Výměna a zpracování dokumentů mezi zaměstnanci a zaměstnavateli probíhá v mnoha firmách podobně. Připravit, vytisknout, rozdistribuovat, vyplnit, podepsat, odeslat zpět a archivovat.
Jinak tomu nebylo ani u dodavatele energetických řešení innogy, kde se však čím dál více začali zamýšlet nad nevýhodami a skrytými riziky tohoto procesu.
„Papírový proces zpracování dokumentů není plně transparentní, je časově náročný a mohou v něm vznikat rizika ztráty dokumentů a porušení ochrany osobních údajů,“ vysvětluje Jana Šmerdová, Personnel Services Manager innogy.
Jak dodala, tyto překážky vnímali především v souvislosti s poskytováním HR služeb pro zaměstnance napříč celou Českou republikou. Oběh dokumentů proto někdy trval i měsíc, přičemž nebylo možno zjistit, v jakém stavu byl proces jejich zpracování a ani to, kde se dokumenty v daném momentu nacházejí.
Cesta ven
Skupina innogy viděla cestu v digitalizaci, avšak bylo to v době, kdy na českém trhu chyběla větší inspirace, nebo zkušenost s podobným projektem a o reálnosti takového kroku pochybovali i někteří právníci.
Přesto se rozhodli poprat s nástrahami české legislativy a pustili se do projektu, který nakonec inspiroval i další firmy na českém trhu.
Online a bez stresu
V praxi to znamenalo zavedení elektronického podpisu pro zaměstnance a rozšíření SAP HR a HR portálu o aplikaci, jejímž prostřednictvím může bezpečně probíhat tok dokumentů.
„Jednou z výhod takových aplikací je, že u většiny úkonů souvisejících se zpracováním dokumentů, postačí pouze prostředí HR portálu, které zaměstnanci již znají“ popisuje Fedor Kállay, výkonný ředitel společnosti GLOBESY.
Pro firmy to znamená zjednodušenou administrativu, zrychlenou distribuci a zároveň zvýšení zabezpečení citlivých údajů. Zaměstnancům zase přináší rozvoj digitálních dovedností a rovněž je i zbaví zbytečných vrásek. Příkladem jsou třeba daňové dokumenty, při nichž se místo složitých tiskopisů vyplňují přehlednější formuláře se zabudovanými kontrolami a nápovědami.
U daňovek jde o hodně muziky za málo peněz
Začátky byly těžké, avšak legislativa postupně začíná firmám rozvazovat ruce. Příkladem je změna zákona, díky níž lze dnes zpracovat růžové daňové tiskopisy nejen digitálně, ale i bez nutnosti certifikovaného podpisu.
„Platforma, kterou jsme vyvinuli pro innogy, obsahuje nástroje potřebné k tomu, aby splnila všechny požadavky české legislativy na zpracování daňových dokumentů,“ vysvětluje Fedor Kállay.
Jak dodává, pro mnohé firmy je dnes zajímavé právě toto téma, jelikož mohou aplikaci využít i bez implementace elektronického podpisu, což výrazně snižuje náklady.
Přineslo to ovoce i náskok před Covidem
Ambiciózní projekt nakonec skončil úspěšně. „První dokument určený k elektronickému podpisu, Mzdové podmínky, podepsalo v březnu 2018 až 91 % zaměstnanců a následující dokument, Souhlas se zpracováním osobních údajů v rámci GDPR, podepsalo elektronickým podpisem již 98 % zaměstnanců,“ popisuje začátky používání Jana Šmerdová.
„Na začátku měla innogy opravdu těžkou misi. Byli to průkopníci, kteří se vybrali na neprobádaná území, takže často hledali zcela nové cestičky v legislativě i v IT řešení. Nakonec se to povedlo a ostatní firmy mohly vidět, že to jde,“ doplnil Fedor Kállay.
Novátorského přístupu a přínosu pro české HR si nakonec všimla i odborná porota soutěže HREA. Skupina innogy si z ní odnesla Zvláštní cenu poroty i Cenu veřejnosti.
Nečekaná výhoda se však začala projevovat i začátkem tohoto roku. „Příchod Covid-19 byl náročný a díky němu jsme si začali toto řešení cenit dvojnásob. Obrovské množství interakcí, která v minulosti vyžadovala fyzická setkání, jsme již měli v digitální podobě a ochránili tak naše zaměstnance,“ uzavírá Jana Šmerdová.
Zaujalo Vás řešení, které innogy využívá? Zúčastněte se webináře Digitalizujte daňové dokumenty jako innogy, který se koná 9. 9. 2020 v 10:00. Budete mít možnost zeptat se na detaily k projektu, a to jak zástupce innogy, tak i členů týmu GLOBESY, kteří řešení realizovali. Webinář je bezplatný po předchozí registraci a kompletní informace k němu najdete zde.