemá. Možná se vám to bude zdát k neuvěření, ale je to bohužel obvyklá praxe.

Před pár týdny mi volala má přítelkyně, říkejme jí Mary, která je cizinka a známe se spolu už poměrně dlouho. Sdělila mi, že ji vyhodili z práce. Věc, která není tak úplně neobvyklá, i když většinou mi lidé volají ještě předtím, než se to stane. Tady evidentně nezbyl čas.

Mary je vysokoškolačka s více než desetiletou praxí ve vedení společnosti, která je součástí nadnárodní skupiny. Týden před naším telefonátem jí zavolal její nadřízený, který žije a pracuje v jiné zemi, že má co nejdříve nasednout na letadlo se slovy: je úplně jedno, kolik to bude stát“, a v 9.00 druhý den se u něj hlásit. Mary se tedy včas dostavila na místo schůzky a jelikož není žádný junior, věděla, co zřejmě nastane. Nadřízený manažer dorazil také, nicméně v pomuchlaném tričku, v džínách s dírami a hodně okopaných teniskách. Z jeho chování byla patrná nervozita.

Začal tím, že ji musí vyhodit, neboť ji majitel firmy nemá rád. On sám si je prý vědom jejích skvělých výsledků, ale prostě to jinak není možné. Co na to říci? Mary se proto zeptala, jaká je nabídka. A manažer jí podstrčil nějaké papíry – měla to být dohoda o ukončení pracovního poměru. Světe, div se. Jméno na dokumentu sice sedělo, avšak adresa trvalého pobytu byla jiného zaměstnance, stejně jako číslo OP a další osobní údaje. Netřeba se divit, jsou to dvě země, jako ku příkladu Čína a Portugalsko, každá používá jinou sadu písmen. Bylo tudíž nad slunce jasné, že se podklady nepřipravily duálně a ani neprošly jazykovou korekturou. Jsou chybné.

Mary se logicky zeptala: „A co budeme dělat teď? Mám odletět zpátky a až budete mít připravené dokumenty, dáte mi vědět?

V tu chvíli nastal ten pravý chaos a hledání viníka. Pozor! Zavolal se někdo z HR a přišla slečna, kterou tento super manažer pověřil úkolem připravit v Portugalsku čínskou výpověď. Sama neví, co má dělat, nezná postup a ani ji nenapadlo, že by měla zavolat právníka.

Mary moc dobře ví, že pokud ji někde nechtějí, nemá smysl zůstávat. Využije už tak dost trapné situace a řekne si o vyšší odstupné. Navíc si sama doplní výpověď, přeškrtá záležitosti, které ji činily neplatnou, a odjede zpět domů.

Aby toho nebylo málo, mezitím, co cestuje letadlem, někdo z centrály rozešle do pobočky, kterou vedla, e-mail se zprávou o jejím odchodu. Mary tedy nemůžete oznámit sama svému týmu, co se stalo. Navíc ve chvíli, kdy si přijde pro věci, je sama velmi zaskočena tím, že ostatní už informaci vědí.

Lidé jsou v šoku a drama pokračuje. Fakt, že nechal náš úžasný manažer připravit výpověď pro top manažera juniorkou, má bohužel další dopady. Mary je totiž jednatelkou firmy a je stále vedena v obchodní rejstříku. Nikdo ji neodvolal, ale ve společnosti už fakticky nepracuje. Byla jí zrušena přístupová práva ke všem systémům ve firmě včetně e-mailové schránky, ale stále má přístup do banky. Bez jejího souhlasu není možné nic zaplatit a jelikož v dalším týdnu by měly odcházet mzdy, zřejmě je nikdo nepošle. Chybí také plná moc na pověřenou osobu řízením předtím, než se najde nový ředitel.

Kdo bude firmu dál řídit? No, asi nikdo. A perlička na závěr? Náš super manažer má tento měsíc dovolenou, takže se teprve dozvíme, jak tento skutečně reálný a aktuální příběh nakonec dopadne.

Ponaučte se z chyb

Co bylo na celém příběhu špatně? Dovolila bych si okomentovat jen pár základních pochybení.

  • Pozvat zaměstnance na „vyhazov“ do jiné země, chce rozhodně odvahu. Pominu-li, že daná osoba tuší, co se zřejmě bude dít, může využít situace a jít na nemocenskou. Takové jednání je však podle mě vrcholem arogance, lenosti a nepochopení role manažera.
  • Ukončovat pracovní poměr s ředitelem a vystrojit se jako na zahradu není důstojné. Domnívám se, že základní pravidla společenského chování by měla být dodržena za jakékoliv situace.
  • Nechat připravit podklady pro ukončení pracovního poměru ředitele/jednatele společnosti juniorem nelze ani komentovat. Junior stěží bude mít relevantní předchozí zkušenosti, aby připravil odpovídající právně správné podklady, navíc v neznámém jazyce.

Pro každého člověka, ať už je to dělník nebo ředitel, je ztráta zaměstnání bez důvodu (pardon, pan majitel neměl Mary rád) velkým stresem. Proto je potřeba se soustředit na celý akt. Nejen na to, jak připravit dokumenty, ale zejména jak tuto zprávu komunikovat. Jak jednat, aby nedošlo k vyhrocení celé situace, agresi nebo dokonce v krajním případě k soudnímu sporu.

Přirozeně, ukončení pracovního poměru se neděje jenom proto, že někdo někoho nemá rád, ale většinou má pravý důvod.

Jak ukončovat pracovní poměr profesionálně?

Dobrá příprava je naprosto klíčová. Připravují se tzv. scénáře, kdy se modeluje možné chování zaměstnance. Tým, který ukončení připravuje, se většinou skládá z:

  • právníka (odborníka na pracovní právo)
  • HR manažera nebo ředitele,
  • nadřízeného pracovníka, který by měl záležitost komunikovat a předávat výpověď, musí to být ovšem profík, žádný začátečník. Ten kondicionál si ještě vysvětlíme dále.

Na základě dohodnutých scénářů se dále připravují „balíčky“ – pokud se jedná o nadbytečnost nebo dohodu. POZOR! V případě výpovědi, která není z důvodu nadbytečnosti, musíme mít důvod! Pokud je důvod evidentní a dostatečně podložený důkazy, jako jsou například tři vytýkací dopisy, opakovaná, neomluvená absence apod., nepotřebujeme "balíčky".

Dále se připravují samozřejmě dokumenty, jako jsou různá odvolání, předávací protokoly, dohody o mlčenlivosti apod. Po vlastní přípravě se realizuje zkouška. A následně se v den „D“ zapojí také např. IT, které ukončí přístupy do systémů. I zde platí zásada, že čím méně osob je do přípravy zapojeno a čím jsou zkušenější, tím lépe. Často se stává, že informace prosákne do společnosti ještě předtím, než se poměr ukončuje, a to je fatální pochybení této odborné skupiny.  

Poté nastane vlastní předání, kterého se většinou účastní, s ohledem na statečnost manažera, také HR ředitel a právník.

Zcela upřímně, většinou jsem předávala výpovědi sama s právním zástupcem. Statečných manažerů je jako šafránu. Jaké jsou vaše zkušenosti s ukončováním pracovních poměrů? Zažili jste nějakou skutečnou „perličku“?