Co by nám tedy umožnilo využit výhody práce na dálku, zachovat efektivitu, zabránit plýtváním času a zároveň posílit týmovou a firemní kulturu? Jedna cesta je naučit se vést efektivnější virtuální porady, což je předmět tohoto článku.
KAPITOLA VI: VEDENÍ VIRTUÁLNÍCH PORAD
Pokud chcete vést efektivní virtuální porady, měli byste dávat stejnou pozornost na všechny tři fáze, které vytváří ucelenou efektivní poradu: před poradou, během a po poradě. Je nutné říci hned na začátku, že následující řádky jsou připravené pro lidi, kteří vedou pravidelně porady – takzvaní facilitátoři porad (mohou, ale nemusí být vedoucí týmu či pracovních skupin). Přesto, i když jste jen pravidelným účastníkem porad, jsme přesvědčeni, že byste si v následujících řádcích mohli najít kapku inspirace i pro sebe.
CO UDĚLAT PŘED PORADOU, ABY BYLA EFEKTIVNÍ?
Nemohu to říct dostatečně důrazně: aktivity, které uděláte před poradou, jsou stejně důležité, pokud ne ještě důležitější, než samotná porada. Podle toho, jak nastavíte očekávání a tón budoucí porady, nastavíte i své podmínky pro úspěch.
1. Proč chceme mít tuto poradu?
Před poradou bychom si měli především určit smysl našeho setkání. Jaký je cílem porady? S jakým výsledkem chceme odejít? A nešlo by stejný výsledek dosáhnout jinak, efektivněji? Pokud ano, hledejte možnosti, které vám pomohou šetřit čas a nervy lidí (emailová či telefonická komunikace, sdílený soubor v cloudu či něco jiného). Pokud ne, jdete dál s přípravou virtuální porady.
2. Máme jasnou agendu?
Jakmile máte jasný cíl porady, měli byste určit její agendu, tedy cestu k naplnění cíle. Agendu byste měli připravit po bodech podle toho, co chcete společně probrat. Vedle témat alokujte klidně i délku času, kterou chcete dát každému bodu k diskuzi, aby se vám pak porada nevymykla z ruky. Mimochodem, pokud chcete být skutečně efektivní, organizujte porady, které trvají 45 minut nebo 75min, aby lidé měli čas na přestávky mazi poradami, případně na něco jiného před další schůzkou.
3. Musíme být na této poradě všichni?
Jakmile máte jasnou agendu, měly by vám z toho vyjít jasné role lidí, které na poradu pozvete. Proto se rozhodněte: musí tam být skutečně všichni, nebo se někteří obejdou jen se čtením poznámek po poradě, případně s prohlédnutím videa či s poslechnutím audio nahrávky z porady? Pokud tam nemusíte být všichni, uvolněte lidem, kteří nemusí u toho být, ruce a dejte jim na výběr, zda se chtějí připojit. Lidi ubezpečujte, že je naprosto v pořádku, pokud se rozhodnou, že se nezúčastní a že za to nebudou nijak trestaní. Případně můžete lidem říct, aby zůstali v pohotovosti po dobu porady pro případ, že byste jim potřebovali rychle zavolat.
4. Jasné role těch, kteří na poradu půjdou
Už víte, kdo na poradě bude. Pokud chcete, aby se lidé proaktivně zapojili, mohli byste jim alokovat určité role – na příklad IT Guru, který by měl odpovídat na případné technické dotazy účastníků, Tajemník, který by měl obstarat video a audio nahrávku a poznámky nebo Řečník pravdy, který by měl sledovat to, co se na poradě děje a co není vyřčené, a to pak jasně vyjadřovat pro celou skupinu. Další role by mohly být Odborník, Vedoucí komunikace, Šéf logistiky a podobně.
5. Máme všichni jasné instrukce, jak se připojit a co je nutné připravit ještě před poradou?
I když organizujete pravidelně porady pro stejnou skupinu lidí, přidejte do agendy i jasné instrukce k přihlášení, včetně poznámky, zda budete chtít poradu vést se zapnutými kamerami či nikoliv, případně zda se porada bude nahrávat či nikoliv. Pak vyjasněte, co by si měli lidé připravit před poradou a jak by to měli doručit – do sdíleného souboru před poradou či už v průběhu porady
BĚHEM PORADY
1. Přihlaste se dřív
I ve virtuálním prostředí je užitečné, abychom nevletěli všichni ve stejný čas do virtuálního sálu setkání. Proto je doporučeno, abyste se přihlásili do virtuálního prostoru alespoň 10 minut před začátkem. Pro facilitátora je dřívější přihlášení samozřejmostí, jelikož jeho role je přivítat účastníky a stimulovat lehké, neformální povídání před poradou. Tento neformální čas před začátkem porady může sloužit k „přečtení“ nálady kolegů, k měření „teploty“ a orientaci ve skupině, k nastolení tónu porady a k posílením vztahů. Během tohoto neformálního času před začátkem porady se zdržujte z rozvoje paralelních chatů typu „Jeee, tebe jsou už dlouho neviděla,“ které jsou rušivé a rozptylující pro zbytek skupiny.
2. Začněte včas
Lidé, kteří mě znají vědí, že mám jedno železné pravidlo: pokud nenastaly mimořádné okolnosti, začneme vždy včas. Dochvilnost beru jako zásadní projev vzájemného respektu a čas je jako život, tedy jediný neobnovitelný zdroj, který máme k dispozici. Proto není to čas, co promarníme čekáním na lidi, ale svůj život. To je důvod, proč doporučuji začít včas; lidé, kteří z různých důvodů měli zpoždění, můžeme pak jako facilitátor pozdravit jemnou gestikulací, v agendě ale pokračujeme dál bez přerušení.
3. Začněte malým týmovým rituálem
Na začátku porady se můžete domluvit na malý rituál, kdy můžete využit 2-3 minuty na proaktivní svolání účastníků. Pokud je to váš tým, můžete je třeba pozvat, aby řekli jedno slovo, jak se cítí, nebo co by si nejvíc přáli odnést si z dnešní porady. Pokud je to nová či rozmanitá skupina, může to být stručné představení lidí. Pro některé týmy je běžné, že na začátku porady si dají třeba dva-tři minuty s vypnutými kamerami na krátkou meditaci, aby se uzemnili a mohli se lépe soustředit na průběh porady. Jak to bude vypadat váš týmový rituál je jen na vás – buďte kreativní a nechte se překvapit nápady vašich lidí.
4. Dodržujte agendu
Od začátku porady nejnáročnější role patří facilitátorovi, který by měl otevírat scénu, nastolit tón komunikace, připomenout pravidla porady a dávat lidem slovo. V průběhu porady facilitátor otevírá a uzavírá pod-témata a hlídá dodržování času. Pokud facilitátor vidí, že některá témata potřebují více času, může nabídnout lidem možnost hlasování mezi pokračování v rozboru dané problematiky s posunutím jiných bodů na agendě na příště a parkování dané problematiky pro další diskuzi.
5. Buďte respektující a zároveň jasní a rázní
Z pozice facilitátora jedna z nejnáročnějších rolí je balancovat tón komunikace, když musíme někomu skočit do řeči (hlavně, když je třeba členem představenstva) nebo když musíme pozvat k slovu někoho, kdo se dlouho odmlčel. V roli facilitátora jste ale zodpovědný za blaho celé skupiny, za zabezpečení kvality porady i jejího výsledku, na kterém jste se původně domluvili. Proto je důležité mít jasná pravidla a uplatňovat je stejně pro všechny účastníky porady. Neváhejte tedy zdvořile připomenout lidem, proč děláte to, co děláte, pak pokračujte bez starosti ve vaší práci.
6. Zakončujte včas.
Ke konci porady připomeňte lidem, že se blížíte do finále. Oznamte lidem, že máte třeba ještě 10 minut před koncem porady a proto byste měli shrnout, do jaké míry jste se dopracovali vysněného výsledku. Shrnujte úkoly, které vyplývají z porady a ověřujte alokaci rolí a odpovědnosti; připomeňte také body, které třeba zůstávají na příští poradu. Setkání včas zakončujte rozloučením. Pokud chcete, můžete i na konci porady provést malý rituál formou jednoho slova, kterým by účastnici mohli shrnout, jak se cítí, jak hodnotí efektivitu porady, jaký byl pro ně hlavní přínos porady a podobně.
PO PORADĚ
1. Zápisník a písemné potvrzení odpovědnosti
Co nejdřív po poradě pošlete lidem poznámky, které by měl poskytovat Tajemník, včetně video či audio nahrávky. Váš email by měl zahrnovat jasné shrnutí porady a přehled úkolů, uzávěrek a dalších povinností, které vyplývaly z porady. Účastníky poproste, aby vám odpověděli, že email dostali a že je jim vše jasné – tím si potvrzujete jejich přijetí odpovědnosti za úkoly vyplývající z porady. Email po poradě zakončujte otázkou, čím dál můžete být lidem nápomocni v mezičase před další poradou.
2. Hodnoťte efektivitu porady
Efektivitu porady můžete hodnotit společně na konci porady nebo separátně, ve shrnujícím emailu či formou krátkého dotazníku. Výsledky hodnocení lidí a zpětnou vazbu integrujte do svých dalších přístupů. Pokud porady vedete často, dejte si sami pro sebe 15 minut po každé poradě, abyste mohli reflektovat a hodnotit svůj osobní výkon, případně abyste si zapsali, co můžete na sobě zlepšovat. Připravte si jasný seznám indikátorů, které chcete u sebe měřit (například – na škále od 1 do 10, do jaké míry jsem dnes zvládl časovou alokaci bodů porady? Do jaké míry jsem dokázal přerušit zdvořile a klidně? Do jaké míry jsem připomněl pravidla? Do jaké míry se mi podařilo zapojit všechny účastníky? A podobně.
Pokud vedete pravidelně virtuální porady, můžete ve světle své sebereflexe a komentářů kolegů osobně růst. Virtuální porady nemusí být otravné a nudné; ba naopak – mohou být skvělou příležitostí budovat a posilovat týmového ducha. Každá virtuální porada je v podstatě příležitost na budování týmu. Proto je mimořádně důležité uvědomit si co je třeba udělat, abychom vedli porady, které jsou nejen efektivní, ale které pracují s lidmi v hloubce a tím vedou k růstu každého z nás. A teď je čas na další poradu. Hodně štěstí a vše dobré vám i vašemu týmu.
V dalším a posledním článku této série budeme mluvit o:
-
LEADERSHIP: Jak namotivovat lidi pracující z dálky nebo z domova a jak se stát skutečným lídrem vzdálené komunikace.
Zapomněli jsme na něco pro vás důležitého? Pokud ano, napište nám své poznámky a komentáře pod tímto článkem. Těšíme se na vaše reakce, příběhy a zkušenosti a přejeme všem hodně zdraví a pevné nervy nejen při práci z domova.
Cristina Muntean (www.cristinamuntean.cz) je poradkyně, lektorka, mentorka a koučka v oblasti strategické komunikace, budování osobní značky a rozvoje emoční inteligence pro leadership. Bývalá novinářka, založila v roce 2010 v Praze svoji komunikační a trenérskou agenturu Media Education CEE. Cristina je certifikovaná lektorka Enneagramu, komplexní a dynamický systém rozvoje lidských osobností a emoční inteligence, a lektorka systemických konstelací v organizacích. Je také členkou rady Mezinárodní Asociace Systemických Konstelací, v rámci které je zodpovědná za vzdálenou komunikaci rady a členů asociace. Cristina vede pravidelně firemní školení, mentoruje a koučuje v češtině, angličtině, francouzštině a v rumunštině, jejím mateřským jazykem. Kontaktovat ji můžete na cm@mediaed.cz nebo na telefonní číslo +420 776 574 925.