INSPIROFEST: Jak vytvořit online meeting zábavný pro sebe i pro ostatní?

Rozvíjíme vaše lidi a váš byznys online i offline. Takto zní motto společnosti humancraft, která - lidově řečeno - naskočila do rozjetého vlaku online doby a přizpůsobila tak i všechny kurzy. Jednou z pravidelných online akcí se stal také INSPIROFEST, tentokrát zaměřený na zábavné aspekty při vedení meetingu na dálku. Pozvání přijali hosté Jiří Plátek (Workplace Design Specialist, AV MEDIA SYSTEMS) a Matěj Valvoda (Senior Trainer, Vodafone).

Dopoledním inspirativním INSPIROFESTEM na Zoomu provedl Ján Dubnička, týmový kouč, lektor a facilitátor. Hned zpočátku zaktivizoval všechny zúčastněné tím, že požádal o zapnutí kamer, o pozdrav asi 150 online přítomných naráz a o emotikon reakce, kterými měl každý vyjádřit to, jak se při pátečním ránu právě cítí. Už tímto úvodem předvedl, jak může online meeting začít. 

Ale jak se na setkání s několika kolegy či zaměstnanci připravit? Co je tím zásadním, na co možná většina z nás zapomíná? A čím online meeting okořenit? 

Příprava je jedním ze základních stavebních kamenů online meetingu. Je důležité předem instruovat účastníky, jak se mají připravit a jaké technologie, nástroje nebo platformy se budou používat během setkání. Připravte si skvělý úvod, témata na small talk či aktivitu na rozhýbání”. Nezapomeňte také jako organizátor a hlavní mluvčí vybrat správné místo, odkud budete vysílat a připojte se dříve.

Stejně tak podstatná je zkouška technologií. Musíte je perfektně ovládat, vyzkoušet jejich proces před začátkem meetingu a hlavně zkontrolovat internetové připojení. Dostatečně se seznamte s interaktivního nástroji, které budete chtít použít. S tím souvisí i oblast audio-video. Používejte kamery, usmívejte se, zajistěte funkční mikrofon a sluchátka i kvalitní obrazový doprovod. Klidně během meetingu stůjte, bude se vám lépe hovořit i gestikulovat. 

Nejhorší bylo připravit protistrany na to, aby si zapínali kamery. Je proto důležité to lidem vysvětlovat a zdůvodňovat. My jsme říkali, ať to berou jako normální den v práci,” zmínil se v rámci debaty Matěj Valvoda z Vodafonu. Doporučil také, aby si lidé kamery zkusili proti sobě v menším počtu, tzv. 121, než se pustí do setkání s větším počtem účastníků. 

Ján Dubnička doporučuje si také určit cíl setkání (inspirace, sdílení zkušeností) a jeho timing. A jelikož, jak víme, trvá v onlinu vše o mnoho déle, je také dobré mít plán B. 

Tím zásadním, co udělá online meeting zábavným je interakce a pozornost účastníků. Mějte dopředu promyšlené, jak atraktivně a aktivně zapojit vaše kolegy na druhé straně obrazovky. Využijete ankety? Kvízy? Skupinovou práci? Klidně rozdejte role, kdo bude hlídat čas, kdo se postará o prolomení ledů, tzv. icebreaker. Důležitá je také vizualizace a haptika (např. pomocí chytrých telefonů a QR kódů). 

Osvědčily se nám i neformální meetingy (jednou za týden). Třeba jsme se sešli s marketingovým týmem, probrali jsme soukromé i firemní záležitosti. Někdy jsme se během toho neformálního dobře připravili na formální setkání,” dodal Jiří Plátek za AV MEDIA SYSTEMS.

Čím rozproudit konverzaci a zaujmout účastníky 

Ze studií vyplývá, že 91 % lidí během online meetingu nevěnuje přílišnou pozornost a 31 % dokonce usne. Proto je neustále důležité publikum aktivovat. S tím může pomoci tzv. icebreaker či energizer pro prolomení ledů a rozproudění energie, k čemuž může sloužit několik nástrojů. Těmi konkrétními, o kterých jsme se během skupinových aktivit a společných debat dopátrali, jsou například: 

Účinným nástrojem mohou být také break-rooms (dostupné na platformě Zoom), které automaticky rozdělí větší počet účastníků a umožní práci ve skupinách i na dálku. Díky tomu dojde ke sdílení firemních zkušeností z různých či podobných sfér, k navázání nových kontaktů i k oživení samotného meetingu. 

I na další online eventy se můžete připojit zdarma. Jejich přehled najdete vždy zde.