Elektronizaci HR dokumentů již nestojí v cestě technologie ani legislativa

Jak funguje elektronizace dokumentů, jak to je s elektronickým podpisem a jak ovlivňuje COVID-19 digitalizaci v HR? Promluvili jsme si s Evou Kačeríkovou, certifikovanou SAP HR konzultantkou z GLOBESY, která se v IT světě pohybuje již 15 let. Dnes je klíčovou součástí týmu, který se věnuje ve skupině innogy v České republice elektronizaci oběhu dokumentů v systému SAP.

Jste součástí týmu, který vyvinul platformu na elektronické zpracování dokumentů v innogy. Cítíte se jako specialistka na toto téma?

V podstatě ano i ne, protože se věnuji různým tématům. Elektronizací se zaobírám poslední tři roky právě pro innogy a v GLOBESY jsme zatím vyvinuli zajímavá řešení, které už využívá několik firem v Česku i na Slovensku. Na druhé straně si ale myslím, že na to, aby se člověk opravdu mohl považovat za specialistu, tak by měl mít za sebou vícero implementací v konkrétní oblasti. Aby měl možnost porovnání a poučení se. Poměrně hodně projektů dnes máme ještě jen ve fázi nabídek a obstarávání.

Dá se tedy říct, že elektronizace dokumentů je nový trend na poli HR řešení?

Jde spíš o přirozený vývoj, který se projevuje ve více oblastech, nejen v HR. My se konkrétně věnujeme pracovněprávním a hlavně daňovým dokumentům a tam je dnes cítit zvýšený zájem ze strany firem.

Čím to je?

Legislativou. Změna zákona z roku 2018 umožnila v Česku zpracovávat některé typy dokumentů elektronicky i bez certifikovaného podpisu, což zaměstnavatelům výrazně zjednodušilo život.

Čili některé z nich dnes již není nutné podepisovat?

Podpisovat je nutné stále, zákon však rozšířil způsoby, jakými se to dá udělat. Na jedné straně máme stále dokumenty jako Dohoda o mzdových podmínkách anebo Souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud je chcete zpracovat elektronicky, tak byste museli všechny zaměstnance vybavit certifikovaným elektronickým podpisem, což je časově i finančně opravdu náročný projekt.

Ta změna se však dotkla dokumentů jako například Žádost o roční zúčtování anebo Prohlášení poplatníka daně. Na ty už dnes stačí takzvaná jednoznačná identifikace zaměstnance v rámci informačního systému, což znamená jednodušší řešení a výrazně rychlejší implementaci.

Rozumím tomu správně, že jestli firmy mají zavedený elektronický podpis, tak teoreticky mohou digitálně zpracovávat všechny typy dokumentů?

Jestli hovoříme o dokumentech, které kolují mezi personálním oddělením a zaměstnanci, tak teoreticky mohou. Z pohledu IT ani legislativy tam žádná překážka není. Otázka spíš je, zda by něco takového chtěli.

Proč by nechtěly?

Protože ne všechny dokumenty jsou na takový typ zpracování vhodné. Vezměte si například prohlášení poplatníka, které vlastně jen deklaruje, zda je stav zaměstnance stejný jako minulý rok anebo se něco v jeho údajích změnilo. Je to jednoduše papírovačka a ještě k tomu se každý rok opakuje. Lidský kontakt tam potěší, protože mzdová účetní může pomoci zaměstnanci vyplnit složitý formulář, ale není nevyhnutný, protože ho do určité míry umíme nahradit interaktivními nápovědami a kontrolami. Úplně jiná situace je ale například při podpisu pracovní smlouvy nebo při ukončení pracovního poměru, kde je osobní kontakt mimořádně důležitý.

Není ten osobní způsob přeci jen lepší i v tom prvním případě?

To určitě ano. Pokud jste zaměstnanec a čeká vás vyplňování nějakých dokumentů, kterým úplně nerozumíte, tak je skvělé, když za vámi přijde mzdová účetní nebo máte možnost přijít vy k ní. Všechno vám ukáže, vysvětlí vám, co a jak vyplnit a kde je to třeba podepsat. Ne vždy je to ale možné. Daňové dokumenty jsou specifické v tom, že se týkají všech zaměstnanců ve stejném období. Jestli jich máte tisíce a v různých městech, tak je to administrativně mimořádně náročné a mzdové účetní někdy nedokáží osobně obsloužit každého.

Celkově je to tedy i o budování vztahu se zaměstnanci?

Je to o efektivitě a produktivitě, zároveň i o budování vztahu a o employer brandingu. Je to takové hledání rovnováhy mezi tím vším. Elektronizace vám pomůže celý proces zrychlit, bude modernější, bezpečnější a taktéž odbřemení mzdové oddělení a posílí digitální zručnost zaměstnanců. Stále je to ale HR proces a třeba si dávat pozor, aby z něj úplně nevymizela lidskost. Firmy tedy pečlivě zvažují, které dokumenty budou zpracovávat elektronicky.

Zmínila jste bezpečnost. Tyto dokumenty přitom obsahují mnohá citlivá data. Není právě jejich přesun do digitální formy rizikem?

Řekla bych, že je tomu spíš naopak. Obzvlášť pokud máte zaměstnance po celé zemi a nedokážete ten proces zvládnout osobně. Mzdová účetní dokument odešle, zaměstnanec ho vyplní, podepíše a pošle zpět, případně ho pošle po svém nadřízeném. To někdy může trvat i měsíc. V průběhu přepravy se dokument může dostat do různých rukou, a jestli se náhodou na účtárnu nevrátí, tak je těžké zjistit, kde vlastně skončil.

Jak to probíhá elektronicky?

V systému ten dokument mohou vidět jen oprávněné osoby. Generuje ho účetní nebo personalistka a vyplňuje konkrétní zaměstnanec, oba se přitom do systému hlásí svým jménem a heslem. Druhá věc je, že od vygenerování až po archivaci si kdykoliv umíte zkontrolovat aktuální stav daného dokumentu, takže se jednoduše nemá jak ztratit. Celý proces je přehledný a transparentní.

Vraťme se ještě na chvíli k innogy. Toto zavedení elektronického podpisu a související elektronizace dokumentů sklidilo před dvěma lety úspěch i v soutěži HREA, která vybírá nejlepší HR projekty v Česku. Čím to podle vás bylo?

Předpokládám, že se tam spojilo vícero faktorů. Ale asi tím, že to jednoduše bylo inovativní a průkopnické řešení. Bylo zvládnuté v relativně krátkém čase a mělo úspěšné nasazení, protože innogy si to v začátcích velmi dobře odkomunikovalo se svými zaměstnanci a realizační tým skvěle kooperoval. Další věc je, že certifikovaný elektronický podpis je poměrně nákladné řešení, takže to podle mne stále není nějakou běžnou součástí HR agendy na českém trhu.

Jak toto všechno ovlivňuje COVID-19? S jeho příchodem se IT segment zřejmě dostal do zvláštní situace. Začaly se firmy kvůli němu víc zajímat o digitalizaci v HR?

Myslím si, že nad tím přemýšlejí o něco víc, ale taktéž i s větší rozvahou. Stále si však umějí porovnat poměr ceny a výkonu a jediný rozdíl je snad v tom, že aktuálně v této rovnici má už silnější postavení faktor odbourání osobního kontaktu.

Přizpůsobuje se tedy IT situaci související s koronavirem?

Samozřejmě, tak jako všechna ostatní odvětví. Naši zákazníci dnes mají přísnější metr na rozdělování projektů na ty, které jsou nevyhnutné a ty, které jsou „nice to have“. Už mají své systémy a dnes se s nimi víc zaměřujeme na to, jak je upravit a vylepšit tak, aby byli lépe připraveni zvládnout aktuální situaci.

woman-5577878 960 720

Na začátku rozhovoru jste uvedla, že máte připravené řešení na elektronizaci dokumentů pro slovenský i český trh. V minulosti jste již také pracovala na různých projektech v obou zemích. Vnímáte ve všeobecnosti nějaké rozdíly mezi českými a slovenskými firmami v rámci postoje k digitalizaci?

Česko je větší trh a je podle mne o trochu vpředu, ale zase ne nějak výrazně. Daňovky jsou shodou okolností dobrý příklad. V české legislativě ta změna přišla v roce 2018. Slovenské firmy tehdy ještě nemohly dokumenty zpracovávat tímto způsobem, ani kdyby chtěly, ale slovenské zákony se změnily rok poté a firmy to ihned začaly využívat. Zhruba tak to vnímám i všeobecně, je to dost podobné na obou trzích.

Na závěr ještě jedna statistika. Před 25 lety představovaly ženy jednu třetinu IT odborníků v Česku. Před pěti lety již připadala jedna žena na 10 mužů. Vy pracujete se SAP systémy od roku 2005. Vnímáte tento vývoj?

Zajímavá čísla. Celkem mě překvapila a popravdě jsem taký vývoj ani nevnímala. Třeba si ale uvědomit, že se pohybuji v HR a to HR-kové IT bylo vždy trochu více ženské. V našem týmu je dokonce většina žen, co také na začátku nebylo. Na straně zákazníků zase komunikuji hlavně s personalistkami, mzdovými účetními a HR manažery a to jsou všechno pozice, na kterých z mé zkušenosti pracují převážně ženy. Je však pravda, že když už jde o vývoj řešení, jeho nasazení nebo výběr technologie, tak zde zase v drtivé většině převažují muži.

Zažila jste někdy předsudky nebo stereotypy o tom, že IT odborník by měl být muž?

Musím si zaklepat, ale ne. Právě že jsem se většinou setkala s velmi sympatickými reakcemi. I když se zúčastňuji některých diskusí nad tématy, které nepatří do mého oboru, nikdo zatím nereagoval na mé dotazy nějakým nekorektním nebo zesměšňujícím způsobem. Z mých zkušeností jsou ženy vnímány spíš jako pozitivní změna v kolektivu, protože přinášíme trochu jiný typ komunikace a možná trochu víc lidskosti.

Čili IT jako mužské odvětví je mýtus?

Jak se říká, slovo potěší, číslo přesvědčí, čili určitě na tom něco bude. Jen je třeba si uvědomit, že tato čísla odrážejí spíš menší zájem žen pracovat v této oblasti z různých důvodů a ne to, že by je tu čekaly nějaké překážky. Minimálně za HR můžu určitě vzkázat, že ženy mají k nám dveře otevřené.

Články v sérii

Aktuální

HR si našlo cestu: oběh pracovněprávních dokumentů je dnes jednodušší, než se zdá

Aktuální

Elektronizaci HR dokumentů již nestojí v cestě technologie ani legislativa