Děsivá 3M, která znehodnocují investice do vzdělávání a rozvoje
Možná přemýšlíte, jak to udělat s náklady na vzdělávání v době rostoucích cen. Možná se vám již daří dělat z nákladů do vzdělávání a rozvoje lidí investici. Vaši investici znehodnocují daleko účinněji než aktuální inflace 3 děsivá M. Rozhodně nechceme děsit skvělými inovativními výrobky společnosti 3M. To, co právem děsí, jsou 3 zdroje plýtvání označované japonskými výrazy Muda – Muri – Mura. Jsou to slova, která důvěrně znají ti, kteří se zabývají Lean Managementem.
Výraz Muda by bylo možné přeložit jako plýtvání, marnost, zbytečnost nebo bezúčelnost. Muri označuje přetěžování, přehnanou obtížnost. A noční můra, kterou vyvolává Mura souvisí s nerovnoměrností, nevyvážeností, nepravidelností. Konkrétních druhů plýtvání se rozlišuje celá řada. Lean Management definuje v oblasti Muda obvykle 7+1 typ plýtvání.
Nevyužití potenciálu
Nevyužití lidského potenciálu bývá označováno jako typ „+1“, protože se netýká v první řadě „hard“ procesů, ale má zřejmě nejjasnější vazbu na oblast „lidského kapitálu“. Projevuje se například tak, že organizace nevyužívá nápady svých pracovníku na zlepšení, nezajímá se o jejich postřehy, zkušenosti. Jiným projevem je nezájem o rozvoj pracovníků tak, aby mohli efektivněji zvládat svou práci nebo byli připraveni na zvládání náročnějších úkolů. Možná dokonce již potřebné kompetence mají, organizace je ale nevyužívá, protože o tom neví.
Jindy prostě „jen“ zkušení lidé dělají práci, kterou by zvládli jejich juniornější kolegové. Často je příčinou tohoto typu plýtvání nezájem nebo fakt, že si možné plýtvání organizace ani neuvědomuje. V horším případě může jít i o „zlý úmysl“ – seniorní pracovníci a manažeři se mohou cítit ohroženi juniory „s potenciálem“, náměty na zlepšení berou jako nepřijatelnou kritiku své práce.
Jak na to a co pomůže
Poznávejte potenciál svých pracovníků
-
Průzkumy zaměstnanecké spokojenosti
-
Profesní diagnostika
-
360° zpětná vazba
-
Development centra
-
Zpětná vazba od externích klientů
-
Dobře vedené hodnotící rozhovory
Využívejte jejich potenciál
-
Kariérové plánování
-
Talent programy
-
Interní mentoring / Peer programy
-
Stínování
-
Zlepšovatelské workshopy
-
Knowledge management
Prvních 7 plýtvání je v oblasti Muda spojeno se specifickými oblastmi:
-
Transportem
-
Zbytečnými pohyby
-
Čekáním
-
Vadami a opravováním
-
Nadbytečnými procesy
-
Zásobami
-
Nadprodukcí
Tedy oblastmi, které se objevují především ve výrobních procesech. Podobná plýtvání je ale možné obdobně identifikovat i v procesech souvisejících s rozvojem lidí.
Transport a zbytečné pohyby
Oblíbený argument pro pořádání rozvojových akcí mimo obvyklé pracoviště je omezení rizika vyrušování běžnou pracovní agendou, rizika, že bude snadné účastníka školení „vytáhnout“ ze školení do aktuálně řešené pracovní situace. Tento argument v době technologií a „vyrušování“ telefonáty, maily, whatsapp a jinými aplikacemi nebo sociálními médii ztrácí na síle.
Přepravování účastníků vzdělávacích programů na vzdálená místa realizace rozvojových akcí může mít smysl například v případě, že místo, na které se účastníci přesunují, může poskytnout něco, co běžné prostředí postrádá a nemůže poskytnout (exkurze, teambuildingy…). V jiných případech jde obvykle o plýtvání jak časem účastníků, tak prostředky na dopravu. Naopak pořádání rozvoje v běžném prostředí, na „místě činu“ (Gemba), pomáhá aplikaci získaných znalostí a dovedností.
Jak na to a co pomůže
Pořádejte rozvojové programy co nejblíže reálnému pracovnímu prostředí
-
Vlastní školící střediska
-
On the Job training
-
Interní mentoring / Peer programy
-
Stínování
Využívejte vzdálené a asynchronní formy
-
Online formy
-
E-learning
-
Micro learning
-
Blended learning
Čekání
Čekání nás prostě zdržuje. Zavádění nutných změn, práci s novými produkty/službami zpomaluje to, že čekáme, až budou mít pracovníci potřebné kompetence. Slýcháme: „Napřed si to musejí osvojit, ještě to nedělali, nemají potřebné certifikáty, jakmile se Franta vrátí z dovolené a dodělá si to, tak to můžeme spustit.“
A čekání nás ohrožuje – zdržení totiž může znamenat ztrátu konkurenční výhody, riziko sankce za nedodržení termínu…
Jak na to a co pomůže
Plánujte komplexně
-
Harmonizace strategie organizace s HR plánováním
-
Harmonizace HR plánování s plánováním rozvoje
-
Aktualizace adaptačních/rozvojových plánů
Zaměřte se na přenositelné kompetence
-
Rozvoj ZQ – „změnové inteligence“
-
Rozvoj přenositelných kompetencí
Vady, opravování a nadbytečné procesy
Chyby, nekvalita a s tím související opravy a dodatečné procesy znamenají velké ztráty i v rozvojových procesech. Školení znalostí a dovedností, o kterých víme, že již v blízké budoucnosti, vzhledem k probíhajícím změnám potřeba nebudou. Chyby v nominaci účastníků školení. Špatně identifikované oblasti rozvoje, například několikadenní školení time a stres managementu tam, kde by byl na místě rozvoj asertivní komunikace. Nedostatečně pokrytá problematika vede k částečným znalostem („...a částečně také mluvím německy, částečně umím řídit…“), které nejsou k ničemu. Nebo se neúčastní rozvojové akce všichni, kteří by měli, až v průběhu / po skončení se zjistí, že něco chybí a je potřeba zařídit, aby si potřebné znalosti doplnil.
Jak na to a co pomůže
Omezte možnosti vzniku chyb
-
Přesná identifikace rozvojových potřeb a volba vhodných forem rozvoje (profesní diagnostika, Development centra…)
-
Kariérní plány
-
Definování očekávaných přínosů
-
Osvědčení interní i externí dodavatelé školení
-
Mentoring
Měřte výsledky
-
Evaluace rozvojových programů
-
Průzkumy zaměstnanecké spokojenosti
-
Nástroje zpětné vazby (např.: 360° zpětná vazba, Perfeed, Multifeedback, zpětná vazba od externích klientů)
Změňte chyby v nástroj učení
-
Reflexe, retrospektivy
-
PDCA
-
Bezpečné klima učící se organizace, ve které se z chyb učí, ne se za ně jen platí
Zásoby a nadprodukce
„Učení se do šuplíku“, rozvoj znalostí a dovedností, pro které nebude v dohledné době příležitost k praktickému využití. Znalosti, které využiji až za čas a mezitím zestárnou. To je další typ plýtvání. Stejně tak přílišná a nepotřebná komplexita rozvoje – místo rozvoje jedné potřebné manažerské dovednosti, kterou může vedoucí pracovník začít okamžitě využívat (např. poskytování motivující zpětné vazby) účast na několikadenním programu Manažerské dovednosti I. – V.
Jak na to a co pomůže
Pracujte s otázkami CO, KDY, JAK, KOLIK a PROČ
-
Kariérní plány
-
Kompetenční modely jednotlivých pracovních pozic
-
Talentové programy
-
Přesná identifikace rozvojových potřeb a volba vhodných forem rozvoje (profesní diagnostika, Development centre…)
-
Princip Just in time
Co nejrychleji využívejte získané znalosti a dovednosti
-
Aplikační akční plány a jejich vyhodnocování
-
Interní projekty jako součást rozvojových programů
Jak jsme již zmínili, vedle 7+1 plýtvání popsaných v Muda znamenají plýtvání i Muri a Mura. Ty jsou vyvolávány zbytečným přetěžováním, nadměrnou náročností nebo nerovnoměrností, nevyvážeností, nepravidelností. Ideální rozvoj se odehrává ve stavu flow, tedy tehdy, když jsou v rovnováze potřebné kompetence a náročnost úkolu. Nárazové rozvojové akce typu „půjdete všichni na školení, je třeba do konce roku vyčerpat rozpočet“ nemívají obvykle potřebný efekt.
Každý, i sebelépe připravený rozvojový plán se nevyhne nějaké míře plýtvání. Dobrá příprava, využití vhodných nástrojů pro identifikaci reálných rozvojových potřeb, volba efektivních způsobů rozvoje a aplikace získaných znalostí a dovedností v souladu se strategií organizace mohou nejen šetřit vynaložené náklady, ale vedou i ke změně nákladů v investici.
V investici, která nejen eliminuje inflaci, ale i přinese výnosy.
A to nejen ty finanční.