Intenzivnější digitalizace HR nás teprve čeká

Rozhovor s Janem Havlasem, CEO společnosti Pinya s.r.o.

Digitalizace HR je trend, který se nedá zastavit a je to ta správná cesta, jak se zbavit zbytečné administrativy. Přestože se tomu řada firem dlouho bránila, covid a práce na dálku je přiměla změnit názor a personalistům se tak postupně uvolňují ruce, aby se mohli věnovat své reálné práci a nejen listovat v šanonech a shánět od zaměstnanců dokumenty a podpisy. Jaké jsou výhody implementace HR softwaru, vysvětluje Jan Havlas, CEO společnosti Pinya, která se specializuje na vývoj softwarových řešení a aplikací nejen pro HR.

Jan Havlas, Pinya

Kdy a proč jste založil společnost Pinya?

Celý příběh začal ještě před tím, než firma vznikla. V osmé třídě základní školy jsem začal programovat a psát počítačové hry a to vše se promítlo do samotného vzniku firmy. Na střední škole jsem dokončil projekt a prodal jsem nějaké technologie do Jihoafrické republiky a naskytla se otázka, co dál.

Už na zmíněné střední škole jsem dělal projekty na klíč se spolužáky, kteří byli také u zrodu Pinye. Poté jsme dostali první větší zakázku - digitalizaci jedné brněnské strojírenské firmy, která dělá minipivovary. To byl vhodný moment si říci, že bychom měli založit firmu. Samotné založení se odehrálo v roce 2011, kdy jsem byl v prvním ročníku VŠ, kterou jsem však záhy opustil.

Vše se odehrálo tak nějak organicky. V té strojírenské firmě byla doslova miliarda papírů od výroby, obchodu a dalších oddělení. S jednatelem jsme si sedli a vymýšleli, jak firmu efektivně digitalizovat.

Jaká jsou vaše klíčová pole působnosti?

Nyní máme dva primární zdroje obratu. Děláme zakázky na klíč, tvoříme data management systémy a podobně. Dalším naším oborem je tvorba produktů pro HR, kdy digitalizujeme personalistiku jako takovou.

Zmiňujete systémy pro HR, jak jste se dostali k jejich tvorbě?

Když digitalizujete firmu, jde o digitalizaci procesů, ať už z obchodní nebo ekonomické agendy. Ale často se zapomíná na samotné lidi, kteří jsou vlastně hlavní vstup firmy. To oni jsou spouštěči procesů a schvalovatelé. Evidence zaměstnanců v každém systému bývá, ale je velmi jednoduchá, často jen v Excelu, a nedá se s ní nijak významně pracovat. Ve většině případů přichází úvodní popud od HR oddělení a situaci popíše často lakonicky – máme složku se zaměstnanci a chceme k tomu všechny jejich dokumenty, schvalovat dovolené, nepřítomnost a podobně.

Celá myšlenka, jak HR uchopit do nějakého produktu, se objevila v momentě, kdy mi mezinárodní klient s pobočkami po celém světě napsal, že chce na SharePointu udělat robustní HR řešení. Což zcela upřímně nebyla ta správná cesta. SharePoint je pro běžné zaměstnance poměrně složitý, špatně se v něm orientují. Abychom mohli systém dostat i mezi zaměstnance, začali jsme pracovat na HR produktu na klíč, a tak vznikl základ, který jsme pak mohli nabízet také dalším firmám. A to byl prvopočátek Pinya HR. Byl to myslím přelom roku 2016/2017.

Do jaké velikosti se Pinya od svého založení rozrostla?

Začínali jsme v počtu tří lidí. Nyní jsme ustálení na 30 lidech s tím, že v posledních dvou letech zažíváme enormní růst, kdy nám meziročně rostou výnosy o 100 %. Je to možná i díky covidu, který urychlil digitalizace ve firmách. Produkt pro HR jsme spustili v cloudové službě jako takový teprve minulý rok. Do té doby jsme dělali HR produkty pro velké zákazníky, kteří měli specifické požadavky a vedle toho jsme vyvíjeli verzi našeho řešení, kterou jsme loni začali nabízet formou služby. Ve vývoji stále pokračujeme a daří se nám nabírat nové zákazníky.

Na trhu s personálními systémy je poměrně přetlak, jak je náročné vymezit se proti ostatním?

Máte pravdu, že na trhu je spousta hráčů. Nyní se HR digitalizuje hodně intenzivně. Mnoho firem k tvorbě HR systémů přišlo z jiných odvětví. Dělaly třeba docházkové aplikace a teď přešly i na HR. Tam máme myslím náskok, protože se vymezujeme primárně na to, že chceme HR dostat mezi koncové zaměstnance. Lidé by se do HR systému měli dostat odevšad, z mobilu, z dovolené. Trend je takový, že i sám management chce, aby se lidé mohli podívat do systému, kde si podají žádost o dovolenou, podívají se na výplatní pásky, požádají o cokoli - vlastní timeline nebo KPIs. 

Snažíme se být flexibilní. Umíme vše propojit se SharePointem. Máme vlastní portál, kde zákazník může přijít s nápadem a pak celá komunita našich klientů hlasuje, zda je nápad prospěšný pro všechny a my na základě toho děláme úpravy. Navíc si myslím, že si oproti konkurenci dobře stojíme i v oblasti poměru cena/výkon.

Když zastupuji firmu, která hledá personální systém, co by z vašeho pohledu měl tento systém splňovat a jaké nároky by měl zadavatel na dodavatele mít?

V první řadě je důležité mít v pořádku data. Musím si udělat představu, co chci digitalizovat, připravit tu firmu právě na toto. Vše musí začít od nějaké myšlenkové mapy a ujasnění požadavků. Systém musí být multiplatformní, aby se k němu zaměstnanci dostali odevšad, aby nemuseli nic složitě instalovat. Musí být jednoduchý, zaměstnanec má vidět jen to, co mu náleží, aby se v něm neztrácel. Měl by být transparentní a otevřený, aby se dokázal propojit se systémy, které jsou již zaběhnuté jako s docházkou či mzdou.

Kdo jsou vaši zákazníci, jak jsou velcí, jaké převládá zaměření?

Většinou jsou to obchodní, retailové, technologické a marketingové firmy. Firmy zoblasti e-commerce, nebo firmy působících ve službách. Výjimkou nejsou ale i výrobní firmy, kde jsou požadavky specifičtější. Náš medián se pohybuje okolo 200 zaměstnanců, ale máme i firmy, které jsou menší, třeba okolo 50 lidí. Pracujeme i se startupy, kdy jednatel nemá čas řešit HR agendu. Velikost není limitní. Spolupracujeme ale i se společností, která má 3000 zaměstnanců.

Jak je to ve skutečnosti s digitalizací HR, je to věc, o které se jen mluví nebo už ji firmy skutečně realizují?

Ano, slova často předcházejí činy. Spousta HR oddělení a firem obecně ale už začíná nad digitalizací vážně přemýšlet. Jsou i firmy, které už jsou historicky zaběhnuté v nějakých svých systémech a digitalizaci jen prohlubují. Covid ukázal, že HR je potřeba řešit nejen papírově, ale i vzdáleně. Když se lidé nemohli potkávat, najednou zjistili, že si nějak potřebují předávat informace. Ale upřímně - intenzivnější digitalizace HR teprve čeká. I česká legislativa se konečně mění. Je konečně možné podepsat pracovní smlouvu digitálně nebo přijmout zaměstnance, což před pěti lety bylo složité. I toto pomáhá digitalizaci. 

Při požadavku na digitalizace se často střetává HR s IT oddělením, jaký je váš pohled?

Je to firma od firmy. Záleží také na tom, zda je HR manažer součástí představenstva společnosti a je schopen si tento projekt obhájit. Z naší zkušenosti víme, že je to někdy složité. Nejvhodnější řešení je, když se nejprve o digitalizaci baví HR právě s IT. Tyto entity musí spojit síly. U těchto jednání jsme přítomni, a když si rozumí HR a IT, je to výhra. Pokud jsou takříkajíc na nože a HR obchází IT, nedopadne to dobře. Je důležité být v jednotě.

Jaká je přidaná hodnota Pinye pro zákazníky?

HR oddělení má v rámci svých časových fondů omezený čas, který je potřeba efektivně využívat. Aby se personalisté nemuseli jen věnovat administrativě a běhat po jednotlivých odděleních, když potřebují něčí podpis. A my se snažíme našim produktem tento čas získat. Aby se HR mohlo věnovat zaměstnancům. Čas a lidi, kteří stojí za úspěšnou firmou, jsou nejdražším zbožím. Zní to jako klišé, ale je to tak.

Co na spolupráci oceňují vaši klienti?

Oceňují na nás to, že s nimi řešíme naší road mapu, slyšíme na jejich požadavky. Ne vše jde vždy realizovat, ale jsme otevření v komunikaci. Snažíme se mít perfektní support, který má lidem pomoci nejen díky neosobnímu chatu. Ale když někdo řeší problém, má k sobě konkrétní „tvář“, ví komu zavolat, na koho se obrátit a my se snažíme maximálně pomoci. Když přijde personalista, že do Pinye potřebuje dostat nějaká data, sedneme si, řekneme, co je k tomu potřeba. Snažíme se bourat každou zeď, která by mohla bránit ostatním systémům v propojení.

Celkově komunikaci směřujeme logicky na personalisty, ale snažíme se hovořit i s majiteli, kteří chtějí mít samozřejmě přehled. Jdeme cestou reportingu, třeba jak rostla mzda, jak rostla fluktuace, kolik tu firmu lidi stojí. Když jsou data v systému k dispozici, tak ať má majitel k dispozici přehled.

Jaké jsou základní funkcionality vašeho systému, které vás odlišují od konkurence?

Primární je onboarding. Když zaměstnanec nastupuje, my ho automatizovaně provádíme celým procesem. Když mají firmy ISO 9001 nebo jsou pod audity, tak je seznamujeme se směrnicemi, které potřebují pro svou pracovní pozici. Když se nový zaměstnanec poprvé přihlásí do systému, tak vidí uvítací video, vidí organizační strukturu. Ukáží se mu jednotlivé body, které musí splnit, aby byl onboarding dokončen. Může převzít majetek, vše digitálně podepsat, seznámí se s dokumenty a životní cyklus volně pokračuje.  

Dále jsme silní v integraci s dalšími systémy, protože máme know-how z implementací z jiných systémů. Nabízíme také možnost personifikovat si systém, nastavit si barvy, loga, klient si může nastavit prakticky cokoli.

Jak vidíte budoucnost využití personálních systémů? Jakým strategickým směrem se budou tyto systémy ubírat?

Myslím si, že personální systémy budou hrát čím dál větší roli na celkovém koláči elektronizace. Lidé jsou dnes velmi omezený artikl na trhu. Bude potřeba se soustředit na co největší efektivitu zaměstnanců i personalistů, aby neztráceli čas. Pokud lidé budou chtít pracovat vzdáleně, bude do toho vstupovat virtuální realita. Už nyní to někde funguje, když člověk nastupuje do nové práce, dostane brýle pro virtuální realitu a prochází tímto způsobem učením. Úspora času a řízení firmy na dálku, to je dle mého názoru budoucnost.

Můžete prozradit, na čem se nyní v Pinyi pracuje?

Neustále doplňujeme základní kmen produktu, rozšiřujeme systém o talent management nebo řízení zaměstnance do budoucnosti. Digitalizujeme do nativní mobilní aplikace, což je další trend a je to tak správné. Máme již také první mikro projekty pro využití virtuální reality v rámci zaškolení nových zaměstnanců.

Jak vy jako majitel firmy vidíte Pinyi v rámci střednědobého horizontu, třeba 5 let?

Chceme, aby se z Pinye stalo synonymum pro HR řešení. Rádi bychom byli v top trojce v Česku. Chceme být pevně ukotveni v podvědomí HR profesionálů a být správný partner pro firmy. A pokud budeme úspěšní v Česku, rádi rozšíříme naše prodeje i do zahraničí, kde sice už také působíme, ale jsme teprve na začátku této cesty.