3. Chybějící lidé a zaškolení nových lidí
Nekompletní týmy z důvodu karantény nebo péče o děti dnes zažívá každá společnost. Díky uzavření škol a některých institucí je naštěstí v této době uchazečů o zaměstnání i brigádníků dostatek. Jejich zaškolení je ovšem díky ochranným opatřením velmi často náročné a pro mnoho společností až neřešitelné. Navíc nedostatek lidí snižuje kapacity lidí, kteří mohou školit.
a) Dočasné přidělení
Mimo standardní nástroje náboru je možné aktuálně využití zaměstnanců společností, které se potýkají se snížením poptávek. Tzv. „dočasné přidělení“ je standardní nástroje ošetřený zákoníkem práce. Obecným pravidlem zde je, že toto přidělení musí být učiněno po dohodě se zaměstnancem a společnost fakturuje pouze náklady, nelze z tohoto přidělení mít zisk. Dočasné přidělení je jedním z řešení, jak zabezpečit svoje lidi, kteří by při poklesu zakázek zůstali doma na 60 % mzdy. To je zásadní argument pro zaměstnance a je důležité mu dobře vysvětlit výhody. Zaměstnavatelé se v takovém případě často obávají, že zaměstnanec v případě přidělení zůstane u nového zaměstnavatele. Toto riziko samozřejmě hrozí, ale dlouhodobý pokles příjmu může zaměstnance donutit k hledání nových možností.
Pro zaměstnavatele, kteří získají takto přidělené zaměstnance, je tato možnost často velmi výhodná. Získává zkušené a kvalitní lidi, odborníky, kteří mohou pokrýt i specifické činnosti. Navíc vyplácí tyto zaměstnance jednou fakturou, ve stejném režimu jako agenturní – tedy v systému, na který jsou zvyklí.
Pro zaměstnavatele, kteří mají možnost poskytnout zaměstnance k dočasnému přidělení, je výhodou pokrytí celých mzdových nákladů, jde tak o výraznou úsporu. Nevýhodou v této době je nízká schopnost plánovat zdroje k přidělení dlouhodobě – v praxi nelze slíbit určitý počet lidí na delší dobu z důvodu naprosto nejasného vývoje situace do budoucnosti.
b) Zapojení a podpora živnostníků
Na trhu máme aktuálně pracovité a zkušené živnostníky, kterým padly tržby téměř na nulu. Jejich zapojení a angažmá může vyřešit aktuální nedostatek zdrojů tam, kde je vyšší produkce.
Zapojení lidí, kteří jsou dlouhodobě „svými šéfy“ má zároveň i určitá rizika – je nutné jim poskytnout kvalitní zaškolení, a to zejména v oblasti pravidel společnosti, korporátního přístupu, týmové práce apod. Pro vedoucí je i v tomto případě dobré zajistit školení, jak pracovat a přistupovat k novým dočasným zaměstnancům. Vedoucí často nechtějí věnovat „energii“ lidem, které budu mít v týmu jen na krátkou dobu a tento přístup aktuálně přináší problémy ve vztazích a celkovém výkonu.
Jedna ze společností aktuálně zvažuje program „Změň svůj obor“, kde nabízí lidem nové uplatnění. Pro tento krok je důležité mít kvalitní systém zaškolení.
c) Nastavení systému zaškolení
Pro rychlé a efektivní zaškolení v této době je důležité si nastavit nový systém zaškolení. Primárně je nutné si vyjasnit, co je možné naučit zaměstnance „on-line“ nebo formou e-learningu. Zároveň je dobré si rozdělit činnosti na ABC – (C)tedy činnosti jednoduché, které může nový kolega vykonávat okamžitě nebo činnosti, které jsou obecné a vhodné pro všechny zaměstnance (např. pro zdravotníky bezpečné použití ochranných prostředků, využití docházkového systému) – (B) činnosti specifické pro konkrétní pracoviště, vyžadující zaškolení přímo na pracovišti – (A) činnosti náročné, které vyžadují specifickou znalost a delší dobu pro trénování schopností.
Na základě této analýzy se následně vytvoří systém a postupy pro konkrétní definované činnosti. Pohled na vykonávanou práci se v současné době musí změnit. Je nutné, aby odborníci skutečně vykonávali jen odbornou práci a brigádníci či dobrovolníci převzali pomocné a méně kvalifikované činnosti, které dle naší praxe ovšem často tvoří až 60 % z celkového počtu činností. V tomto případě často bojujeme s určitou rigiditou, neochotou „pustit“ se svého stávajícího systému práce a je to pro všechny zaměstnance velká změna, která vyžaduje jiný přístup, změnu myšlení a vystoupení z komfortní zóny.
Díky více jak desetileté zkušenosti se zaváděním metodiky TWI Job Instruction napříč obory jsme si měli možnost ověřit, že tento princip zvýší efektivitu školení až trojnásobně. Jak metoda TWI Job Instruction zajišťuje spolehlivé zaškolení na první pokus, ilustruje video Patricka Grauppa, autora metodiky TWI.
d) Školení 1:1 nebo v mikrotýmu
Z důvodu ochrany zdraví stávajících i nových zaměstnanců je vhodné vytvořit systém zaškolení v co nejmenším počtu lidí. Ideálně je školení 1:1 nebo v tzv. mikrotýmu s maximálním počtem 4 lidí. Základem pro rychlé a efektivní zaškolení jsou vyškolení odborníci a vedoucí na schopnost trénovat. Pokud má trenér dobrý základ, dobře zpracované pracovní instrukce, ví, co má říkat a jak to má říkat, sníží se tak doba zaškolení několikanásobně.
Máme zkušenost, že u běžných činností kategorie (B) – a to i včetně zdravotnických zařízení – jsme dosáhli 100 % výkonu ve vysoké kvalitě do 1 hodiny od zaškolení. Příprava a podpora lidí, kteří mají školit nové zaměstnance a brigádníky, je důležitá a má zásadní vliv na kvalitu a efektivitu zapojení nových zaměstnanců do procesu.
Třetí, poslední část série Jak koronavirus změnil život v HR nabídne například téma Kurzarbeitu nebo vhled do světa, který nás čeká, až pandemie skončí.