Tři výzvy pro váš intranet

Potíže s vyhledáváním na intranetu jsou ve firmách častým problémem, který vede ke ztrátě produktivity a frustraci zaměstnanců. Ze studie společnosti Nintex, kterou provedla na 1 000 zaměstnancích s plným úvazkem v různých průmyslových odvětvích, vyplývá:

  • 49 % uvedlo problém s vyhledáním dokumentu

  • 39 % má za to, že jejich systém správy dokumentů je nevyhovující

Ztráta produktivity

Při takto vysokých procentech zaměstnanců, kteří ztrácejí čas kvůli obtížnému vyhledání dokumentů a informací v interních systémech, velmi klesá produktivita. Interact uvádí, že 19,8 % pracovní doby (tedy ekvivalent jednoho pracovního dne v týdnu) je zaměstnanci vyplýtváno na hledání informací důležitých pro jejich práci. Tato neschopnost najít a získat dokumenty může firmu s tisícem zaměstnanců přijít až na 2,5 milionu dolarů ročně.

Se zvyšujícím se procentem týmů, které spolupracují na dálku a komunikují po celém světě, je efektivní intranet umožňující zaměstnancům jednoduše vyhledávat dokumenty, zásadní podmínkou produktivity. Ukládání informací a dokumentů do různorodých systémů vedou k chaotické správě souborů a znemožňují rychlé vyhledávání.

TŘI VÝZVY PRO VÁŠ INTRANET

Hledání správného nástroje

Intranet, který zahrnuje systém správy digitálních dat (digital asset management – DAM) a funkci vyhledávání, šetří čas a usnadňuje komunikaci. Pomocí správného systému tak lze vyřešit tři základní problémy intranetového vyhledávání:

Problém č. 1: Nemůžu najít to, co hledám.

Asi nejběžnějším problémem zaměstnanců je, že nemohou najít co potřebují. Základem pro překonání této bariéry je intranet kombinující znalostní báze, fóra a silný vyhledávací systém. Díky tomu je vyhledání relevantních informací snadnější. Fulltextové vyhledávání, možnost používání tagů a škálovatelnost jsou jen některými nástroji, které by měl správný intranetový systém obsahovat.

Problém č. 2: Náš vyhledávácí systém by měl fungovat jako Google

Vyhledávání pomocí Googlu je už natolik zakořeněno v práci s internetem, že zaměstnanci očekávají intranet s podobnou funkčností. Nicméně je potřeba mít na paměti, že vyhledávání na intranetu bude vždy rozdílné z několika důvodů:

  1. Přesnost – zaměstnanci potřebují najít obsah rychle, tedy bez nutnosti procházet obrovské množství výsledků
  2. Výsledky odlišné podle role tazatele – už z podstaty bude mít intranet obsah oddělený pro různé role uživatelů

  3. Více úložišť – zaměstnanci hledají informaci napříč aplikacemi, databázemi, emailem apod.

  4. Více jazykových a datových formátů – globální společnosti budou mít dokumenty a obsah v několika jazycích a datových formátech, intranetový vyhledávací systém tedy musí být schopný toto zpracovat

  5. Bezpečnost – informace uložené na intranetu jsou často citlivé, bezpečnost je tedy klíčová

Problém č. 3: Naše technologie pro hledání prostě nefunguje

Může za tím být zastaralá technologie, efektivní vyhledávání a správa dat však také potřebují:

  • Správné řízení nebo nastavení pravidel a procesů (taxonomie)

  • Zaměstnance, kteří byli proškoleni v těchto pravidlech a kteří se aktivně podílejí na sdílení informací a zkušeností

  • Efektivní podpůrné technologie, například nástroje pro správu obsahu a meta-tagging

  • Užitečný a relevantní obsah, který bude relevantní pro uživatele intranetu

Aby byla technologie skutečně úspěšná, musí technologie fungovat v rámci celofiremních procesů a iniciativ. Díky tomu se zvýší míra přijetí systému a úspěšnost jeho používání. Problémy využívání intranetu nejsou nepřekonatelné, pokud jsou cíleně řešeny a uživatelé jsou připraveni přijmout změny.

TŘI VÝZVY PRO VÁŠ INTRANET

Produktivní, angažovaní a spokojení zaměstnanci

Vylepšení komunikace a spolupráce prostřednictvím intranetu zvyšuje produktivitu o 20 až 25 %, společnosti s angažovanějšími zaměstnanci jsou výkonnější až o 202 %. Poskytněte svým zaměstnancům potřebné nástroje pro efektivní práci, jednoduchou komunikaci s týmem a snadný přístup k důležitým souborům a funkcím.

Jaké jsou další tipy na vybudování intranetu, který splňuje požadavky zaměstnanců a lze jej jednoduše začlenit do pracovního procesu? Přečtěte si e-book společnosti Liferay, předního specialisty na poskytování digitálních řešení.