Firmy si často samy ubližují, když informují zaměstnance o čemkoli od tržní strategie a firemních prázdnin až po dostupnost očkování proti chřipce. Důvodem špatné interní komunikace bývá často přílišný počet sdělení rozesílaných zaměstnancům. Ve velkých firmách například zaměstnanci dostávají oficiální zprávy téměř každý den. Většinu těchto zpráv však ignorují a nevidí v ní žádnou hodnotu. Problém je v tom, že se nikdo nezabývá prioritami zpráv pro zaměstnance. Chybí strategie, která by vymezovala, jaký objem komunikace je pro zaměstnance efektivní a v jakou dobu.
Další problém spočívá v rozesílání všech oznámení všem zaměstnancům, i když jsou relevantní jen pro některé, a taktéž ve stejné formě pro všechny. Řada zpráv se také sděluje oklikou, což opět zvyšuje objem komunikace. Každé firmě jsou navíc jedinci, kteří neformálně spojují ostatní lidi. Neformální komunikační sítě se mezi zaměstnanci rozšiřují rychleji a mají větší důvěryhodnost než oficiální interní komunikace. Manažeři lidských zdrojů by se proto měli inspirovat v metodách přímého a on-line marketingu a zakomponovat je do interní komunikace, aby mohla být efektivní.
- Rozdělte zaměstnance do segmentů. Nerozesílejte všechna oznámení všem, ale jen těm skupinám, jichž se oznámení týká. Vytvořte si seznamy zaměstnanců pro konkrétní typy zpráv. Vytvářejte také různé verze téhož sdělení s ohledem na skupinu, kterou chcete oslovit. Zajímejte se také o to, jaký měsíční objem vašich zpráv je pro zaměstnance přijatelný. Pamatujte, že méně bývá více.
- Umožněte výběr zpráv a nastavení preferencí. Když si zaměstnanci mohou vybrat, jaká sdělení je nejvíce zajímají, rychleji je přijímají a jednají podle nich. Umožněte proto zaměstnancům, aby specifikovali témata svého zájmu, vybrali si frekvenci doručování zpráv i komunikační kanál.
- Používejte různé formáty. Internetový obchod ukázal, že různé formáty sdělení informují čtenáře o naléhavosti, důležitosti a významu zprávy. Když se vám podaří snížit počet sdělení tím, že rozdělíte informace do témat nebo si vytvoříte jednoduchý publikační kalendář, můžete vyššího povědomí, pozornosti a odezvy příjemců dosáhnout i vy.
- Mapujte neurální sítě. Marketéři a informační architekti učinili velký posun v mapování a analyzování sítí, což umožňuje i jednodušší mapování neformálních sítí v organizacích. Softwarová společnost Symantec například tím, že takto zjistila, kdo jsou v jejích řadách myšlenkoví vůdcové, poskytla vedoucím pracovníkům prioritní cílovou skupinu pro vzdělávání, informování a přesvědčování a důležitých firemních záležitostech.
-kk-