Jan Frydrych, Škoda Auto: Klíčovým faktorem implementace HR systému je flexibilita a otevřenost ke změně

Rozhovor s Janem Frydrychem, Head of HR Operations & Digitalizations ve společnsti Škoda Auto

Velká společnost jako je Škoda Auto by nemohla fungovat bez robustního HR řešení a efektivních procesů. Firma z toho důvodu přešla na SAP SuccessFactors, který má usnadnit práci nejen personalistům, ale i běžným zaměstnancům a top managementu. Na co je důležité při zavádění této platformy myslet a proč je důležitá změna mindsetu, jsme se zeptali Jana Frydrycha, vedoucího HR Operations & Digitalizations ve společnosti Škoda Auto.

Jan Frydrych a Michal Kankrlík

Jaká je vaše role v rámci projektu implementace SAP SuccessFactors?

My máme systém SuccessFactors ve Škodovce implementován dva roky, tomu předcházela minimálně dvouletá fáze samotné implementace, kterou nás provázela společnost Success Solutions. Cesta byla nelehká a plná výzev. Možná více výzev, než jsme si dokázali na začátku představit. Nicméně dnes jsme ve fázi, že máme implementovány tři hlavní moduly - Employee Central, Recruitment a Onboarding.

Škoda Auto je součástí skupiny Volkswagen a rozhodnutí jít globální cestou šablony padlo v rámci celého VW Group. To je ten milník, který je dnes před námi a který je neméně velkou výzvou. My už do něj vstupujeme s určitou znalostí, kterou jsme získali díky té lokální zkušenosti, a také s určitými obavami, co bude. Protože globální template s sebou bude chtě nechtě přinášet určité limity. Na druhou stranu věříme, že ty pozitivní faktory i v rámci toho, že budeme implementovat všechny moduly, převáží nad omezeními v našich dílčích procesech a aplikacích, které máme dnes ve Škoda Auto.

Jaká byla očekávání od implementace SuccessFactors, co implementace přinesla?

Na jednu stranu byla očekávání nadsazená v tom smyslu, že nový systém, který je založený na cloudu a na best practices, vyřeší všechny naše problémy. Tam určitě realita nedosáhla našeho očekávání. Na druhou stranu tam, kde ta očekávání byla naplněná, tak to byla možnost self-service, který systém s sebou přináší. To znamená automatizace ve smyslu řešení si požadavků zaměstnanců nebo přímých nadřízených vlastními silami. Tam jsme se určitě posunuli výrazně dopředu oproti té původní SAP on premise variantě.


Podívejte se na celý rozhovor Michala Kankrlíka s Janem Frydrychem

Co považujete za nejdůležitější faktor úspěšné implementace?

My jsme primárně výrobní firma, ale nejenom to. Dnes jsme možná největší IT zaměstnavatel. Máme kolegy i ve vývoji. Potřeby jsou rozlišné, ta komplexita je obrovská. To na nás i na systém klade o to větší nároky, aby byl robustní, intuitivní, aby pomáhal odbavovat administrativu a personální operativu včas intuitivně ke spokojenosti všech našich interních zákazníků. To byly naše klíčové a kvalitativní požadavky na náš tým, který měl implementaci na starosti.

Je něco, co byste při implementaci udělali dnes jinak? Co byste poradil společnostem, které implementace podobného systému teprve čeká?

Za mě to nebude jeden faktor. Firmy by měly mít dostatečně alokované kapacity, a to nejen na straně HR, ale také na straně IT a byznysu. Druhá věc je otevřenost a flexibilita ke změně procesů, protože to je klíčový faktor úspěšné implementace. Třetí věc je řízené očekávání a change management. Očekávání na naší straně bylo možná nadhodnoceno a to je potřeba řídit a komunikovat transparentně od začátku - co s sebou SuccessFactors přináší, jaká pozitiva, ruku v ruce s tím jdou i zodpovědnosti všech subjektů, které se v tom reálném prostředí setkávají, což nejsou jen personalisté, ale i zaměstnanci a řídící pracovníci.

Vy jste ve Škodovce už HR SAP používali, jakou největší změnu přineslo nasazení SuccessFactors?

Ta změna je propojení jednotlivých systémů, které v té historii Škody vznikaly často nezávisle na sobě, pro různé potřeby, ať už to byly mzdové požadavky, Performance Management, Learning. SuccessFactors přináší jedno řešení, jeden kokptit, který je schopen informace, požadavky a data spravovat v jednom prostředí a násobit pozitivní efekty.

Byli jste jedni z prvních, kteří v rámci koncernu tento systém zavedli. Proběhla nějaká změna myšlení po implementaci takového systému?

Ta změna je potřebná a určitě větší, než si firma na začátku dokáže představit. Zapojení řídících pracovníků i zaměstnanců do self-service a do jednotlivých workflow přináší i přenáší zodpovědnost na ty řídící pracovníky. Zodpovědnost s tím spojená je významná. Je potřeba neustále pracovat na pochopení, vysvětlovat a podporovat tak, aby si firma adoptovala to řešení, přijala ho za své. Bez toho to řešení nebude funkční. Není to řešení jen pro HR, ale pro celou firmu.

Kde vidíte silnou stránku a kde naopak rezervy práce s implementátorem, co byste dělali jinak?

Zkušenost s naším implementátorem, firmou Success Solutions, je pozitivní. Seniorní konzultanti a experti z této firmy disponují potřebným know-how, technickými znalostmi, jak platformu SuccessFactors přizpůsobit a customizovat pro potřeby naší firmy. Tyto procesy mají své limity a ty jsou často větší, než si zákazník na začátku chce představit. Ale v těch klíčových otázkách a tématech se nám podařilo díky expertům ze Success Solutions najít požadované řešení. Za mě byla spolupráce kvalitní, založená na oboustranné komunikaci, pochopení cíle. Ostatním firmám bych doporučil opravdu věnovat dostatek času, kapacit a zdrojů nějaké iniciační fázi. Tomu rozhodnutí, zdali do SuccessFactors jít, v jakém rozsahu a zároveň si postavit Business Case.

V posledních letech zažíváme jednu z dalších technologických revolucí. Co má HR dělat, aby tyto technologické změny šly ruku v ruce se změnou smýšlení?

SuccessFactors tomu může výrazně pomoci, té celé změně mindsetu, celé transformaci. SuccessFactors umožňuje z pohledu zaměstnavatele mít komplexnější představu o svých zaměstnancích, o tom, co umí, co by mohli umět, kde by mohli najít uplatnění, protože synonymem těch věcí je změna, která přichází stále častěji. Adaptabilitě na změnu může řešení typu SuccessFactors významně pomoci.