Pes štěká, dítě řve… a já mám pracovat z domova?

Epidemie koronaviru nám za poslední tři týdny ukázala, do jaké míry jsou připravené české firmy a jejich zaměstnanci pracovat z domova. Společnosti, které tímto způsobem pracují delší dobou, čelí méně komplikacím než firmy, které s tím začínají nebo o tom teprve uvažují. Jaké jsou tedy základy, které bychom měli ošetřit jako firmy a jako lidé, pokud chceme fungovat i v případě, že se najednou rozhodneme, více či méně dobrovolně, pro práci z domova? O tom bude tento článek, první ze série Chytrá práce z domova.

Cristina Muntean

Pamatuji si to jako dnes. Koučuji klienta online, když nás najednou ohromí obrovský hluk. Vyletím na chodbu, kdy objevuji, že vedoucí našeho společenství vlastníků se rozhodl vyměnit nástěnku a pro tu novou musel vrtat nové díry. Jenže nám to zapomněl říct – nebo spíš to neřešil, protože ho nenapadlo, že v průběhu dne by někomu vrtání mohlo vadit.

Zeptala jsem se, jak dlouho mu to bude trvat, vrátila se ke klientovi, omluvila a sezení jsme posunuli na jiný termín. V takových případech jste fakt rádi, že máte loajální zákazníky - někdo jiný by mě okamžitě poslal někam a spolupráci se mnou by okamžitě ukončil.

Práce z dálky patří do povolání podnikatelů. Na jednu stranu to ohromně osvobozuje – díky tomu si můžu třeba dovolit dva až tři měsíce volna, kdy můj režim je velmi fluidní a, pokud je třeba pracovat, tak můžu v klidu pracovat i ze zahrady v Rumunsku nebo z hotelu na Srí Lance.

Na druhou stranu nic není zadarmo. Pojďme se tedy společně podívat na základy  umožnující práci z domova jak podnikatelům, tak zaměstnancům, kterým ji firma dovolí – či dokonce doporučuje nebo přikazuje.

KAPITOLA JEDNA: INFRASTRUKTURA

První a nejdůležitější věc, kterou si musíme zabezpečit, pokud chceme pracovat z domova, je kvalitní infrastruktura. To znamená, že přesně víme, jaké jsou naše nástroje práce z dálky a tyto nástroje máme připravené k okamžitému použití.

Co vše patří do nutné infrastruktury umožňující práci z domova?

1. Internet a spolehlivé internetové propojení

Tento aspekt nemohu dostatečně zdůraznit: spolehlivý Internet je alfa a omega práce z domova. Pokud víte, že váš dodavatel Internetu není spolehlivý, musíte si najít alternativního dodavatele, kterého můžete aktivovat v případě potřeby. Nevím, kolik pracovníků call center UPC trpí dodnes následky náročného dialogu se mnou poté, co se mi opakovaně stalo, že její služby v centru Prahy prostě vypadly bez nahlášení a bez informovanosti o tom, jak dlouho budou případné opravy trvat.

Proto jsem se nakonec rozhodla, že si pořídím dostatek dat u svého dodavatele mobilních telefonických služeb, které mohu využít v případě, že můj dodavatel Internetu selže. Jsem přesvědčená, že v budoucnu bude čím dál více lidí pracovat z domova a díky tomu se třeba zlepší i kvalita přístupu dodavatelů internetových služeb. Dokud se to ale nestane, je prostě lépe mít krytá záda, než očekávat vhodný proklientský přístup nebo odškodnění ze strany svých aktuálních dodavatelů.

2. Funkční a plně nabitý počítač, tablet a mobilní telefon

V případě práce z domova bychom měli vědět přesně, jaký počítač budeme k tomu používat, zda tento počítač nepotřebuje nějaké aktualizace (které, pokud se spustí automaticky, mohou zabrat hodně minut, které vám pak budou chybět na začátku porady), zda toto konkrétní zařízení je zabezpečené podle protokolu firmy, zda je plně nabité, aby nám nevypovědělo službu uprostřed telekonference (případně, kde máme nabíječku), a zda máme dostatek volného prostoru pro případ, že budeme muset něco stahovat a uložit.

Také bychom měli znát všechna potřebná hesla k spuštění zařízení, abychom se nezasekli na tom, že nás šéf uhoní po telefonu zatímco my řešíme, že nám manželka nebo dítě změnily heslo na počítači.

3. Jasný přehled aplikací k použití pro vzdálenou komunikaci

Zde patří jasný přehled toho, co je v komunikaci s našimi kolegy či klienty přijatelným kanálem. Může být běžný Skype nebo Skype pro firmy, může být Microsoft Teams, může být Zoom (náhodou moje oblíbená aplikace z mnoho praktických důvodů). Také by to mohl být Facebook Messenger, pokud je pro vás běžným pracovním nástrojem, video-konference přes WhatsApp nebo něco jiného.

V každém případě byste měli mít předem domluvenou dohodu, na které z těchto platforem se potkáte. U každé platformy byste měli znát přístup a protokol jejího využití (heslo, dobu trvání, než se spustí, jak často daná aplikace vyžaduje nutné aktualizace, co dalšího se spustí, když se vám spustí aplikace – např. u Zoom často nahrávání hovoru, pokud ten hovor organizujete vy) a tak dále.

4. Plán B, případně plán C

V případě práce a komunikace z dálky je plán B – a někdy i plán C - nutnou záležitostí. Tento plán souvisí jak s dodavatelem Internetu, jak jsem psala nahoře, tak s použitím pevné infrastruktury (mít po ruce plné nabitý a zabezpečený počítač, tablet či mobilní telefon) nebo s použitím alternativních aplikací na telekonferenci. Informujte své komunikační partnery o tom, co se může dít, co přesně budete dělat vy a co doporučujete jim, aby udělali, v případě, že vám komunikace selže.

Slušnost zůstává i zde na prvním místě. Pokud se nemůžete propojit z jakéhokoliv důvodu, informujte své partnery, že máte technické problémy a zkuste jim naznačit, za jak dlouho se budete propojovat - pokud to vůbec nelze, co uděláte proto, abyste svým partnerům nechyběli nebo aby se jim práce a rozvoj nezasekl kvůli vám.

 

Všechna tato doporučení se týkala jednotlivců. Co ale pro to mohou udělat firmy, aby zabezpečily funkční infrastrukturu svým zaměstnancům pracujícím z domova?

Zaprvé mohou vést se svými lidmi komunikaci o tom, jaké internetové služby používají a zaplatit jim data navíc, aby se nestalo, že by jim třeba selhal dodavatel internetových služeb. Také se firmy mohou zabezpečit, že všichni lidé mají aktuální a funkční počítače, tablety a mobilní telefony, které operují v souladu s firemní politikou. F

by měly mít dostupné mikro virtuální školení na téma, které aplikace používat a v jakém případě a ujistit se, že těmito školení prošli všichni zaměstnanci. Ne v poslední radě, firmy by měly vést se svými lidmi pravidelný dialog o výzvách práce z domova. Jen tak se mohou dozvědět o tom, co je důležité pro své lidi a připravit na to adekvátní intervence.

V dalších článcích budeme mluvit o tom:

  1. Jak říct manželce, dětem a sousedům, že pracujeme z domova

  2. Jak připravit svůj prostor a sebe, abychom nevypadali nevhodně na obrazovce

  3. Jak zvládnout emočně práci z domova bez ztráty kontaktů s kolegy a bez ohrožení pocitem osamělosti

  4. Jak proměnit práci z domova v příležitost k zvýšení své osobní produktivity, aktualizaci dovedností a k posílení své pozice na trhu práce

  5. Jak motivovat lidi pracující z dálky nebo z domova a jak se stát skutečným lídrem vzdálené komunikace.

Zapomněli jsme na něco důležitého pro vás? Pokud ano, napište nám své poznámky a komentáře pod tímto článkem. Těšíme se na vaše reakce, příběhy a zkušenosti a přejeme všem hodně zdraví a pevné nervy nejen při práci z domova.

Cristina Muntean (www.cristinamuntean.cz) je poradkyně, lektorka, mentorka a koučka v oblasti strategické komunikace, budování osobní značky a rozvoje emoční inteligence pro leadership. Bývalá novinářka založila v roce 2010 v Praze svoji komunikační a trenérskou agenturu Media Education CEE. Cristina je certifikovaná lektorka Enneagramu, komplexního a dynamickeho systému rozvoje lidských osobností, emoční inteligence, a lektorka systemických konstelací v organizacích. Je také členkou rady Mezinárodní asociace systemických konstelací, v rámci které je zodpovědná za vzdálenou komunikaci rady a členů asociace. Cristina vede pravidelně firemní školení, mentoruje a koučuje v češtině, angličtině, francouzštině a v rumunštině, která je jejím mateřským jazykem.

Články v sérii

Aktuální

Pes štěká, dítě řve… a já mám pracovat z domova?

Aktuální

Práce z domova: udělejte z dětí náčelníky ranního čaje a odpolední svačiny

Aktuální

Sebedisciplína při práci z domova: nemáte náhodou v garáži Teslu, o které ani nevíte?

Aktuální

Devět tváří stresu aneb jak si nedělat z práce z domova zbytečné peklo

Aktuální

Ohleduplnost – to je, oč tu běží aneb devět druhů empatie, které nám pomůžou přežit karanténu