Můžete nám představit Českou spořitelnu z pohledu velikosti?
Česká spořitelna včetně svých dceřiných společností, kterých je asi 14, má celkem 12.000 zaměstnanců.
Jaká je vaše role ve struktuře společnosti a co máte na starosti?
Jsem členem týmu, který se specializuje na HR aplikace a data, které jsou v naší společnosti nazývány "HRAD". Naše práce se zaměřuje na správu a údržbu všech HR aplikací, které ČS využívá pro personalistiku, mzdy, vzdělávání, rozvoj a nábor. Moje hlavní odpovědnost spočívá v SuccessFactors a v systému SAP, kde stále zpracováváme mzdy. Tyto dva systémy jsou pro mě klíčové a já se o ně starám.
Jaká byla z pohledu banky motivace začít digitalizovat HR procesy?
V dnešní době je považováno za nezbytnost mít motivaci. Je zřejmé, že v digitální éře, kdy se digitalizace rozšiřuje do všech oblastí, včetně bankovních aplikací a dalších, zaměstnanci by neměli být výjimkou. Klienti banky mají již přístup k digitálním řešením, a proto je důležité, aby HR nezůstalo pozadu. Naše snaha je poskytovat zaměstnancům i manažerům co nejvyšší úroveň samoobslužných služeb, aby se co nejvíce využívaly digitální možnosti a procesy.
Podívejte se na celý rozhovor Tomáše Pospíchala se Svatavou Petříkovou
Vnímáte tuto podporu i z hlediska Top managementu firmy? Protože, jak jste zmiňovala, často bývají externí řešení napřed oproti interním.
Podpora ze strany Top managementu je nezbytná nejen během procesu implementace jakéhokoliv systému, ale také posléze. Je to právě management, který nás často vyzývá a klade před nás výzvy, zda jsme schopni zvládnout toto a ještě další úkoly. Díky jejich podpoře a přidělování úkolů a příležitostí je naše práce úspěšná.
Zmiňovala jste řešení SAP SuccessFactors a jeho implementaci do vašich struktur, jaká je vaše odpovědnost v rámci implementace?
V České spořitelně jsme zahájili proces implementace v roce 2018. Naše implementace se vztahuje na celou skupinu Erste. Dosud jsme úspěšně implementovali systém ve více než sedmi zemích. Tento systém v současné době využívá přibližně 51.000 zaměstnanců. Od samotného začátku implementace jsem byla členem konfiguračního týmu, který měl možnost diskutovat o různých tématech a procesech týkajících se celé skupiny. Měli jsme také možnost ovlivnit nastavení systému, naučit se ho a porozumět mu. Dodnes poskytujeme podporu nejen v České spořitelně, ale také v rámci celé Erste skupiny.
Jak velký tento tým byl a jak dlouho byl pohromadě?
Ze začátku to bylo velmi zajímavé, protože jsme strávili asi polovinu pracovního času v Čechách a druhou polovinu na cestách, ať už na Slovensku, v Rakousku nebo dokonce v Rumunsku. Cestování bylo součástí našeho pracovního života a opravdu jsme si to užívali. Potom nás však postihla pandemie covidu-19 a prakticky jsme přešli na téměř 100% online komunikaci. I přes covid jsme však dokázali úspěšně spustit naše aplikace. Co se týče týmu, došlo k určitým změnám, protože ne všichni se cítili v této roli dobře a raději se věnovali místním záležitostem. Core tým tvořilo 15 – 20 lidí.
Sledujte HR News také na Spotify, kde najdete i tento rozhovor!
Jedna věc je výběr řešení, druhá věc je tento implementační partner. Jaké byly vaše nároky v této oblasti?
Osobně jsem nebyla přímo zapojena do výběru implementačního partnera, protože se jednalo o řešení pro celou skupinu Erste a hlavní partner byl vybírán na globální úrovni. Bylo samozřejmě požadováno, aby byl partner globální a schopný pokrýt všechny země. Nicméně během průběhu projektu jsme zjistili, že existují určité specifické požadavky pro jednotlivé země a některé moduly byly preferovány pro implementaci dříve. Proto jsme ve spolupráci s globálním partnerem a také s lokálním partnerem pracovali na různých částech projektu, například v oblasti řízení pracovní doby.
Které z modulů jsou pro Českou spořitelnu stěžejní, které v rámci SuccessFactors používáte nejčastěji, na kterých jste si dali nejvíce práce?
Z mého pohledu je nejdůležitější a nejčastěji využívaný prvek systému modul Emplyee Central. V minulosti jsme již implementovali modul pro správu zaměstnanců, avšak data jsme museli vkládat pomocí rozhraní. Díky implementaci centrálního systému jsme získali možnost rozšíření dat, vstupů a propojení všech modulů na vyšší úrovni. To nám umožnilo dosáhnout lepšího a komplexnějšího propojení.
Vaše profesní dráha v České spořitelně není úplně krátká. Můžete ze svého pohledu zhodnotit hlavní přínosy zavedení tohoto systému?
Myslím si, že jsme se přesunuli k modernějšímu řešení, které poskytuje vyšší úroveň samoobsluhy jak zaměstnancům, tak manažerům. V porovnání se starými systémy vypadá mnohem lépe a díky této implementaci jsme získali větší možnost ovlivnit vzhled, chování a použití systému. V oblasti HR nemusíme žádat o všechno, protože máme možnost si nastavit mnoho funkcí sami.
S čím jste se museli při implementaci především vyrovnat? Vzešlo z celého procesu nějaké ponaučení? Udělali byste nyní něco jinak?
Vždy existuje možnost udělat věci jinak a lépe. Co se týče implementace v rámci skupiny, bylo to poměrně složité a zdlouhavé. Každá země měla své specifické požadavky, a proto bylo nutné diskutovat a sjednotit základní procesy a nastavení. Některé aspekty nebylo možné oddělit pro každou zemi zvlášť, a tak jsme museli najít společné řešení a dosáhnout shody. Bylo to náročné, ale ne nemožné.
Věcí, kterou bychom mohli zlepšit, je možná lépe nastavit očekávání ohledně provozu systému po jeho spuštění. Nikdy nic nebude fungovat samo o sobě a vždy bude potřeba pečovat a udržovat systém. Někdy může být zklamáním, že „čudlík“ nefunguje tak, jak bychom si přáli, a je třeba se o něj starat a hledat řešení.
Jak jste pracovali s Change managementem?
Velmi jsme dbali na to, jak vysvětlit zaměstnancům, manažerům a administrátorům nový systém a změny, které s ním přicházejí. Jsme si vědomi toho, že některé procesy, které se prováděly po mnoho let, se budou dělat jinak. Toto bylo náročné, a proto jsme uskutečnili rozsáhlou komunikační kampaň. Školili jsme, natáčeli videa a vytvářeli příručky, abychom všechny informace sdělili a vysvětlili. Tato snaha nám však přinesla očekávané výsledky. Přestože se přechod na nový systém odehrával během dovolených, kdy mnoho lidí bylo mimo, bylo nám uděleno mnoho pochval a ocenění.
Uvažujete v nejbližší budoucnosti o využití dalších funkcionalit v rámci řešení, které používáte?
Naše implementace se neomezovala pouze na modul Employee Central. Postupně jsme implementovali několik dalších modulů po spuštění systému, takže v současné době využíváme například moduly Recruiting, Onboarding, Spot Awards a Learning, avšak nejaktuálnější fází našeho procesu je implementace modulu Compensation.
Jaké máte plány v oblasti celkové digitalizace?
Chceme se propracovat k paperless HR, což znamená přechod na bezpapírovou podobu v oblasti lidských zdrojů. V současné době pracujeme na projektu digitálního podpisu pracovních smluv zaměstnanců a změn smluv s cílem digitalizovat tento proces.